Virtuelle Meetings, die funktionieren

Meetings, die nicht nerven

🔄 Recall: In Lektion 2 hast du gelernt, dass 70-80% der Kommunikation asynchron laufen kann. Jetzt geht es um die verbleibenden 20-30% — Meetings, die tatsaechlich einen Zweck erfuellen.

Jeder kennt das: Ein 60-Minuten-Meeting, das auch eine E-Mail haette sein koennen. 12 Leute in einem Call, von denen 8 nichts beitragen. Kein Ergebnis, keine Action Items, naechste Woche das gleiche Meeting.

Das muss nicht sein. Gute virtuelle Meetings sind kurz, fokussiert und enden mit klaren Ergebnissen.

Die Meeting-Checkliste (vorher)

Bevor du ein Meeting einberufst, beantworte diese 3 Fragen:

1. Braucht es dieses Meeting? — Koennte das Ergebnis auch per Nachricht erreicht werden?
2. Was ist das Ziel? — In einem Satz: Was soll am Ende entschieden/geklaert sein?
3. Wer muss dabei sein? — Nur Leute, die beitragen oder entscheiden muessen

Wenn du eine der Fragen nicht beantworten kannst: Kein Meeting.

Die 4-Phasen-Struktur

Gesamtdauer: 25-40 Minuten. 60-Minuten-Meetings sind in 90% der Faelle unnoetig lang.

Inklusivitaet in virtuellen Meetings

Remote-Meetings haben ein Problem: Die Lautesten dominieren, die Leisen verstummen.

Gegenmassnahmen:

• Round Robin — Jeden reihum fragen statt offene Diskussion
• Chat-First — Erst im Chat antworten lassen, dann besprechen (gibt Introvertierten Zeit)
• Kamera optional — Manchmal hoert man besser zu ohne Kameradruck
• Moderation rotieren — Nicht immer die gleiche Person leitet

KI-Prompt fuer Meeting-Protokolle

Hier sind meine Notizen aus dem Meeting:
[Stichpunkte einfuegen]

Erstelle ein strukturiertes Protokoll mit:
1. Meeting-Titel und Datum
2. Teilnehmer
3. Besprochene Themen (3-5 Bullet Points)
4. Getroffene Entscheidungen
5. Action Items (Tabelle: Wer | Was | Bis wann)
6. Naechstes Meeting (falls geplant)

Max. 200 Woerter. Klar, knapp, ergebnisorientiert.

✅ Quick Check: Denk an dein letztes virtuelles Meeting. Endete es mit dokumentierten Action Items (Wer macht was bis wann)? Wenn nicht: Probiere die 4-Phasen-Struktur beim naechsten Mal aus.

Key Takeaways

• Jedes Meeting braucht ein Ziel — wenn es kein Ziel gibt, braucht es kein Meeting
• 25-40 Minuten reichen fast immer — 60-Minuten-Default abschaffen
• 4-Phasen-Struktur: Check-in → Inhalt → Diskussion → Action Items
• Die letzten 5 Minuten sind die wichtigsten: „Wer macht was bis wann?"
• Inklusivitaet aktiv gestalten: Round Robin, Chat-First, Moderation rotieren

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