Bestandsaufnahme: Wo steht dein Unternehmen?

Bevor du ueber KI-Tools nachdenkst, musst du wissen, wo du stehst. Die Bestandsaufnahme zeigt dir: Wo liegt das groesste Potenzial, wo sind die Engpaesse, und wo solltest du anfangen?

Die 4 Dimensionen der Bestandsaufnahme

Dimension 1: Prozesse — Wo steckt das Potenzial?

Gehe systematisch durch deine Geschaeftsprozesse und bewerte jedes KI-Potenzial:

Prozess	Zeitaufwand/Woche	Fehlerrate	Wiederholungsgrad	KI-Potenzial
Angebotskalkulation	15h	Mittel	Hoch	⭐⭐⭐
Kundenservice (FAQ)	20h	Niedrig	Sehr hoch	⭐⭐⭐
Qualitaetskontrolle	10h	Hoch	Hoch	⭐⭐⭐
Buchhaltung (Rechnungen)	8h	Mittel	Hoch	⭐⭐
Personalplanung	5h	Niedrig	Mittel	⭐

Faustregel: Je hoeher Zeitaufwand + Wiederholungsgrad + Fehlerrate, desto groesser der KI-Hebel.

Dimension 2: Daten — Was hast du?

Datenquelle	Format	Qualitaet	Zugaenglichkeit	KI-tauglich?
ERP-System	Strukturiert	Gut	API vorhanden	✅ Ja
E-Mails	Unstrukturiert	Gemischt	Outlook/Exchange	⚠️ Bedingt
Kundendaten (CRM)	Strukturiert	Gut	API vorhanden	✅ Ja
Dokumente (Vertraege)	PDF/Scans	Schlecht	Fileserver	❌ Erst digitalisieren
Produktionsdaten	Sensor/CSV	Gut	Maschinensteuerung	⚠️ Integration noetig

✅ Quick Check: Warum sind PDF-Scans als Datenquelle problematisch fuer KI? (Tipp: KI braucht maschinenlesbare Daten. Ein Scan ist ein Bild — der Text muss erst per OCR extrahiert werden, was Fehler einfuehrt.)

Dimension 3: IT-Infrastruktur

Frage	Antwort	Relevanz
Cloud oder On-Premise?	Cloud ermoeglicht KI-Services sofort	Hoch
Internet-Bandbreite?	KI-APIs brauchen stabile Verbindung	Mittel
ERP/CRM mit API?	APIs ermoeglichen KI-Integration	Hoch
IT-Sicherheit?	Pflicht fuer KI mit Unternehmensdaten	Hoch
DSGVO-Konformitaet?	Pflicht fuer KI mit personenbezogenen Daten	Hoch

Dimension 4: Kompetenzen

Kompetenz	Vorhanden?	Aufbauen oder zukaufen?
KI-Grundverstaendnis (Management)	Oft nein	Schulung (1-2 Tage)
Datenanalyse (Excel/BI)	Oft teilweise	Ausbaufaehig
IT-Administration	Meist ja	KI-Skills ergaenzen
Projektmanagement	Meist ja	KI-Fokus hinzufuegen
Data Science	Fast nie	Extern oder Hybrid

Der KI-Reifegrad-Check (5 Stufen)

Stufe	Beschreibung	Typisches KMU	Naechster Schritt
1	Kein KI-Wissen, keine Daten digital	Handwerksbetrieb ohne Cloud	Digitalisierung zuerst
2	Grundlegende IT, Daten teilweise digital	KMU mit ERP, aber ohne Cloud	Cloud-Migration + KI-Pilotprojekt
3	Cloud vorhanden, Daten zugaenglich	KMU mit Cloud-ERP	KI-Anwendungsfaelle priorisieren
4	Erste KI-Tools im Einsatz	KMU mit ChatGPT/Copilot	Systematisieren + Skalieren
5	KI in Kernprozessen integriert	KI-reifes Unternehmen	Optimieren + Innovieren

Praxis-Uebung: Dein Bestandsaufnahme-Prompt

Hilf mir bei der KI-Bestandsaufnahme fuer mein Unternehmen:

PROFIL:
Branche: [z.B. Maschinenbau, Handel, Dienstleistung]
Mitarbeiter: [Anzahl]
IT-Systeme: [ERP, CRM, Cloud ja/nein]

ANALYSIERE:
1. Die 5 zeitaufwaendigsten Prozesse und ihr KI-Potenzial
2. Verfuegbare Datenquellen und ihre KI-Tauglichkeit
3. Infrastruktur-Engpaesse fuer KI
4. Kompetenz-Luecken und wie wir sie schliessen
5. Einen KI-Reifegrad-Score (1-5) mit Begruendung

Key Takeaways

Vier Dimensionen: Prozesse, Daten, Infrastruktur, Kompetenzen — alle muessen bewertet werden
Datenqualitaet wird am haeufigsten vergessen — und ist der haeufigste Showstopper
Je hoeher Zeitaufwand + Wiederholungsgrad + Fehlerrate, desto groesser der KI-Hebel
Die priorisierte Schmerzpunkt-Liste ist das wertvollste Ergebnis der Bestandsaufnahme
Der KI-Reifegrad-Check (5 Stufen) zeigt dir, wo du startest

Up Next

In der naechsten Lektion identifizierst du die konkreten KI-Anwendungsfaelle: Wo lohnt sich KI in deinem KMU wirklich — und wo nicht?