Automatisierung — Workflows, die sich selbst erledigen
Automatisierte Workflows ohne Code bauen — Trigger, Actions, Conditions und die fünf wichtigsten Business-Automatisierungen für deutsche KMU.
Die mächtigste Eigenschaft von No-Code ist nicht, was du baust — sondern was sich danach automatisch erledigt. Statt jeden Tag dieselben 15 Minuten für E-Mails, Dateneingabe und Statusupdates zu verschwenden, baust du einen Workflow, der das für immer übernimmt.
🔄 Quick Recall: In der letzten Lektion hast du eine App mit Datenmodell, Nutzerrollen und bedingter Logik entworfen. Jetzt verbindest du Apps miteinander — mit Automatisierungen, die sich selbst erledigen.
Trigger → Aktion → Bedingung
Jede Automatisierung folgt diesem Muster:
Trigger (Was löst den Workflow aus?)
| Trigger-Typ | Beispiel |
|---|---|
| Formular abgeschickt | Neuer Kunde füllt Kontaktformular aus |
| Zeitgesteuert | Jeden Montag um 9:00 Uhr |
| Datenbank-Änderung | Auftragsstatus wechselt auf „Erledigt" |
| E-Mail empfangen | E-Mail mit Betreff „Rechnung" kommt rein |
| Webhook | Externe App sendet Daten |
Aktion (Was soll passieren?)
| Aktion | Beispiel |
|---|---|
| E-Mail senden | Bestätigung an den Kunden |
| Datensatz erstellen | Neuen Eintrag in der Datenbank anlegen |
| Tabelle aktualisieren | Status auf „In Bearbeitung" setzen |
| Benachrichtigung | Slack-Nachricht an das Team |
| Dokument generieren | PDF-Rechnung erstellen |
Bedingung (Unter welchen Umständen?)
| Bedingung | Beispiel |
|---|---|
| Wert-Filter | Nur wenn Auftragssumme > 500€ |
| Status-Check | Nur wenn Status = „Offen" |
| Datum-Filter | Nur an Werktagen |
| Rollen-Filter | Nur wenn Nutzer = Admin |
Erstelle einen Automatisierungs-Workflow für mich:
Was ich automatisieren will: [beschreibe den
manuellen Prozess]
Beteiligte Apps: [welche Tools nutzt du schon]
Häufigkeit: [wie oft passiert das]
Plattform: [n8n / Make / Zapier / andere]
Baue den Workflow Schritt für Schritt:
1. Trigger definieren
2. Jede Aktion einzeln beschreiben
3. Bedingungen festlegen
4. Fehlerbehandlung einplanen
5. Testplan erstellen
Fünf Automatisierungen, die jedes KMU braucht
| # | Automatisierung | Trigger | Aktion | Zeitersparnis |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Lead-Erfassung | Kontaktformular | Eintrag in CRM + Bestätigungs-E-Mail | 10 Min./Lead |
| 2 | Zahlungserinnerung | Fälligkeitsdatum überschritten | E-Mail an Kunden (1., 2., 3. Mahnung) | 15 Min./Woche |
| 3 | E-Rechnung verarbeiten | ZUGFeRD/XRechnung empfangen | Daten extrahieren → Buchhaltung | 5-10 Min./Rechnung |
| 4 | Kundenfeedback | Auftrag abgeschlossen | Feedback-Formular senden → Ergebnis speichern | 5 Min./Auftrag |
| 5 | Wochen-Report | Jeden Montag 8:00 | KPIs sammeln → Bericht generieren → per E-Mail | 30 Min./Woche |
✅ Quick Check: Dein Malerbetrieb verschickt nach jedem Auftrag manuell eine Feedback-Mail. Wie automatisierst du das? (Antwort: Trigger = Auftragsstatus wechselt auf „Erledigt". Bedingung = Kundenkontakt vorhanden. Aktion 1 = 24 Stunden warten. Aktion 2 = Personalisierte E-Mail mit Feedback-Link senden. Aktion 3 = Ergebnis in Feedback-Tabelle speichern.)
Fehlerbehandlung — Wenn der Workflow versagt
Automatisierungen können scheitern. Plane für diese Fälle:
| Fehlertyp | Lösung |
|---|---|
| App nicht erreichbar | Retry nach 5 Min., dann Benachrichtigung |
| Daten ungültig | Validierung VOR dem Workflow |
| Rate-Limit erreicht | Zeitverzögerung zwischen Aktionen |
| Workflow hängt | Timeout setzen + Alarm |
Goldene Regel: Jeder Workflow braucht einen Fehler-Pfad. Was passiert, wenn Schritt 3 von 5 fehlschlägt? Wer wird benachrichtigt?
Deutsche Plattformen für Automatisierung
| Plattform | Stärke | Preis | DSGVO |
|---|---|---|---|
| n8n (Berlin) | Self-Hosting, KI-Agenten, 400+ Integrationen | Ab 0€ (Self-Host) | Exzellent |
| Make (Prag) | Visueller Builder, 1.500+ Apps | Ab 11€/Mo. | Sehr gut |
| Zapier (USA) | 8.000+ Apps, am einfachsten | Ab 28€/Mo. | Mittel |
n8n ist besonders relevant für deutsche KMU: Self-Hosting bedeutet, deine Daten verlassen nie dein eigenes System. Bei sensiblen Geschäftsdaten ein echtes Argument.
Wann automatisieren, wann manuell lassen?
| Automatisieren | Manuell lassen |
|---|---|
| Repetitiv (jeden Tag/Woche gleich) | Braucht menschliches Urteil |
| Regelbasiert (Wenn X, dann Y) | Einmalige Aufgabe |
| Häufig (>5x pro Woche) | Kreative Entscheidung |
| Fehleranfällig durch Menschen | Emotionale Kommunikation |
Key Takeaways
- Jede Automatisierung besteht aus Trigger → Aktion → Bedingung — diese drei Bausteine reichen für 90% aller Geschäfts-Workflows
- Step-by-step testen: Einen Schritt bauen, testen, nächsten hinzufügen — nie 10 Schritte auf einmal
- Fünf Kern-Automatisierungen decken die häufigsten KMU-Bedürfnisse ab: Lead-Erfassung, Zahlungserinnerung, E-Rechnung, Feedback und Wochen-Reports
- n8n (Berlin) bietet Self-Hosting für maximale Datenkontrolle — besonders relevant für deutsche KMU mit sensiblen Daten
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In der nächsten Lektion lernst du Datenbanken und Backend-Logik — wie du strukturierte Daten organisierst, Views erstellst und Berechnungen ohne Code durchführst.
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