KI-Grundlagen fuer die Verwaltung

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 1 hast du erfahren, warum KI im oeffentlichen Dienst wichtig wird — Fachkraeftemangel, Textarbeit, Buergererwartungen. Jetzt lernst du, wie KI funktioniert und welche Werkzeuge fuer die Verwaltung geeignet sind.

KI klingt nach Silicon Valley — nicht nach Rathaus. Aber KI-Werkzeuge sind heute so einfach zu bedienen wie eine Suchmaschine. Du musst nicht programmieren koennen. Du musst nur wissen, wie du die richtige Frage stellst.

Wie KI-Sprachmodelle funktionieren (einfach erklaert)

Konzept	Erklaerung	Verwaltungsbeispiel
Eingabe (Prompt)	Du gibst der KI eine Anweisung	„Formuliere eine Antwort auf diese Buergeranfrage"
Verarbeitung	KI berechnet die wahrscheinlichste Antwort	Analysiert Muster aus Millionen Texten
Ausgabe	KI liefert einen Textentwurf	Antwortschreiben als Entwurf
Pruefung	Du pruefst und korrigierst	Fakten, Paragraphen, Ton pruefen

Wichtig: KI „versteht" nicht wie ein Mensch. Sie berechnet Wahrscheinlichkeiten — welches Wort kommt am wahrscheinlichsten als naechstes? Das erklaert, warum KI manchmal plausibel klingende, aber falsche Antworten gibt (Halluzinationen).

KI-Werkzeuge fuer die Verwaltung

Allgemeine Sprachmodelle (Einstieg)

Werkzeug	Staerke	Datenschutz-Hinweis
ChatGPT (OpenAI)	Vielseitig, grosses Sprachverstaendnis	EU-Serverstandort moeglich (Enterprise)
Claude (Anthropic)	Lange Texte, sorgfaeltiges Reasoning	EU-Serverstandort moeglich
Gemini (Google)	Integration mit Google Workspace	Google-Datenschutzrichtlinien
Copilot (Microsoft)	Integration mit Office 365	Microsoft 365 Compliance

Spezialisierte Verwaltungs-Tools

Werkzeug	Einsatzbereich	Besonderheit
F13 (Aleph Alpha/BW)	Verwaltungstexte	Im Einsatz in Baden-Wuerttemberg, deutsches Hosting
Aleph Alpha	Enterprise-KI	Deutsches Unternehmen, EU-Hosting
Materna/Dataport	Behoerden-Loesungen	Laender- und kommunalspezifisch

✅ Quick Check: Warum solltest du keine personenbezogenen Daten in ChatGPT eingeben? (Tipp: Daten, die du in allgemeine KI-Tools eingibst, werden moeglicherweise fuer das Training des Modells verwendet. Bei personenbezogenen Daten verstoesst das gegen die DSGVO — und gegen deine Dienstpflicht.)

Der perfekte Verwaltungs-Prompt

Die 4-Elemente-Formel

Element	Beschreibung	Beispiel
Rolle	Wer soll die KI sein?	„Du bist Sachbearbeiter im Bauordnungsamt"
Aufgabe	Was soll die KI tun?	„Formuliere einen Ablehnungsbescheid"
Kontext	Welche Informationen hat die KI?	„Bauantrag fuer Carport, fehlende Statik"
Format	Wie soll die Ausgabe aussehen?	„Sachlich, mit Rechtsgrundlage und Rechtsbehelfsbelehrung"

Beispiel: Schlechter vs. guter Prompt

Schlecht: „Schreib mir einen Bescheid."

Gut: „Du bist Sachbearbeiter im Bauordnungsamt. Formuliere einen Ablehnungsbescheid fuer einen Bauantrag (Carport, Grundstueck Musterstr. 12). Grund: Die statische Berechnung nach §65 BauO NRW fehlt. Nenne die Rechtsgrundlage, gib eine Frist zur Nachreichung von 4 Wochen und fuege eine Rechtsbehelfsbelehrung an. Ton: sachlich, hoeflich, rechtssicher."

Was schiefgehen kann — und wie du es vermeidest

Risiko	Beispiel	Gegenmassnahme
Halluzination	KI erfindet §47a VwVfG (existiert nicht)	Paragraphen immer in der Rechtsquelle pruefen
Veraltete Daten	KI kennt Gesetzesaenderung nicht	Immer mit aktuellem Rechtsstand abgleichen
Datenschutzverstoss	Personenbezogene Daten im Prompt	Keine Namen, Adressen, Aktenzeichen eingeben
Falsche Betraege	KI berechnet Gebuehren falsch	Alle Zahlen manuell nachrechnen
Unangemessener Ton	KI schreibt zu informell	Ton im Prompt vorgeben, Ergebnis pruefen

Die goldene Regel: Human-in-the-Loop

KI erstellt Entwuerfe. Du triffst die Entscheidung.

Schritt	Wer	Was
1	KI	Erstellt Textentwurf, Analyse oder Zusammenfassung
2	Du	Pruefst auf Richtigkeit, Vollstaendigkeit, Ton
3	Du	Korrigierst Fehler, ergaenzt Fehlstellen
4	Du	Gibst den Text frei oder lehnt ihn ab

Key Takeaways

KI berechnet Wahrscheinlichkeiten — sie „versteht" nicht. Deshalb: Immer pruefen
Allgemeine Sprachmodelle (ChatGPT, Claude) reichen fuer den Einstieg — keine Spezial-Software noetig
Die 4-Elemente-Formel (Rolle, Aufgabe, Kontext, Format) macht den Unterschied zwischen nutzloser und nuetzlicher KI-Antwort
Halluzinationen sind das groesste Risiko: KI erfindet Paragraphen, Aktenzeichen und Zahlen
Human-in-the-Loop ist Pflicht: KI entwirft, du entscheidest

Up Next

In der naechsten Lektion setzt du KI praktisch ein: Verwaltungstexte, Bescheide und Vermerke mit KI formulieren.