Werbungskosten mit KI optimieren

🔄 Recall: Steuer-Formel verstanden — jetzt den größten Hebel nutzen

In Lektion 2 hast du die Steuer-Formel gelernt: Je mehr du von deinem Bruttoeinkommen abziehen kannst, desto weniger Steuer zahlst du. Werbungskosten sind der größte Hebel — und die meisten Deutschen nutzen ihn nur halb.

Die 10 Werbungskosten, die fast alle vergessen

#	Posten	Was die meisten nicht wissen
1	Homeoffice-Pauschale	6 €/Tag, max. 1.260 €/Jahr — auch ohne eigenes Arbeitszimmer
2	Internet und Telefon	20% der Kosten pauschal absetzbar (ohne Einzelnachweis)
3	Kontoführungsgebühren	16 € pauschal akzeptiert — kein Nachweis nötig
4	Reinigung von Berufskleidung	Pauschalen für Waschen, Bügeln, Chemische Reinigung
5	Gewerkschaftsbeiträge	Volle Höhe absetzbar
6	Bewerbungskosten	Bewerbungsfotos, Reisekosten zum Vorstellungsgespräch, Mappen
7	Umzugskosten	Bei beruflich bedingtem Umzug: Pauschale oder tatsächliche Kosten
8	Fachliteratur und Abos	Fachbücher, Fachzeitschriften, berufliche Online-Abos
9	Arbeitsmittel unter 800 €	Laptop, Monitor, Headset, Bürostuhl — sofort absetzbar
10	Fortbildungskosten	Kursgebühren, Reisekosten, Übernachtung, Verpflegung

KI-Prompt: Deine persönliche Werbungskosten-Checkliste

Ich bin [Beruf], arbeite [X Tage/Woche im Homeoffice],
fahre [Y km] zur Arbeit, und habe dieses Jahr folgende
berufliche Ausgaben gehabt: [Stichpunkte].

Erstelle mir eine vollständige Werbungskosten-Checkliste:
1. Posten, die ich bereits habe
2. Posten, die ich wahrscheinlich vergessen habe
3. Pauschalen, die ich ohne Nachweis ansetzen kann
4. Geschätzte Summe aller Werbungskosten

Wichtig: Für jeden Posten angeben, ob Belege nötig sind
oder ob eine Pauschale reicht.

Ergebnis: Eine personalisierte Checkliste in 30 Sekunden, die du Punkt für Punkt durchgehst.

Die großen Drei im Detail

Fahrtkosten (Entfernungspauschale)

Die Entfernungspauschale ist für die meisten der größte Posten:

Entfernung	Formel (2024/2025)	Beispiel (220 Arbeitstage)
Km 1-20	0,30 €/km × einfache Strecke × Arbeitstage	20 km → 1.320 €
Ab km 21	0,38 €/km × einfache Strecke × Arbeitstage	30 km → 1.320 € + 836 € = 2.156 €

Ab 2026: Einheitlich 38 Cent ab dem ersten Kilometer (Steueränderungsgesetz 2025). Das vereinfacht die Berechnung und bringt Pendlern mit kurzen Strecken mehr.

Wichtig: Es zählt die einfache Strecke, nicht Hin- und Rückweg. Und es zählt die kürzeste Straßenverbindung — auch wenn du Bus fährst.

Homeoffice-Pauschale

Seit 2023 gilt: 6 € pro Homeoffice-Tag, maximal 1.260 € (= 210 Tage).

Du brauchst kein eigenes Arbeitszimmer
Es zählen auch Tage, an denen du nur teilweise zu Hause arbeitest
Bei gleichzeitiger Fahrt ins Büro: Entweder Homeoffice ODER Fahrtkosten — nicht beides am gleichen Tag

✅ Quick Check: Du arbeitest 3 Tage/Woche im Homeoffice und 2 Tage im Büro (25 km Entfernung). Was setzt du an?
(Antwort: Homeoffice: 3 Tage × 48 Wochen × 6 € = 864 €. Fahrtkosten: 2 Tage × 48 Wochen × 25 km = 20 km × 0,30 € × 96 = 576 € + 5 km × 0,38 € × 96 = 182 € = 758 €. Gesamt: 1.622 € — deutlich über dem Pauschbetrag.)

Arbeitsmittel

Alles, was du für die Arbeit brauchst:

Arbeitsmittel	Sofort absetzbar?	Beruflicher Anteil
Laptop (unter 800 € netto)	Ja	100% wenn nur beruflich, sonst schätzen
Monitor	Ja	Beruflichen Anteil schätzen
Schreibtisch	Ja (unter 800 € netto)	Beruflichen Anteil schätzen
Bürostuhl	Ja (unter 800 € netto)	Beruflichen Anteil schätzen
Headset	Ja	Meist 100% beruflich
Software-Abos	Ja	Beruflichen Anteil schätzen

Über 800 € netto? Dann über die Nutzungsdauer abschreiben (Laptop: 3 Jahre).

Belege sammeln: Das System

Das Finanzamt verlangt Belege nicht immer sofort — aber du musst sie aufbewahren (7 Jahre Aufbewahrungspflicht bei Selbstständigen, für Arbeitnehmer gilt die Frist bis zum Steuerbescheid + Einspruchsfrist).

Einfaches System:

Ordner pro Jahr (physisch oder digital)
Kategorien: Fahrtkosten, Arbeitsmittel, Homeoffice, Fortbildung, Sonstiges
Belege sofort einscannen — ein Foto mit dem Handy reicht
Laufende Excel-Tabelle oder Notiz mit Datum, Betrag, Zweck

Erstelle eine einfache Excel-Vorlage für die Erfassung
von Werbungskosten. Spalten: Datum, Kategorie
(Fahrt/Arbeitsmittel/Homeoffice/Fortbildung/Sonstiges),
Beschreibung, Betrag, Beleg vorhanden (ja/nein).

Wichtigste Erkenntnisse

10 Werbungskosten-Posten, die fast alle vergessen — Homeoffice, Internet, Kontogebühren, Berufskleidung
Entfernungspauschale ist oft der größte Posten — ab 2026 einheitlich 38 Cent ab km 1
Homeoffice-Pauschale: 6 €/Tag, max. 1.260 €/Jahr, kein Arbeitszimmer nötig
Arbeitsmittel unter 800 € netto sofort absetzbar
KI erstellt dir eine personalisierte Checkliste — nichts mehr vergessen
Belege sammeln ab Januar — nicht erst im Mai hektisch suchen

Nächste Lektion

Lektion 4 zeigt dir KI-Workflows für Selbstständige und Freiberufler: EÜR, Betriebsausgaben und die Besonderheiten, die Angestellte nicht haben.