Mitgliederverwaltung: Grundlagen automatisieren

Drei Neueintritte seit Montag. Fuer jeden: Aufnahmeantrag pruefen, in die Mitgliederliste eintragen, Begruessungsmail schreiben, Abteilungsleiter informieren, SEPA-Mandat einrichten. Das sind fuenf Schritte pro Mitglied — bei einem Sportverein mit saisonaler Aufnahme kommen da im September schnell 30-40 Neueintritte zusammen.

Workflow: Mitgliederaufnahme mit KI

Der Aufnahmeprozess hat fuenf Schritte. Drei davon lassen sich mit KI beschleunigen:

Schritt	Ohne KI	Mit KI	Automatisierbar?
1. Antrag pruefen	5 Min.	5 Min.	❌ Manuell
2. Begruessungsmail	15 Min.	2 Min.	✅ KI-Prompt
3. Abteilung informieren	10 Min.	2 Min.	✅ KI-Prompt
4. SEPA einrichten	5 Min.	5 Min.	❌ Bank/Software
5. Mitgliederliste aktualisieren	5 Min.	5 Min.	❌ Manuell
Gesamt	40 Min.	19 Min.	50% gespart

Prompt: Begruessungsmail fuer neue Mitglieder

Erstelle eine Begruessungsmail fuer ein neues Vereinsmitglied:
- Verein: [Vereinsname]
- Abteilung/Sparte: [z.B. Fussball Herren, Chor, Jugendgruppe]
- Neues Mitglied: [Vorname] (nur Vorname im Prompt,
  Nachname erst im fertigen Text einfuegen)
- Naechster Termin: [Datum, Uhrzeit, Ort]
- Ansprechpartner: [Name, Funktion, Telefon/Mail]
- Mitgliedsbeitrag: [Betrag/Monat oder /Jahr]
- Mitzubringen: [z.B. Sportkleidung, Instrument, Ausweis]
Inhalt:
1. Herzliche Begruessung
2. Wichtige Vereinsinfos (Trainingszeiten, Treffpunkte)
3. Ansprechpartner mit Kontaktdaten
4. Naechster konkreter Termin
5. Hinweis auf Vereins-App/Website/WhatsApp-Gruppe
Ton: herzlich, einladend, informativ. Max. 200 Woerter.

Prompt: Austrittsbestaetigung

Erstelle eine freundliche Austrittsbestaetigung:
- Verein: [Vereinsname]
- Mitglied: [Vorname] (Nachname erst im fertigen Text)
- Austrittsdatum: [Datum]
- Mitglied seit: [Jahr]
- Offene Beitraege: [ja/nein — Betrag falls ja]
- Vereinseigentum zurueckgeben: [z.B. Schluessel, Trikot, Noten]
Inhalt:
1. Bestaetigung des Austritts zum genannten Datum
2. Dank fuer die Mitgliedschaft und das Engagement
3. Hinweis auf offene Beitraege (falls vorhanden)
4. Erinnerung an zurueckzugebendes Vereinseigentum
5. Einladung, spaeter wiederzukommen
6. DSGVO-Hinweis: Daten werden nach Ablauf der
   Aufbewahrungsfrist geloescht
Ton: wertschaetzend, sachlich, professionell.

✅ Quick Check: Warum steht im Prompt nur der Vorname? (Tipp: Datenschutz. Der vollstaendige Name ist ein personenbezogenes Datum. Im Prompt nutzt du nur den Vornamen oder einen Platzhalter — den Nachnamen fuegst du erst in den fertigen Text ein, nachdem die KI ihn generiert hat.)

Prompt: Adressaenderung bestaetigen

Erstelle eine kurze Bestaetigung fuer eine Adressaenderung:
- Verein: [Vereinsname]
- Mitglied: [Vorname]
- Aenderung: Neue Adresse hinterlegt
- Hinweis: Falls sich auch die Bankverbindung geaendert hat,
  bitte neues SEPA-Mandat einreichen
Laenge: 5-6 Saetze. Ton: freundlich, sachlich.

Datenpflege-Workflow: Jaehrlicher Check

Einmal im Jahr sollte jeder Verein seine Mitgliederdaten pruefen. KI hilft bei der Vorbereitung:

Erstelle eine Checkliste fuer den jaehrlichen
Mitgliederdaten-Check:
- Verein: [Vereinsname]
- Mitgliederzahl: [Anzahl]
- Verwaltungstool: [Excel / Vereinssoftware / Papier]
Pruefpunkte:
1. Adressdaten aktuell? (Ruecklauf Post = veraltete Adresse)
2. E-Mail-Adressen gueltig? (Bounces pruefen)
3. Eintrittsdaten korrekt? (Fuer Jubilaeumslisten)
4. SEPA-Mandate aktuell? (Aenderungen bei Bankwechsel)
5. Aktive vs. passive Mitglieder? (Wer kommt nie?)
6. Datenschutz: Noch alle Daten benoetigt? (Loeschpflicht)
Fuer jeden Punkt: Pruefmethode und geschaetzter Zeitaufwand.

Vorlagen-Uebersicht Mitgliederverwaltung

Vorlage	Haeufigkeit	Zeitersparnis
Begruessungsmail Neueintritt	20-50×/Jahr	13 Min. pro Fall
Austrittsbestaetigung	10-20×/Jahr	10 Min. pro Fall
Adressaenderung bestaetigen	15-30×/Jahr	5 Min. pro Fall
Info an Abteilungsleiter	20-50×/Jahr	8 Min. pro Fall
Jaehrlicher Daten-Check	1×/Jahr	2-3 Std. gesamt

Key Takeaways

Mitgliederaufnahme: 5 Schritte, davon 3 mit KI automatisierbar — 50% Zeitersparnis pro Neuaufnahme
Begruessungsmail: immer gleiche Struktur, individuelle Daten — perfekt fuer KI-Prompts
Austrittsbestaetigung: dokumentiert Datum, offene Beitraege, Vereinseigentum — verhindert spaetere Streitigkeiten
Platzhalter-Methode: nur Vornamen oder [Name] im Prompt, vollstaendige Daten erst im fertigen Dokument
Jaehrlicher Daten-Check: KI erstellt die Checkliste, du pruefst die Daten

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In der naechsten Lektion geht es um Beitraege und Mahnwesen — wie du Beitragsrechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen mit KI systematisierst.