Automatisierung und Vorlagen

Die Vorlage, die sich selbst gebaut hat

Jeden Montag derselbe Ablauf: Daten aus dem CRM exportieren, in Excel oeffnen, die gleichen Formeln schreiben, das gleiche Dashboard formatieren, den gleichen Bericht verschicken. Zwei Stunden, jede Woche.

Dann baute ein Kollege eine Vorlage. Daten einfuegen, kurz pruefen, fertig. 15 Minuten statt zwei Stunden. Mal 52 Wochen — das sind ueber 90 Stunden im Jahr. Fuer eine einmalige Investition von vielleicht drei Stunden.

Nach dieser Lektion baust du wiederverwendbare Vorlagen, die aus Rohdaten automatisch Ergebnisse erzeugen.

🔄 Recall: Du kennst jetzt Formeln (Lektion 2), saubere Datenstrukturen (Lektion 3), Verweisfunktionen (Lektion 4), Pivot-Tabellen (Lektion 5) und Visualisierungen (Lektion 6). Jetzt packst du alles in eine Vorlage, die du immer wieder verwenden kannst.

Die Drei-Zonen-Architektur

Jede gute Vorlage hat drei klar getrennte Bereiche:

Zone 1: Eingabe

Hier kommen die Rohdaten rein. Nichts anderes. Klar beschriftet, mit Datenvalidierung geschuetzt.

Beispiel: Ein Tabellenblatt “Daten” mit den Spalten: Datum, Produkt, Menge, Einzelpreis, Region.

Zone 2: Berechnung

Hier laufen alle Formeln — geschuetzt, damit niemand sie versehentlich ueberschreibt.

Beispiel: Ein Tabellenblatt “Berechnung” mit Pivot-Tabellen, SUMMEWENN-Formeln, berechneten Feldern.

Zone 3: Ausgabe

Das fertige Ergebnis — Diagramme, Dashboards, Zusammenfassungen. Das ist die Seite, die du prasentierst oder verschickst.

Beispiel: Ein Tabellenblatt “Dashboard” mit den wichtigsten Kennzahlen und Diagrammen.

Zellschutz einrichten:

Markiere die Eingabe-Zone
Rechtsklick > Zellen formatieren > Schutz > “Gesperrt” deaktivieren
Ueberpruefen > Blatt schuetzen

Jetzt kann man nur noch in der Eingabe-Zone tippen — Formeln und Diagramme sind geschuetzt.

Dynamische Formeln

Formale Tabellen nutzen

Formale Tabellen (Strg+T, siehe Lektion 3) sind der einfachste Weg zu dynamischen Bereichen. Neue Zeilen werden automatisch einbezogen — alle Formeln, die auf die Tabelle verweisen, aktualisieren sich von selbst.

Benannte Bereiche

Gib wichtigen Datenbereichen sprechende Namen:

Bereich markieren
Im Namensfeld (links oben neben der Bearbeitungsleiste) einen Namen eingeben: “Umsatz”
Enter

Jetzt schreibst du =SUMME(Umsatz) statt =SUMME(B2:B5000). Lesbarer und wartbarer.

HEUTE() und JETZT()

Fuer automatische Datumsberechnungen:

=HEUTE()                    → Heutiges Datum
=JETZT()                    → Aktuelles Datum und Uhrzeit
=HEUTE()-30                 → Datum vor 30 Tagen
=WENN(A2<HEUTE()-30;"Ueberfaellig";"OK")

✅ Quick Check: Du baust eine Vorlage fuer monatliche Berichte. In welcher Zone gehoeren die SUMMEWENN-Formeln — Eingabe, Berechnung oder Ausgabe?

Workflow-Automatisierung

Daten automatisch sammeln (Google Sheets)

Google Forms kann Antworten direkt in eine Google-Sheets-Tabelle schreiben. Perfekt fuer:

Woechentliche Team-Updates
Bestellformulare
Feedback-Erfassung

Die Tabelle aktualisiert sich automatisch mit jeder neuen Antwort — und deine Pivot-Tabellen und Diagramme gleich mit.

Daten aus mehreren Blaettern zusammenfuehren

Wenn Daten auf verschiedenen Blaettern liegen (z.B. ein Blatt pro Monat):

=SUMME(Januar!C2:C100;Februar!C2:C100;Maerz!C2:C100)

Oder eleganter mit INDIREKT:

=INDIREKT("'"&A2&"'!C2:C100")

Dabei ist A2 der Blattname — aendert sich der Name, aendert sich die Referenz.

Workflow-Uebersicht

Schritt	Was passiert	Tool
Daten erfassen	Formulareingabe oder Import	Google Forms, CSV-Import
Daten pruefen	Validierung und Bereinigung	Datenvalidierung, bedingte Formatierung
Daten auswerten	Berechnungen und Pivot-Tabellen	Formeln, Pivot
Ergebnis darstellen	Diagramme und Dashboard	Charts, bedingte Formatierung
Ergebnis teilen	Export oder Freigabe	PDF, E-Mail, Freigabe-Link

Vorlage dokumentieren

Eine Vorlage, die nur du verstehst, ist keine gute Vorlage. Dokumentiere:

Zweck: Was macht diese Vorlage?
Eingabe: Welche Daten muessen eingegeben werden? In welchem Format?
Ausgabe: Was kommt raus?
Anleitung: Schritt-fuer-Schritt fuer den Benutzer
Formeln: Kurze Erklaerung der wichtigsten Berechnungen

KI fuer Dokumentation:

Ich habe eine Excel-Vorlage gebaut. Hier ist die Struktur:
- Blatt "Daten": [Spalten beschreiben]
- Blatt "Berechnung": [Formeln beschreiben]
- Blatt "Dashboard": [Diagramme beschreiben]

Schreibe eine kurze Anleitung fuer einen neuen Benutzer,
der diese Vorlage zum ersten Mal oeffnet.
Maximal eine halbe Seite.

✅ Quick Check: Du hast eine Vorlage gebaut und gibst sie an einen Kollegen weiter. Was sind die drei wichtigsten Dinge, die in der Dokumentation stehen muessen?

Kompletter Vorlagen-Workflow

Ziel definieren: Was soll die Vorlage leisten?
Eingabe planen: Welche Daten kommen rein? Validierung einrichten
Berechnung aufbauen: Formeln, Pivot-Tabellen, Verweise
Ausgabe gestalten: Dashboard, Diagramme, Zusammenfassung
Schuetzen: Zellschutz fuer Formeln, nur Eingabe-Zone editierbar
Dokumentieren: Kurze Anleitung fuer Benutzer

Wichtigste Erkenntnisse

Die Drei-Zonen-Architektur (Eingabe, Berechnung, Ausgabe) schuetzt Formeln und macht Vorlagen wartbar
Formale Tabellen und benannte Bereiche machen Formeln dynamisch und lesbar
HEUTE() und INDIREKT() ermoeglichen automatische Datumsberechnungen und flexible Blattverweise
Zellschutz verhindert, dass Benutzer versehentlich Formeln ueberschreiben
Dokumentation ist Pflicht — eine Vorlage ohne Anleitung ist nur fuer dich selbst nuetzlich

Nächste Lektion

In Lektion 8: Abschlussprojekt baust du ein komplettes Dashboard aus Rohdaten — von der Datenbereinigung ueber Formeln und Pivot-Tabellen bis zur fertigen Visualisierung. Alles, was du gelernt hast, kommt zusammen.