Beitraege und Mahnwesen

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 2 hast du Workflows fuer die Mitgliederaufnahme und -pflege erstellt. Jetzt geht es um das Thema, bei dem die meisten Vereine am meisten kaempfen: Geld einsammeln.

Fuenf Mitglieder haben seit drei Monaten nicht gezahlt. Der Schatzmeister weiss es, hat aber keine Zeit, fuenf individuelle Mahnungen zu schreiben. Also passiert — nichts. Bis zur Jahreshauptversammlung, wo ploetzlich 2.400 EUR an ausstehenden Beitraegen in der Bilanz stehen.

Das Drei-Stufen-Mahnverfahren

Stufe	Zeitpunkt	Ton	Ziel
1	2 Wochen nach Faelligkeit	Freundliche Erinnerung	„Vielleicht uebersehen?"
2	6 Wochen nach Faelligkeit	Bestimmte Mahnung	„Bitte bis [Datum] ueberweisen"
3	10 Wochen nach Faelligkeit	Letzte Mahnung	„Letzte Frist, danach Konsequenzen"

Prompt: Freundliche Zahlungserinnerung (Stufe 1)

Erstelle eine freundliche Zahlungserinnerung:
- Verein: [Vereinsname]
- Betreff: Erinnerung an Mitgliedsbeitrag
- Mitglied: [Vorname] (Nachname nachher einfuegen)
- Ausstehender Betrag: [EUR]
- Faellig seit: [Datum]
- Bankverbindung: [wird nachher eingefuegt]
- Verwendungszweck: [Mitgliedsbeitrag + Mitgliedsnummer]
Ton: freundlich, verstaendnisvoll, nicht vorwurfsvoll.
Unterton: „Vielleicht ist es einfach untergegangen."
Laenge: Max. 120 Woerter.
Hinweis auf Kontaktmoeglichkeit bei finanziellen Schwierigkeiten.

Prompt: Bestimmte Mahnung (Stufe 2)

Erstelle eine bestimmte, aber faire Mahnung:
- Verein: [Vereinsname]
- Betreff: Zweite Erinnerung — Mitgliedsbeitrag
- Mitglied: [Vorname]
- Ausstehender Betrag: [EUR]
- Bereits erinnert am: [Datum der ersten Erinnerung]
- Neue Frist: [Datum, 14 Tage ab jetzt]
- Bankverbindung: [wird nachher eingefuegt]
Ton: hoeflich, aber bestimmt und klar.
Hinweis: Ohne Zahlung bis [Frist] erfolgt eine letzte Mahnung.
Angebot: Ratenzahlung oder Gespraech bei Schwierigkeiten.
Laenge: Max. 150 Woerter.

Prompt: Letzte Mahnung (Stufe 3)

Erstelle eine letzte Mahnung mit Hinweis auf Konsequenzen:
- Verein: [Vereinsname]
- Betreff: Letzte Mahnung — Mitgliedsbeitrag
- Mitglied: [Vorname]
- Ausstehender Betrag: [EUR]
- Erste Erinnerung: [Datum]
- Zweite Mahnung: [Datum]
- Letzte Frist: [Datum, 14 Tage ab jetzt]
- Konsequenz laut Satzung: [z.B. Ausschluss, Ruhen
  der Mitgliedschaft, Sperrung der Anlagen]
Ton: sachlich, formell, aber nicht drohend.
Verweis auf Satzungsparagraph [Nr.] zu Beitragsrueckstaenden.
Letztmalige Moeglichkeit zum Kontakt bei Haertefaellen.
Laenge: Max. 180 Woerter.

✅ Quick Check: Warum endet jede Mahnstufe mit dem Angebot zum Gespraech? (Tipp: Viele Beitragsrueckstaende entstehen nicht aus boesem Willen — Arbeitslosigkeit, Krankheit, vergessener Dauerauftrag. Ein Gespraechsangebot zeigt Wertschaetzung und verhindert, dass gute Mitglieder wegen einer Peinlichkeit austreten.)

Prompt: Jaehrliche Beitragsuebersicht

Erstelle eine Vorlage fuer eine jaehrliche Beitragsuebersicht:
- Verein: [Vereinsname]
- Jahr: [Jahr]
- Beitragssaetze: [z.B. Erwachsene 120 EUR/Jahr,
  Jugendliche 60 EUR, Familien 200 EUR]
Felder (individuell auszufuellen):
- Mitgliedsname: [Platzhalter]
- Mitgliedsnummer: [Platzhalter]
- Beitragskategorie: [Platzhalter]
- Soll: [Jahresbeitrag]
- Gezahlt: [Summe der eingegangenen Zahlungen]
- Offen: [Differenz]
- Status: bezahlt / teilweise bezahlt / offen
Ton: sachlich, uebersichtlich.
Am Ende: Kontaktdaten Schatzmeister/in fuer Rueckfragen.

Beitragsmanagement: Die Uebersicht

Dokument	Empfaenger	Haeufigkeit	KI-Zeitersparnis
Beitragsrechnung	Alle Mitglieder	1×/Jahr	70% (Vorlage)
Zahlungserinnerung (Stufe 1)	Saeumige	Bei Bedarf	80%
Mahnung (Stufe 2)	Weiterhin saeumige	Bei Bedarf	80%
Letzte Mahnung (Stufe 3)	Langzeit-saeumige	Bei Bedarf	75%
Jaehrliche Beitragsuebersicht	Alle Mitglieder	1×/Jahr	65%

Key Takeaways

Dreistufiges Mahnverfahren: freundlich → bestimmt → formell — eskaliert fair und dokumentiert den Prozess
Jede Stufe bietet Gespraechsmoeglichkeit bei finanziellen Schwierigkeiten an — verhindert unnoetige Austritte
Platzhalter-Methode auch hier: nur Vornamen im Prompt, vollstaendige Daten im fertigen Dokument
Jaehrliche Beitragsuebersicht reduziert Rueckfragen drastisch — Transparenz schafft Vertrauen
Alle Vorlagen einmal erstellen und als Prompt-Bibliothek speichern — dann dauert jede Mahnung 3 Minuten

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