Meeting-Arten und wann man sich treffen sollte

Nicht alle Meetings sind gleich

Bevor du verbesserst, wie du Meetings leitest, musst du wissen, welche Meetings überhaupt existieren sollten. Die 82 % der Befragten, die sagen, Meetings hätten E-Mails sein können, haben oft recht — viele Meetings sollten tatsächlich nicht stattfinden.

Aber manche Meetings sind unersetzlich. Die Kunst ist, den Unterschied zu kennen.

Das Meeting-Zweck-Framework

Jedes Meeting fällt in eine von fünf Kategorien — jede mit einer anderen „Sollte das ein Meeting sein?"-Antwort:

Das Muster: Informationstransfer (Status, FYI) sollte asynchron sein. Interaktionsabhängige Arbeit (Entscheidungen, Brainstorming, Beziehungen) sollte synchron sein.

✅ Quick Check: Was ist der entscheidende Unterschied zwischen synchronen und asynchronen Meetings? Synchrone Meetings sind nötig, wenn der Wert aus der Echtzeit-Interaktion entsteht — aufeinander aufbauen, Optionen debattieren, Körpersprache lesen, Vertrauen aufbauen. Asynchrone Kommunikation funktioniert, wenn der Wert in der Information selbst liegt — Statusupdates, Ankündigungen und Reports brauchen nicht alle gleichzeitig im Raum.

Deinen Meeting-Audit durchführen

Nutze diesen Prompt, um jedes wiederkehrende Meeting in deinem Kalender zu auditieren:

Hilf mir, meine wiederkehrenden Meetings zu auditieren
und zu entscheiden, welche ich behalte, asynchron ersetze
oder streiche.

Meine Meetings:
[Liste jedes wiederkehrende Meeting mit:
- Name und Häufigkeit (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich)
- Dauer
- Anzahl Teilnehmer
- Hauptzweck (Statusupdate, Planung, Review etc.)
- Produziert es regelmäßig Entscheidungen oder Aufgaben?]

Kategorisiere jedes Meeting als:

BEHALTEN (braucht echte Echtzeit-Interaktion):
- Produziert Entscheidungen, die Debatte erfordern
- Beinhaltet Brainstorming oder kreative Problemlösung
- Baut Beziehungen auf oder löst Konflikte
- Wie kann es kürzer/besser werden?

ASYNCHRON ERSETZEN:
- Teilt hauptsächlich Informationen oder Status
- Könnte als schriftliches Update mit gelegentlichem Sync funktionieren
- Was ist der asynchrone Ersatz?
- Wie bleibt Verantwortlichkeit ohne Meeting bestehen?

STREICHEN:
- Kein klarer Zweck oder regelmäßiges Ergebnis
- Dupliziert die Funktion eines anderen Meetings
- Wurde seit 3+ Monaten nicht auf Relevanz überprüft
- Was (wenn überhaupt) ersetzt es?

Berechne: Gesamtstunden pro Woche zurückgewonnen.

Wann man sich treffen sollte

Wenn jemand „Lass uns ein Meeting machen" sagt, stell diese drei Fragen, bevor du zusagst:

1. Was ist das konkrete Ergebnis?

Jedes Meeting sollte ein klares, konkretes Ergebnis haben — kein Thema. „Marketingplan besprechen" ist ein Thema. „Entscheiden, welche zwei Kampagnen wir in Q2 finanzieren" ist ein Ergebnis. Wenn du das Ergebnis nicht benennen kannst, brauchst du wahrscheinlich kein Meeting.

2. Kann dieses Ergebnis asynchron erreicht werden?

Wenn es eine Entscheidung ist: Müssen wir das in Echtzeit debattieren, oder können Leute Optionen durchgehen und asynchron abstimmen?

3. Wer muss wirklich dabei sein?

Die meisten Meetings beinhalten 2-3 Personen, die nicht dabei sein müssten. Der Test: Wenn diese Person das Meeting verpasst — würde sich irgendetwas ändern? Wenn nicht, schick ihr die Zusammenfassung.

✅ Quick Check: Was ist der Unterschied zwischen einem Meeting-Thema und einem Meeting-Ergebnis? Ein Thema ist, worüber ihr redet („Projektzeitplan besprechen"). Ein Ergebnis ist, was ihr erreicht („Entscheiden, ob wir die Deadline um eine Woche verlängern oder den Scope um 20 % reduzieren"). Meetings mit Themen wandern. Meetings mit Ergebnissen enden früher.

Asynchrone Alternativen für gängige Meetings

Key Takeaways

• Fünf Meeting-Typen existieren: Statusupdate, Informationsweitergabe, Entscheidungsfindung, Brainstorming und Beziehungspflege — die ersten beiden sollten fast immer asynchron sein
• Der entscheidende Faktor: Wenn der Wert aus Echtzeit-Interaktion entsteht (Debatte, Aufbauen auf Ideen, Stimmung lesen), treffe dich synchron; wenn der Wert in der Information selbst liegt, geh asynchron
• Jedes Meeting braucht ein konkretes Ergebnis, nicht nur ein Thema — „Entscheiden, welche Kampagnen wir finanzieren" schafft Fokus; „Marketing besprechen" erzeugt Wandern
• Auditiere jedes wiederkehrende Meeting: Produziert es Entscheidungen, die Debatte erfordern? Wenn nicht, ist es ein Kandidat für asynchronen Ersatz oder Streichung
• Meeting-Teilnehmer auf die wirklich Notwendigen zu reduzieren bringt oft mehr als die Anzahl der Meetings zu senken — weniger Leute bedeutet schnellere Entscheidungen

Up Next

In der nächsten Lektion lernst du, Meeting-Agenden zu erstellen, die Diskussionen fokussieren, timeboxen und konsistent die Ergebnisse produzieren, die du definiert hast — aus guten Meeting-Absichten werden verlässliche Meeting-Resultate.