KI-gestuetzte Meetings

🔄 Kurzer Rückblick: In der letzten Lektion hast du die vier Dimensionen der Teamarbeit auditiert und die Engpässe priorisiert. Jetzt tacklen wir den sichtbarsten Schmerzpunkt: Meetings.

Deutsche Angestellte verbringen im Durchschnitt 15 Stunden pro Woche in Meetings. Mindestens ein Drittel davon ist nach eigener Einschätzung überflüssig. Das sind 5 Stunden pro Woche — ein halber Arbeitstag — die verschwinden.

Die drei Meeting-Typen

Nicht jedes Meeting ist gleich. Die KI-Strategie hängt vom Typ ab:

Meeting-Typ	Beispiele	KI-Strategie
Informations-Meetings	Jour fixe, Status-Runde, Projekt-Update	Komplett async ersetzen durch KI-Digest
Diskussions-Meetings	Brainstorming, Strategieworkshop, Review	KI-Zusammenfassung + Action Items
Entscheidungs-Meetings	Budget-Freigabe, Priorisierung, Eskalation	KI bereitet Entscheidungsvorlage vor

Faustregel: Wenn die Informationsrichtung nur in eine Richtung geht (einer spricht, alle hören zu), sollte es kein Meeting sein.

Meeting-Zusammenfassungen mit KI

Option 1: Microsoft Copilot (wenn vorhanden)

Copilot in Teams erstellt automatisch Zusammenfassungen, extrahiert Action Items und macht Meeting-Inhalte durchsuchbar. Ideal für Unternehmen die bereits Microsoft 365 E5 oder Copilot-Lizenzen haben.

Option 2: Kostenlos — Post-Meeting KI-Prompt

Hier ist das Protokoll meines Team-Meetings: [Kopiere deine handschriftlichen Notizen oder den Teams-Chat]. Erstelle daraus: (1) Zusammenfassung in 5 Bullet Points (max 2 Sätze pro Punkt), (2) Action Items als Tabelle: WER | WAS | BIS WANN, (3) Offene Fragen die noch geklärt werden müssen, (4) Entscheidungen die getroffen wurden (mit Begründung).

Option 3: Dedizierte Tools

Tool	Preis	DSGVO	Besonderheit
Microsoft Copilot	30€/User/Monat	EU-Server verfügbar	Teams-Integration
Otter.ai	ab $8,33/Monat	US-Server	Starke Transkription
tl;dv	Freemium	EU-Server Option	Teams + Zoom
Manuell + KI-Chat	Kostenlos	Du kontrollierst die Daten	Flexibel

Status-Meetings async ersetzen

Das größte Quick Win: Ersetze wöchentliche Status-Runden durch asynchrone Updates.

Async-Standup Format:

Jedes Teammitglied postet bis Montag 10 Uhr in einem dedizierten Teams-Channel:

Done: Was ich letzte Woche abgeschlossen habe (1-2 Sätze)
Doing: Woran ich diese Woche arbeite
Blocked: Was mich blockiert (oder: nichts)

KI fasst alle Updates zusammen und hebt Blocker hervor. Ein kurzer 15-Minuten-Sync findet nur statt wenn es Blocker gibt die Echtzeit-Diskussion brauchen.

✅ Quick Check: Dein Team hat fünf wöchentliche Meetings. Welche kannst du vermutlich sofort async ersetzen? (Antwort: Status-Updates und Informations-Meetings. Wenn ein Meeting primär dazu dient, dass jeder berichtet was er/sie tut, kann ein async Standup-Format mit KI-Digest denselben Zweck erfüllen — in einem Bruchteil der Zeit und dokumentiert statt flüchtig.)

Key Takeaways

Nicht jedes Meeting muss “besser” werden — viele sollten gar nicht stattfinden: Status-Meetings und Informations-Rundlagen können durch async KI-Digests ersetzt werden und sparen 5-10 Stunden pro Woche für ein 10-Personen-Team
KI-Meeting-Zusammenfassungen gibt es von kostenlos (Post-Meeting KI-Prompt mit deinen Notizen) bis Premium (Microsoft Copilot, tl;dv) — die wichtigste Frage für deutsche Unternehmen ist DSGVO-Konformität und ob der Betriebsrat einbezogen werden muss
Der größte Quick Win sind async Standups: 3-Satz-Update pro Person, KI-Digest, kurzer Sync nur bei Blockern — das allein kann das Meeting-Volumen um 30-40% reduzieren

Up Next

In der nächsten Lektion: Projektmanagement mit KI — automatische Aufgabenzuweisung, Status-Tracking ohne Status-Meetings und Deadline-Management das Risiken frühzeitig erkennt.