Jahresberichte und Statistiken

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 5 hast du Vorstandssitzungen mit KI optimiert — strukturierte Vorbereitung, Beschlussvorlagen, Aufgabenmatrix. Jetzt geht es um die grosse Zusammenfassung: den Jahresbericht.

Die Jahreshauptversammlung ist in vier Wochen. Der Vorsitzende soll den Jahresbericht vorlegen. In seinem Kopf sind alle Informationen — aber auf dem Papier steht bisher nichts. Normalerweise setzt er sich drei Abende hin und schreibt alles aus dem Gedaechtnis. Mit KI und ein paar Stichpunkten: ein Abend.

Prompt: Jahresbericht des Vorstands

Erstelle den Jahresbericht fuer unseren Verein:
- Verein: [Vereinsname], [Vereinstyp]
- Berichtszeitraum: [Datum bis Datum]
- Vorstandsmitglieder: [Namen und Funktionen]
- Mitgliederentwicklung:
  * Anfang: [Anzahl], Ende: [Anzahl]
  * Neueintritte: [Anzahl], Austritte: [Anzahl]
- Wichtige Ereignisse:
  [Stichpunktliste: Events, Projekte, Erfolge, Kooperationen]
- Herausforderungen:
  [Was lief nicht gut? Probleme, offene Baustellen]
- Finanzen (Kurzfassung):
  * Einnahmen: [EUR], Ausgaben: [EUR]
  * Kassenstand: [EUR]
- Ausblick: [Was ist fuers naechste Jahr geplant?]
Struktur:
1. Einleitung (2-3 Saetze: Gesamtbewertung des Jahres)
2. Mitgliederentwicklung
3. Veranstaltungen und Aktivitaeten
4. Herausforderungen und Loesungsansaetze
5. Finanzen (Verweis auf Kassenbericht)
6. Dank an Helfer und Unterstuetzer
7. Ausblick
Ton: sachlich, aber persoenlich. Erfolge und
Herausforderungen ehrlich benennen.
Laenge: 800-1.200 Woerter.

Die drei Kennzahlen-Dimensionen

Dimension	Kennzahlen	Darstellung
Mitglieder	Gesamtzahl, Neueintritte, Austritte, Altersstruktur, Geschlechterverteilung	Entwicklung ueber 3-5 Jahre
Finanzen	Einnahmen, Ausgaben, Kassenstand, Beitragsquote, Ruecklagen	Vergleich zum Vorjahr
Aktivitaet	Veranstaltungen, Trainingseinheiten, Teilnehmerzahlen, Wettkampfergebnisse	Absolut + Trend

Prompt: Mitgliederstatistik aufbereiten

Erstelle eine uebersichtliche Mitgliederstatistik:
- Verein: [Vereinsname]
- Stichtag: 31.12.[Jahr]
- Mitglieder gesamt: [Anzahl]
- Aufgliederung:
  * Kinder (bis 14): [Anzahl]
  * Jugendliche (15-18): [Anzahl]
  * Erwachsene (19-59): [Anzahl]
  * Senioren (60+): [Anzahl]
- Abteilungen: [Abteilung: Anzahl Mitglieder]
- Neueintritte: [Anzahl], davon [Anzahl] Kinder/Jugendliche
- Austritte: [Anzahl], haeufigste Gruende: [falls bekannt]
Darstellung:
1. Gesamtuebersicht als Tabelle
2. Entwicklung gegenueber Vorjahr (absolut und prozentual)
3. 3-Jahres-Trend (falls Zahlen vorhanden)
4. Auffaelligkeiten und Handlungsempfehlungen (z.B.
   „Jugendarbeit staerken" wenn Jugendliche abnehmen)

✅ Quick Check: Warum ist der 3-Jahres-Trend aussagekraeftiger als der Vorjahresvergleich? (Tipp: Ein einzelnes Jahr kann Ausreisser enthalten — Corona, ein besonders gutes Event, ein Vorstandswechsel. Der Trend ueber drei Jahre zeigt, ob eine Entwicklung strukturell ist oder nur eine Schwankung.)

Prompt: Kennzahlen-Dashboard fuer den Vorstand

Erstelle ein einfaches Kennzahlen-Dashboard fuer unseren Verein:
- Verein: [Vereinstyp] mit [Anzahl] Mitgliedern
Kennzahlen:
1. Mitglieder: Bestand, Zu-/Abgaenge, Fluktuation (%)
2. Finanzen: Einnahmen, Ausgaben, Ergebnis, Beitragsquote
3. Aktivitaet: Events durchgefuehrt, Trainingseinheiten,
   Durchschnittliche Teilnehmerzahl
4. Ehrenamt: Aktive Helfer, Stunden pro Helfer/Monat
5. Kommunikation: Social-Media-Follower, Website-Besuche
   (falls bekannt)
Fuer jede Kennzahl:
- Aktueller Wert
- Vergleich Vorjahr (besser/schlechter/gleich)
- Ampel-Bewertung (gruen/gelb/rot)
- Handlungsempfehlung bei gelb/rot
Format: Tabelle, auf eine Seite passend.

Zeitvergleich: Jahresbericht erstellen

Schritt	Ohne KI	Mit KI
Daten zusammentragen	2 Std.	2 Std. (manuell)
Text formulieren	3-4 Std.	1 Std.
Statistiken aufbereiten	1-2 Std.	30 Min.
Formatieren und pruefen	1 Std.	30 Min.
Gesamt	7-9 Std.	4 Std.

Key Takeaways

Jahresbericht = Grundlage fuer Vorstandsentlastung — Leistungen, Herausforderungen und Finanzen transparent darstellen
Drei Kennzahlen-Dimensionen: Mitglieder, Finanzen, Aktivitaet — jeweils im Zeitverlauf (3-Jahres-Trend)
Herausforderungen ehrlich benennen statt verschweigen — Transparenz schafft mehr Vertrauen als eine reine Erfolgsbilanz
Kennzahlen-Dashboard auf einer Seite: Ampel-Bewertung macht sofort sichtbar, wo Handlungsbedarf besteht
KI halbiert die Zeit fuer den Jahresbericht — von 7-9 auf 4 Stunden

Up Next

In der naechsten Lektion geht es um digitale Tools und ihre Integration — wie du Vereinssoftware und KI sinnvoll kombinierst.