KI für Selbstständige und Freiberufler

🔄 Recall: Werbungskosten als Angestellter — jetzt die Selbstständigen

In Lektion 3 ging es um Werbungskosten für Angestellte. Selbstständige haben statt Werbungskosten Betriebsausgaben — das Prinzip ist ähnlich, aber die Regeln sind anders. Und die Möglichkeiten sind größer.

Hinweis: Wenn du angestellt bist und keine Selbstständigkeit planst, ist diese Lektion trotzdem nützlich — viele Prinzipien gelten auch für Nebeneinkünfte und Minijobs mit Steuerpflicht.

EÜR: Die Steuerformel für Selbstständige

Einnahmen (alles, was du verdient hast)
  - Betriebsausgaben (alles, was du für die Arbeit ausgibst)
= Gewinn
  × Steuersatz (Einkommensteuer)
= Deine Steuerlast

Zusätzlich (je nach Situation):

Umsatzsteuer (19% bzw. 7% auf Rechnungen)
Gewerbesteuer (ab 24.500 € Gewinn, nur bei Gewerbe, nicht bei Freiberuflern)

Betriebsausgaben: Was Selbstständige absetzen können

Kategorie	Beispiele	Besonderheit
Arbeitszimmer	Anteilige Miete, Strom, Heizung	Nur bei ausschließlich beruflicher Nutzung — sonst Homeoffice-Pauschale
Arbeitsmittel	Computer, Software, Drucker	Unter 800 € netto: sofort. Darüber: abschreiben
Fahrtkosten	Fahrten zu Kunden, Terminen	30 Ct/km oder tatsächliche Kosten
Bürokosten	Miete, Internet, Telefon, Büromaterial	Anteilig bei gemischter Nutzung
Fortbildung	Kurse, Bücher, Konferenzen	Volle Höhe, wenn berufsbezogen
Versicherungen	Berufshaftpflicht, Rechtsschutz	Nur berufliche Versicherungen
Bewirtung	Geschäftsessen mit Kunden	70% absetzbar, Beleg mit Teilnehmern nötig
Reisekosten	Übernachtung, Verpflegungspauschale	14 €/Tag (8-24h) oder 28 €/Tag (24h+)

KI-Prompt: Betriebsausgaben-Checkliste

Ich bin selbstständiger [Beruf/Branche] und erstelle
meine EÜR für das Jahr [X].

Erstelle mir eine vollständige Betriebsausgaben-Checkliste
für meinen Beruf. Für jeden Posten:
1. Was genau ist absetzbar
2. Ob Belege nötig sind oder Pauschalen gelten
3. Ob es Grenzen oder Besonderheiten gibt
4. In welche Anlage/Zeile es in ELSTER gehört

Wichtig: Auch Posten nennen, die man leicht vergisst.

Die Kleinunternehmerregelung

Seit 2025 gilt: Wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet, kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen (§ 19 UStG). Bei Überschreitung der 100.000-€-Grenze entfällt die Befreiung ab diesem Umsatz — nicht rückwirkend:

Mit Kleinunternehmerregelung	Ohne (Regelbesteuerung)
Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen	19% Umsatzsteuer auf Rechnungen
Kein Vorsteuerabzug	Vorsteuer aus Einkäufen zurückbekommen
Weniger Bürokratie	Umsatzsteuer-Voranmeldung nötig
Wirkt günstiger für Privatkunden	Vorteilhaft bei hohen Betriebsausgaben

✅ Quick Check: Du bist freiberufliche Übersetzerin mit 18.000 € Umsatz. Du kaufst einen Laptop für 1.500 € (inkl. MwSt). Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?
(Antwort: Kommt drauf an. Mit Kleinunternehmerregelung sparst du dir die Umsatzsteuer-Bürokratie. Aber ohne sie könntest du die 239 € Vorsteuer (19% von 1.500 €) zurückbekommen. Bei hohen Anschaffungen kann sich die Regelbesteuerung lohnen — KI kann dir die Rechnung aufstellen.)

Steuervorauszahlungen und Fristen

Als Selbstständiger zahlst du Steuern nicht am Jahresende, sondern quartalsweise im Voraus:

Was	Wann	An wen
Einkommensteuer-Vorauszahlung	10. März, Juni, Sep, Dez	Finanzamt
Umsatzsteuer-Voranmeldung	Monatlich oder quartalsweise	Finanzamt via ELSTER
Gewerbesteuer-Vorauszahlung	15. Feb, Mai, Aug, Nov	Gemeinde

Tipp: Lege 30-40% jeder Einnahme für Steuern zur Seite. Auf einem separaten Konto — nicht auf dem Geschäftskonto, wo du es versehentlich ausgibst.

KI-Prompt: Steuerplanung für Selbstständige

Ich bin selbstständig als [Beruf], erwarte dieses Jahr
ca. [Bereich] Euro Umsatz und ca. [Bereich] Euro
Betriebsausgaben.

Erstelle mir einen Steuerplanungs-Überblick:
1. Geschätzte Einkommensteuer (grobes Band)
2. Ob ich Umsatzsteuer abführen muss
3. Ob Gewerbesteuer relevant ist
4. Welche Vorauszahlungen ich einplanen muss
5. Welchen Prozentsatz ich pro Einnahme zurücklegen sollte

Hinweis: Ich brauche eine Orientierung,
keine exakte Berechnung.

Wichtigste Erkenntnisse

EÜR = Einnahmen minus Betriebsausgaben — die einfachste Gewinnermittlung für Selbstständige
Betriebsausgaben sind vielfältig — Arbeitszimmer, Arbeitsmittel, Fahrtkosten, Bewirtung, Reisekosten
Kleinunternehmerregelung spart Bürokratie, kostet aber den Vorsteuerabzug
30-40% jeder Einnahme auf ein Steuerkonto legen
KI erstellt Betriebsausgaben-Checklisten und grobe Steuerplanungen
Bei Unsicherheit: Steuerberater. Gerade im ersten Jahr der Selbstständigkeit lohnt sich das fast immer

Nächste Lektion

Lektion 5 zeigt dir, wie ELSTER funktioniert — und wie KI dir hilft, die richtigen Formulare auszufüllen, ohne an der Oberfläche zu verzweifeln.