Das erste Pilotprojekt planen
Plane dein erstes KI-Pilotprojekt: Scope, Erfolgskriterien, Zeitplan, Budget und die haeufigsten Fallstricke.
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🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 3 hast du die KI-Anwendungsfaelle mit dem groessten ROI identifiziert — priorisiert nach Geschaeftswert, Datenverfuegbarkeit und Machbarkeit. Jetzt planst du das erste Pilotprojekt.
Du weisst, welchen Anwendungsfall du angehen willst. Aber wie machst du daraus ein Projekt, das in 8-12 Wochen Ergebnisse liefert — ohne zu gross oder zu vage zu werden?
Die Pilotprojekt-Formel
Erfolgreiches Pilotprojekt = Kleiner Scope + Messbare Metrik + Kurzer Zeitrahmen
| Element | Schlecht | Gut |
|---|---|---|
| Scope | „KI im Kundenservice einfuehren" | „KI beantwortet Top-20-FAQ automatisch" |
| Metrik | „Kundenservice verbessern" | „Antwortzeit von 4h auf 30min senken" |
| Zeitrahmen | „Irgendwann dieses Jahr" | „8 Wochen: 4 Wochen Setup + 4 Wochen Test" |
| Bereich | „Alle 5 Filialen" | „Nur Filiale Stuttgart" |
Der 8-Wochen-Pilotplan
| Woche | Phase | Aktivitaeten |
|---|---|---|
| 1-2 | Setup | Tool auswaehlen, Daten vorbereiten, Schnittstellen konfigurieren |
| 3 | Konfiguration | KI-System einrichten, testen, anpassen |
| 4 | Schulung | Mitarbeiter einweisen, Champions identifizieren |
| 5-6 | Testbetrieb | Parallelbetrieb (KI + manuell), Daten sammeln |
| 7-8 | Evaluation | Ergebnisse messen, Feedback sammeln, Go/No-Go-Entscheidung |
Erfolgskriterien definieren (SMART)
Jedes Pilotprojekt braucht 3-5 messbare KPIs:
| KPI | Ausgangswert | Zielwert | Messmethode |
|---|---|---|---|
| Bearbeitungszeit pro Anfrage | 4 Stunden | 30 Minuten | Ticket-System |
| Automatisierungsrate | 0% | 60% der Standardanfragen | Chatbot-Dashboard |
| Kundenzufriedenheit | 3,2/5 | Mind. 3,5/5 | Umfrage |
| Fehlerrate | 5% | Max. 3% | Stichproben-Audit |
| Mitarbeiter-Akzeptanz | — | >70% nutzen das Tool aktiv | Nutzungsstatistik |
✅ Quick Check: Warum ist die Mitarbeiter-Akzeptanz ein KPI — nicht nur die technische Leistung? (Tipp: Ein perfektes KI-Tool, das niemand nutzt, hat einen ROI von null.)
Budget-Rahmen fuer KMU-Pilotprojekte
| Kostenposten | Budget-Rahmen | Anmerkung |
|---|---|---|
| Cloud-KI-Service (API) | 500-3.000€ | OpenAI, Azure AI, Google — monatlich |
| Externe Beratung/Implementierung | 3.000-10.000€ | Fuer Setup und Integration |
| Interne Arbeitszeit | 2-4 Personentage/Woche | Oft der groesste Kostenfaktor |
| Schulung | 500-2.000€ | Fuer betroffene Mitarbeiter |
| Buffer | 15-20% des Gesamtbudgets | Fuer Unvorhergesehenes |
| Gesamt | 5.000-20.000€ | Ohne interne Arbeitszeit |
Die 5 haeufigsten Pilotprojekt-Fehler
| Fehler | Konsequenz | Vermeidung |
|---|---|---|
| Zu grosser Scope | Projekt dauert zu lang, wird abgebrochen | Maximal ein Prozess, ein Bereich |
| Keine messbaren KPIs | Niemand weiss, ob es funktioniert hat | SMART-Kriterien vor Projektstart |
| Kein Change Management | Mitarbeiter nutzen das Tool nicht | Champions, Schulung, Einbeziehung |
| Technologie vor Geschaeftsziel | Tool geht am Bedarf vorbei | Immer vom Problem ausgehen |
| Kein Plan nach dem Piloten | Erfolgreicher Pilot versandet | Go/No-Go-Kriterien vorab definieren |
Go/No-Go nach dem Piloten
Am Ende des Piloten gibt es drei Entscheidungen:
| Entscheidung | Kriterium | Naechster Schritt |
|---|---|---|
| Go — Skalieren | Alle KPIs erreicht, Akzeptanz hoch | Rollout auf weitere Bereiche |
| Anpassen | KPIs teilweise erreicht, Potenzial erkennbar | Scope oder Konfiguration anpassen, weitertesten |
| No-Go | KPIs verfehlt, kein Potenzial erkennbar | Lessons Learned dokumentieren, anderen Anwendungsfall waehlen |
Key Takeaways
- Erfolgreiches Pilotprojekt = Kleiner Scope + Messbare Metrik + Kurzer Zeitrahmen (8-12 Wochen)
- 5.000-20.000€ Budget reichen fuer den ersten Piloten — grosse Budgets verleiten zu grossem Scope
- 3-5 SMART-KPIs definieren — inklusive Mitarbeiter-Akzeptanz
- Change Management ist kein Nice-to-have — es entscheidet ueber Erfolg oder Misserfolg
- Go/No-Go-Kriterien vorab definieren — nicht erst nach dem Piloten
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