Vorstandsarbeit optimieren

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 4 hast du Satzungsaenderungen und Ordnungen mit KI vorbereitet. Jetzt geht es um die Vorstandsarbeit selbst — die Sitzungen, Beschluesse und die ewige Frage: Wer macht was bis wann?

Die Vorstandssitzung dauert drei Stunden. Davon: 45 Minuten Diskussion ueber das Sommerfest, 30 Minuten ueber einen Tagesordnungspunkt, der schon letztes Mal vertagt wurde, und am Ende beschliesst man, „das naechste Mal weiterzumachen". Bekannt?

Prompt: Strukturierte Sitzungsvorbereitung

Erstelle eine strukturierte Sitzungsvorlage fuer unsere
Vorstandssitzung:
- Verein: [Vereinsname]
- Datum: [Datum], [Uhrzeit] - [geplantes Ende]
- Teilnehmer: [Vorstandsmitglieder, Funktion]
- Tagesordnungspunkte:
  1. [TOP 1: Thema — Beschluss/Info/Diskussion]
  2. [TOP 2: Thema — Beschluss/Info/Diskussion]
  3. [TOP 3: Thema — etc.]
  4. Verschiedenes
Fuer jeden TOP:
- Typ: Information / Diskussion / Beschluss
- Zeitvorgabe: [Minuten]
- Vorbereitung: Was muessen die Teilnehmer vorher lesen?
- Bei Beschluss: Beschlussvorlage mit Optionen
Format: Tabelle. Gesamtzeit darf [Dauer] nicht ueberschreiten.

Prompt: Beschlussvorlage

Erstelle eine Beschlussvorlage fuer unsere Vorstandssitzung:
- Verein: [Vereinsname]
- TOP: [Nummer und Bezeichnung]
- Sachverhalt: [Worum geht es? 3-5 Saetze]
- Handlungsoptionen:
  a) [Option A: Beschreibung, Kosten, Vor-/Nachteile]
  b) [Option B: Beschreibung, Kosten, Vor-/Nachteile]
  c) [Option C: Nichts tun — Konsequenzen]
- Empfehlung: [Wer empfiehlt welche Option und warum?]
- Finanzielle Auswirkungen: [Kosten / Budget vorhanden?]
- Beschlusstext: „Der Vorstand beschliesst [konkrete
  Formulierung], mit einem Budget von [EUR].
  Verantwortlich: [Name]. Umsetzung bis: [Datum]."
Format: Strukturiert, max. 1 Seite pro Beschlussvorlage.

✅ Quick Check: Warum enthaelt die Beschlussvorlage immer die Option „Nichts tun"? (Tipp: Die Konsequenzen des Nichtstuns machen deutlich, warum ein Beschluss noetig ist. „Wenn wir den Zaun nicht reparieren, haftet der Verein bei Unfaellen" ueberzeugt mehr als „Wir sollten den Zaun reparieren".)

Prompt: Aufgabenmatrix nach der Sitzung

Erstelle eine Aufgabenmatrix aus unserer Vorstandssitzung:
- Verein: [Vereinsname]
- Sitzung vom: [Datum]
- Beschluesse und Aufgaben:
  [Hier die Stichpunkte aus dem Protokoll einfuegen]
Fuer jede Aufgabe:
- Was: Aufgabenbeschreibung (1 Satz)
- Wer: Verantwortliche Person
- Bis wann: Frist
- Status: offen
- Abhaengigkeiten: [Braucht diese Aufgabe etwas anderes
  zuerst? z.B. Budget-Freigabe, Information von Dritten]
Format: Tabelle, sortiert nach Frist.
Kopfzeile fuer naechste Sitzung: „Offene Punkte pruefen".

Der effiziente Vorstandssitzungs-Workflow

Phase	Ohne KI	Mit KI	Zeitersparnis
Vorbereitung (Tagesordnung, Vorlagen)	60 Min.	20 Min.	67%
Sitzung selbst	3 Std.	1,5-2 Std.	30-50%
Protokoll	60 Min.	15 Min.	75%
Aufgabenmatrix	20 Min.	5 Min.	75%
Nachverfolgung (offene Punkte)	30 Min.	10 Min.	67%
Gesamt	5,5 Std.	2,5 Std.	55%

Prompt: Umlaufbeschluss (zwischen Sitzungen)

Formuliere einen Umlaufbeschluss per E-Mail:
- Verein: [Vereinsname]
- Sachverhalt: [Warum ist ein Beschluss zwischen den
  Sitzungen noetig? z.B. Eilentscheidung, Fristgebundenes]
- Beschlusstext: „Der Vorstand beschliesst im
  Umlaufverfahren gemaess § [Nr.] der Satzung: [Inhalt]"
- Abstimmung: Bitte bis [Datum] per Antwort-Mail mit
  Ja / Nein / Enthaltung abstimmen
- Hinweis: Keine Antwort gilt als [Enthaltung / Ablehnung]
  (je nach Satzung)
Ton: sachlich, kurz, eindeutig.
Hinweis auf Satzungsparagraph, der Umlaufbeschluesse erlaubt.

Key Takeaways

Strukturierte Sitzungsvorbereitung mit Beschlussvorlagen, Hintergrundinfos und Zeitvorgaben verkuerzt Sitzungen um 30-50%
Beschlussvorlage: Sachverhalt + Optionen (inkl. „Nichts tun") + Empfehlung + Finanzen + konkreter Beschlusstext
Aufgabenmatrix nach jeder Sitzung: Wer + Was + Bis wann — ohne sie passiert nichts
Gesamter Sitzungs-Workflow (Vorbereitung bis Nachverfolgung) von 5,5 auf 2,5 Stunden — 55% Ersparnis
Umlaufbeschluesse per E-Mail ersparen Extrasitzungen fuer eilige Entscheidungen

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