Daten sauber organisieren

Die Tabelle, die niemand benutzen konnte

Ein Team erbte eine Tabelle mit 5.000 Zeilen Kundendaten. Klingt machbar — bis sie die Realitaet sahen: Adressen manchmal in einer Zelle, manchmal auf drei Spalten verteilt. Leere Zeilen mitten in den Daten. Eine Spalte namens “Sonstiges” mit allem von Telefonnummern bis Kommentaren. Und das Beste: Jemand hatte “Summe” direkt in Zeile 1.500 zwischen die Daten geschrieben.

Jede Formel lieferte Unsinn. Pivot-Tabellen waren unmoeglich. Das Team verbrachte drei Tage nur mit Aufraeum-Arbeiten.

Saubere Datenorganisation ist kein Luxus — sie ist die Grundlage fuer alles, was du in den naechsten Lektionen lernst.

🔄 Recall: In der vorherigen Lektion hast du SUMMEWENN und Verweisfunktionen kennengelernt. Erinnerst du dich an den #NV-Fehler? Der haeufigste Grund: unsaubere Daten — Leerzeichen, Tippfehler, inkonsistente Schreibweisen. Genau das verhindern wir jetzt.

Die vier Grundregeln fuer saubere Tabellen

Regel 1: Eine Zeile = ein Datensatz

Jede Zeile repraesentiert genau einen Eintrag — einen Kunden, eine Bestellung, einen Monat. Keine zusammengefuegten Zeilen, keine Zwischensummen zwischen den Daten.

Regel 2: Eine Spalte = eine Information

Jede Spalte enthaelt genau eine Art von Daten. Nicht “Name und Vorname” in einer Spalte, sondern zwei separate Spalten.

Schlecht:

Gut:

Regel 3: Keine leeren Zeilen oder Spalten in den Daten

Leere Zeilen unterbrechen Bereiche fuer Formeln, Sortierung und Pivot-Tabellen. Excel erkennt den Datenbereich nicht mehr korrekt.

Regel 4: Kopfzeile in Zeile 1

Die erste Zeile enthaelt immer die Spaltenueberschriften — kurz, eindeutig, ohne Sonderzeichen. Keine Daten in Zeile 1, keine leere Zeile darueber.

✅ Quick Check: Oeffne eine deiner aktuellen Tabellen. Erfuellt sie alle vier Regeln? Wo gibt es Abweichungen?

Formale Tabellen: Ein Klick, viele Vorteile

Formale Tabellen (in Excel: Strg+T, in Google Sheets: ueber Menue) geben deinen Daten Superkraefte:

• Automatische Erweiterung: Neue Zeilen werden automatisch einbezogen
• Strukturierte Referenzen: Statt =SUMME(C2:C100) schreibst du =SUMME(Tabelle1[Umsatz]) — lesbarer und fehlersicherer
• Filter und Sortierung: Sofort verfuegbar in jeder Spalte
• Konsistente Formatierung: Neue Zeilen uebernehmen automatisch das Format

So erstellst du eine formale Tabelle:

1. Klicke in deine Daten (irgendwo)
2. Strg+T (Excel) oder Menue > Format > In Tabelle konvertieren (Google Sheets)
3. Bestaetigen — fertig

Ab jetzt erkennen Pivot-Tabellen, SVERWEIS und Diagramme den gesamten Datenbereich automatisch.

Datenvalidierung: Fehler von Anfang an verhindern

Statt Daten nachtraeglich zu reparieren, verhindere Fehler direkt bei der Eingabe:

Dropdown-Menues

Fuer Spalten mit festen Werten (Abteilung, Status, Kategorie):

1. Spalte markieren
2. Daten > Datenvalidierung > Liste
3. Werte eingeben: “Vertrieb;Marketing;IT;HR”

Jetzt koennen Benutzer nur noch aus der Liste waehlen — keine Tippfehler moeglich.

Zahlenbereiche

Fuer Spalten, die nur bestimmte Zahlen enthalten duerfen:

1. Spalte markieren
2. Daten > Datenvalidierung > Ganze Zahl / Dezimalzahl
3. Minimum und Maximum festlegen (z.B. 0 bis 100 fuer Prozent)

Datumseinschraenkungen

Fuer Datumsspalten, die nur sinnvolle Werte akzeptieren sollen:

1. Spalte markieren
2. Daten > Datenvalidierung > Datum
3. Bereich festlegen (z.B. ab 01.01.2024 bis heute)

✅ Quick Check: Du baust eine Tabelle fuer Projektzeiten. Welche Validierungen wuerdest du fuer die Spalten “Mitarbeiter”, “Stunden” und “Datum” einrichten?

Datenbereinigung: Wenn die Daten schon da sind

Bestehende Daten sind selten perfekt. Hier die vier haeufigsten Probleme und ihre Loesungen:

1. Duplikate entfernen

Excel: Daten > Duplikate entfernen > Spalten waehlen Google Sheets: Daten > Datenbereinigung > Duplikate entfernen

Tipp: Pruefe vorher, wie viele Duplikate gefunden werden — manchmal sind scheinbare Duplikate gewollt (gleicher Kunde, verschiedene Bestellungen).

2. Text vereinheitlichen

Klassiker: “Berlin”, “berlin”, " Berlin “, “BERLIN” — alles dasselbe, aber fuer Formeln vier verschiedene Werte.

=GLAETTEN(GROSS2(A2))

Entfernt Leerzeichen und macht den ersten Buchstaben gross.

3. Inkonsistenzen finden

KI kann hier enorm helfen:

Ich habe eine Spalte mit Firmennamen. Finde moegliche
Inkonsistenzen und Duplikate:

Mueller GmbH, Müller GmbH, Mueller GMBH, Muller GmbH,
Schmidt & Co, Schmidt und Co, Schmidt&Co

Welche Eintraege meinen wahrscheinlich dasselbe?
Schlage eine einheitliche Schreibweise vor.

4. Fehlende Daten behandeln

Leere Zellen koennen Formeln zum Absturz bringen. Optionen:

• Markieren: Bedingte Formatierung fuer leere Zellen (rote Hintergrundfarbe)
• Standardwert: =WENN(A2="";"Nicht angegeben";A2)
• Klaeren: Leere Zellen systematisch recherchieren und nachfuellen

KI fuer Datenorganisation

Wenn du eine unstrukturierte Tabelle hast, kann KI den Bereinigungsplan erstellen:

Meine Tabelle hat folgende Probleme:
- Spalte A mischt Vor- und Nachnamen
- Spalte C enthaelt Zahlen und Text gemischt
- Es gibt leere Zeilen zwischen den Daten
- Manche Eintraege sind doppelt

Erstelle einen Schritt-fuer-Schritt-Plan zur Bereinigung.
Nenne die konkreten Formeln oder Schritte fuer
Excel / Google Sheets.

Wichtigste Erkenntnisse

• Vier Grundregeln: Eine Zeile = ein Datensatz, eine Spalte = eine Information, keine leeren Zeilen, Kopfzeile in Zeile 1
• Formale Tabellen (Strg+T) geben deinen Daten automatische Erweiterung, strukturierte Referenzen und eingebaute Filter
• Datenvalidierung verhindert Fehler bei der Eingabe — Dropdowns fuer Textwerte, Bereiche fuer Zahlen
• GLAETTEN und GROSS2 bereinigen die haeufigsten Textprobleme; KI hilft bei komplexen Inkonsistenzen
• Saubere Daten sind die Grundlage fuer alles: Formeln, Pivot-Tabellen und Dashboards funktionieren nur mit konsistenten Daten

Nächste Lektion

In Lektion 4: Verweisfunktionen — Tabellen verbinden lernst du SVERWEIS, INDEX-VERGLEICH und XVERWEIS — die Funktionen, die separate Tabellen miteinander verknuepfen und dir stundenlanges Copy-Paste ersparen.