Verwaltungstexte und Bescheide
Verwaltungstexte mit KI formulieren: Bescheide, Vermerke, Stellungnahmen und interne Schreiben effizienter erstellen.
🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 2 hast du KI-Grundlagen gelernt — Sprachmodelle, Halluzinationen und die 4-Elemente-Formel. Jetzt wendest du das praktisch an: Verwaltungstexte mit KI formulieren.
Bescheide, Vermerke, Stellungnahmen — im Verwaltungsalltag schreibst du den ganzen Tag Texte. Jeder einzelne muss rechtssicher, sachlich und verstaendlich sein. KI kann dir die Entwurfsarbeit abnehmen — du pruefst und gibst frei.
Textarten in der Verwaltung
| Textart | Typischer Aufwand (ohne KI) | Mit KI-Unterstuetzung | Pruefaufwand |
|---|---|---|---|
| Ablehnungsbescheid | 30-60 Min. | 5-10 Min. | 10 Min. |
| Bewilligungsbescheid | 20-40 Min. | 5-10 Min. | 5 Min. |
| Interner Vermerk | 20-30 Min. | 5 Min. | 5 Min. |
| Stellungnahme | 45-90 Min. | 10-15 Min. | 15 Min. |
| Gebuehrenbescheid | 15-30 Min. | 5 Min. | 10 Min. |
Praxisbeispiel: Ablehnungsbescheid
Prompt
Du bist Sachbearbeiter im Bauordnungsamt der Stadt Musterstadt.
Formuliere einen Ablehnungsbescheid fuer einen Bauantrag:
- Antragsteller: [Name entfernt — Platzhalter verwenden]
- Vorhaben: Errichtung eines Carports auf Grundstueck Musterstr. 12
- Ablehnungsgrund: Die erforderliche statische Berechnung
nach §65 BauO NRW wurde nicht eingereicht.
Nachforderung vom 15.01.2026 blieb unbeantwortet.
- Frist: 4 Wochen Nachreichungsfrist ab Zustellung
- Rechtsbehelfsbelehrung: Widerspruch innerhalb eines Monats
Ton: sachlich, hoeflich, rechtssicher.
Struktur: Tenor, Sachverhalt, Begruendung, Rechtsbehelfsbelehrung.
Was du pruefen musst
| Pruefpunkt | Worauf du achtest |
|---|---|
| Rechtsgrundlage | Existiert §65 BauO NRW? Ist er aktuell? |
| Frist | 4 Wochen korrekt? Berechnung ab Zustellung? |
| Tenor | Eindeutig formuliert? Kein Interpretationsspielraum? |
| Rechtsbehelfsbelehrung | Frist, Adressat, Form korrekt? |
| Einzelfallbezug | Passt der Text zum konkreten Fall? |
✅ Quick Check: Warum solltest du im Prompt niemals den echten Namen des Antragstellers eingeben? (Tipp: Personenbezogene Daten haben in KI-Tools nichts verloren. Verwende Platzhalter wie [Name], [Adresse], [Aktenzeichen] und fuege die echten Daten erst im fertigen Dokument ein.)
Vorlagen-Bibliothek mit KI aufbauen
Schritt fuer Schritt
| Schritt | Was du tust | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1 | Identifiziere die 5-10 haeufigsten Textarten deiner Stelle | Liste der Vorlagen |
| 2 | Erstelle mit KI je eine Vorlage mit Platzhaltern | Rohvorlagen |
| 3 | Pruefe jede Vorlage auf Rechtssicherheit | Geprueft |
| 4 | Speichere die Vorlagen in deinem System | Bibliothek |
| 5 | Fuer jeden neuen Fall: Vorlage laden → Platzhalter fuellen | Fertig in 5 Min. |
Vorlagenbeispiel: Gebuehrenbescheid
Du bist Sachbearbeiter in der Gebuehrenabteilung.
Erstelle eine Vorlage fuer einen Gebuehrenbescheid mit folgenden
Platzhaltern:
- [GEBUEHRENPFLICHTIGER]: Name und Adresse
- [LEISTUNG]: Beschreibung der Amtshandlung
- [RECHTSGRUNDLAGE]: Paragraph der Gebuehrenordnung
- [BETRAG]: Gebuehrenhoehe in EUR
- [FRIST]: Zahlungsfrist
- [BANKVERBINDUNG]: Kontoverbindung der Behoerde
Struktur: Festsetzung, Begruendung, Zahlungshinweis,
Rechtsbehelfsbelehrung.
Vermerke und Stellungnahmen
Interner Vermerk — schnell und praezise
Prompt:
Formuliere einen internen Vermerk fuer die Akte:
Sachverhalt: Telefonat mit Anwohner zum Thema Baumfaellung
Kirchstr. 5. Anwohner beschwert sich ueber geplante Faellung
einer Eiche (geschuetzt nach Baumschutzsatzung).
Ergebnis: Verweis auf Ausnahmegenehmigung §5 Abs. 3 BaumSchS,
Ortstermin am 15.03.2026 vereinbart.
Format: Kurz, sachlich, aktentauglich.
Stellungnahme — komplex, aber strukturiert
Prompt:
Du bist Sachbearbeiter im Umweltamt. Formuliere eine Stellungnahme
zu einem Bebauungsplan-Entwurf:
- Plan: B-Plan Nr. 47 "Gewerbegebiet Nord"
- Deine Bedenken: Versiegelungsgrad 80%, keine Ausgleichsflaeche,
Altlastenverdacht Flurstueck 123
- Forderungen: Versiegelungsgrad auf 60% reduzieren,
Bodengutachten anfordern, Kompensationsflaeche ausweisen
- Rechtsgrundlage: BauGB §1a, BNatSchG §15
Ton: fachlich, konstruktiv, loesungsorientiert.
Qualitaetssicherung: Die 5-Punkte-Pruefung
| # | Pruefpunkt | Frage |
|---|---|---|
| 1 | Rechtsgrundlagen | Existieren die genannten Paragraphen? Sind sie aktuell? |
| 2 | Sachverhalt | Stimmt die Darstellung mit dem konkreten Fall ueberein? |
| 3 | Fristen und Betraege | Sind alle Zahlen korrekt? Fristen richtig berechnet? |
| 4 | Rechtsbehelfsbelehrung | Vollstaendig? Frist, Adressat, Form korrekt? |
| 5 | Datenschutz | Keine personenbezogenen Daten im KI-Tool eingegeben? |
Key Takeaways
- KI erstellt Verwaltungstexte in 5-10 Minuten statt 30-60 — die Pruefung bleibt bei dir
- Vorlagen-Bibliothek aufbauen: 5-10 haeufigste Textarten als KI-Vorlagen mit Platzhaltern
- Rollenzuweisung im Prompt verbessert Fachsprache und Verwaltungston deutlich
- Nie personenbezogene Daten in KI-Tools eingeben — Platzhalter verwenden
- 5-Punkte-Pruefung fuer jeden KI-Text: Rechtsgrundlagen, Sachverhalt, Fristen, Rechtsbehelfe, Datenschutz
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