Pivot-Tabellen: Daten in Sekunden auswerten

Die Auswertung, die Tage gedauert haette

Eine Abteilungsleiterin musste den Quartalsabschluss vorbereiten: 12.000 Bestellungen, aufgeschluesselt nach Region, Produkt und Monat. Umsatz, Stueckzahl, Durchschnittsbestellwert — alles gekreuzt.

Mit SUMMEWENN-Formeln haette das Dutzende verschachtelter Formeln erfordert. Mit einer Pivot-Tabelle? Drei Klicks, 30 Sekunden, fertig. Und wenn die Chefin eine andere Aufschluesselung wollte — nochmal 10 Sekunden.

Pivot-Tabellen sind der schnellste Weg von Rohdaten zu Erkenntnissen.

🔄 Recall: In Lektion 3 hast du gelernt, wie saubere Tabellenstrukturen aussehen — eine Zeile pro Datensatz, eine Spalte pro Information, keine leeren Zeilen. Genau diese Struktur braucht die Pivot-Tabelle. Wenn deine Daten diese Regeln erfuellen, funktioniert Pivot sofort. Wenn nicht, zurueck zu Lektion 3.

Pivot-Tabelle erstellen

In Excel

1. Klicke in deine Daten (irgendwo innerhalb)
2. Einfuegen > PivotTable
3. Waehle “Neues Arbeitsblatt” > OK
4. Rechts erscheint die Feldliste — fertig, jetzt geht’s los

In Google Sheets

1. Markiere deine Daten
2. Einfuegen > Pivot-Tabelle
3. Waehle “Neues Tabellenblatt” > Erstellen
4. Der Editor oeffnet sich rechts

Die vier Bereiche verstehen

Jede Pivot-Tabelle hat vier Bereiche. Du ziehst Felder (Spaltennamen) per Drag-and-Drop hinein:

Beispiel: Du willst den Umsatz pro Region und Monat sehen:

• “Region” in Zeilen
• “Monat” in Spalten
• “Umsatz” in Werte

Ergebnis: Eine Kreuztabelle mit Regionen als Zeilen, Monaten als Spalten und Umsaetzen in den Zellen.

✅ Quick Check: Du hast Verkaufsdaten mit den Spalten Datum, Produkt, Verkaeufer und Umsatz. Wie wuerdest du die Pivot-Tabelle konfigurieren, um den Umsatz pro Verkaeufer und Produkt zu sehen?

Berechnungen aendern

Standardmaessig summiert die Pivot-Tabelle Zahlenfelder. Aber du kannst die Berechnung aendern:

• Summe: Gesamtwert (Standard fuer Zahlen)
• Anzahl: Wie viele Eintraege
• Durchschnitt: Mittlerer Wert
• Maximum / Minimum: Hoechster / niedrigster Wert
• Prozent des Gesamtwerts: Anteil am Gesamt

So aenderst du die Berechnung:

1. Rechtsklick auf eine Zahl in der Pivot-Tabelle
2. “Wertfeldeinstellungen” (Excel) oder “Zusammenfassen nach” (Google Sheets)
3. Gewuenschte Berechnung waehlen

Pro-Tipp: Du kannst dasselbe Feld mehrfach in den Werte-Bereich ziehen — einmal als Summe, einmal als Durchschnitt. So siehst du beides gleichzeitig.

Gruppierungen

Datumsgruppierung

Wenn du ein Datumsfeld in den Zeilen-Bereich ziehst, gruppiert Excel es automatisch nach Jahren und Quartalen. Du kannst die Gruppierung aendern:

1. Rechtsklick auf eine Datums-Zeile
2. “Gruppieren”
3. Waehle: Tage, Monate, Quartale oder Jahre (oder Kombinationen)

So wird aus einer Tagesliste eine Monats- oder Quartalsauswertung — ohne extra Spalten.

Drill-Down: Den Zahlen auf den Grund gehen

Doppelklick auf eine beliebige Zahl in der Pivot-Tabelle. Excel erstellt sofort ein neues Blatt mit allen Datensaetzen, die in diese Zahl eingegangen sind.

Beispiel: Doppelklick auf den Januar-Umsatz der Region Nord — du siehst alle Einzelbestellungen aus dem Januar fuer Region Nord.

Drei fortgeschrittene Techniken

1. Mehrere Wertfelder

Ziehe mehrere Felder in den Werte-Bereich:

• Umsatz (Summe)
• Bestellungen (Anzahl)
• Durchschnittlicher Bestellwert (Durchschnitt)

So siehst du alle relevanten Kennzahlen in einer Tabelle.

2. Berechnete Felder

Du brauchst einen Wert, der nicht in deinen Daten existiert? Erstelle ein berechnetes Feld:

1. In der Pivot-Tabelle: Analysieren > Felder, Elemente und Saetze > Berechnetes Feld
2. Name: “Marge”
3. Formel: =Umsatz-Kosten

Das berechnete Feld erscheint wie ein normales Pivot-Feld.

3. Datenschnitte (Slicers)

Datenschnitte sind visuelle Filter-Buttons — eleganter als der Filter-Bereich:

1. Klicke in die Pivot-Tabelle
2. Einfuegen > Datenschnitt (Excel) oder “Datenschnitt hinzufuegen” (Google Sheets)
3. Waehle ein Feld (z.B. Region)
4. Klicke auf Buttons, um zu filtern

Datenschnitte sind besonders nuetzlich fuer Dashboards — sie sehen professionell aus und sind intuitiv bedienbar.

✅ Quick Check: Du hast eine Pivot-Tabelle mit Umsatz pro Monat erstellt. Deine Chefin fragt: “Was ist der Anteil jedes Monats am Jahresumsatz?” Wie aenderst du die Berechnung?

KI fuer Pivot-Tabellen

KI kann dir beim Design der Pivot-Tabelle helfen:

Ich habe eine Tabelle mit diesen Spalten:
[Spalten auflisten]

Ich moechte folgende Fragen beantworten:
1. [Frage 1]
2. [Frage 2]
3. [Frage 3]

Welche Pivot-Tabellen brauche ich dafuer?
Beschreibe fuer jede: welche Felder in Zeilen,
Spalten, Werte und Filter.

Wichtigste Erkenntnisse

• Pivot-Tabellen werten Tausende Zeilen in Sekunden aus — per Drag-and-Drop, ohne Formeln
• Vier Bereiche: Zeilen (Gruppierung), Spalten (Kreuztabelle), Werte (Berechnung), Filter (Einschraenkung)
• Berechnungen lassen sich jederzeit aendern — Summe, Durchschnitt, Anzahl, Prozent des Gesamtwerts
• Drill-Down (Doppelklick) zeigt die Einzeldaten hinter jeder Zahl
• Datenschnitte machen Filter visuell und interaktiv — ideal fuer Dashboards

Nächste Lektion

In Lektion 6: Datenvisualisierung lernst du, wie du aus Pivot-Tabellen und Rohdaten aussagekraeftige Diagramme und Dashboards baust — und welche Diagrammtypen welche Geschichten am besten erzaehlen.