Digitale Tools und Integration

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 6 hast du Jahresberichte und Kennzahlen mit KI erstellt. Jetzt geht es um die Frage: Welche digitalen Werkzeuge braucht ein Verein wirklich — und wie passen KI-Tools ins Gesamtbild?

Die Mitgliederliste in Excel, Termine im WhatsApp-Gruppenchat, Dokumente auf dem privaten Laptop des Vorsitzenden, Fotos auf dem Handy der Pressewartin. Klingt chaotisch? Ist es auch. Und trotzdem der Normalzustand in den meisten Vereinen.

Der digitale Werkzeugkasten: Was braucht ein Verein?

Bereich	Tool-Kategorie	Beispiele	Kosten
Mitglieder & Beitraege	Vereinssoftware	SEWOBE, Vereinsflieger, ClubDesk	0-50 EUR/Monat
Kommunikation	Messenger + E-Mail	WhatsApp, Signal, Clubeigene App	Kostenlos
Dokumente	Cloud-Speicher	Google Drive, Nextcloud, OneDrive	Kostenlos/guenstig
Termine	Kalender	Google Calendar, Vereins-App	Kostenlos
Texte & Inhalte	KI-Tools	ChatGPT, Claude, Copilot	Kostenlos/guenstig
Website	CMS oder Baukasten	WordPress, Jimdo, Vereinsseite	0-15 EUR/Monat
Finanzen	Buchhaltung	Vereinssoftware oder Excel	Siehe oben

Wann reicht Excel — und wann nicht?

Kriterium	Excel reicht	Vereinssoftware empfohlen
Mitgliederzahl	Bis ~100	Ab ~100
Vorstandsmitglieder mit Zugriff	1-2	3+
Beitragseinzug	Ueberweisung	SEPA-Lastschrift
Abteilungen	1-2	3+
Veranstaltungsplanung	2-3 Events/Jahr	6+ Events/Jahr
Ehrenamtliche mit Datenzugriff	1 Person	Mehrere

Prompt: Tool-Bedarfsanalyse fuer deinen Verein

Analysiere den Digital-Tool-Bedarf unseres Vereins:
- Vereinstyp: [z.B. Sportverein, Musikverein]
- Mitglieder: [Anzahl]
- Abteilungen: [Anzahl und Namen]
- Aktuelle Tools: [Was nutzt ihr bisher? Excel, WhatsApp, etc.]
- Vorstandsgroesse: [Anzahl, wer braucht Datenzugriff?]
- Budget fuer digitale Tools: [EUR/Monat oder EUR/Jahr]
- Groesste Schmerzpunkte: [z.B. Mitgliederliste veraltet,
  Beitraege manuell, Dokumente verstreut]
Bitte bewerte:
1. Welche Tools braucht der Verein wirklich? (priorisiert)
2. Was kann kostenlos geloest werden?
3. Wo lohnt sich eine Investition?
4. In welcher Reihenfolge einfuehren? (ein Tool nach dem
   anderen — nie alles auf einmal)
5. Wie passt KI in den Tool-Mix?

✅ Quick Check: Warum „ein Tool nach dem anderen" statt alles auf einmal? (Tipp: Ehrenamtliche haben begrenzte Zeit fuer Einarbeitung. Fuenf neue Tools gleichzeitig ueberfordern alle und fuehren dazu, dass am Ende keines richtig genutzt wird. Lieber drei Monate mit der Vereinssoftware arbeiten, bevor der Cloud-Speicher drankommt.)

Vereinssoftware + KI: Der kombinierte Workflow

Beispiel: Monatlicher Verwaltungszyklus

Vereinssoftware:                    KI-Tools:
┌──────────────────────┐    ┌──────────────────────┐
│ Mitgliederdaten      │    │ Begruessungsmails     │
│ Beitragseinzug       │    │ Mahnschreiben         │
│ SEPA-Mandate         │───▶│ Protokolle            │
│ Terminverwaltung     │    │ Einladungen           │
│ Statistiken          │    │ Jahresberichte        │
│ (strukturierte Daten)│    │ (Texte und Dokumente) │
└──────────────────────┘    └──────────────────────┘
         │                           │
         └─────────┬─────────────────┘
                   ▼
          Fertige Dokumente
          (Mensch prueft)

Die Vereinssoftware liefert die Daten (aggregiert, nicht personenbezogen). KI macht daraus Texte und Dokumente. Der Mensch prueft und gibt frei.

Prompt: Digitalisierungsplan fuer den Verein

Erstelle einen Digitalisierungsplan fuer unseren Verein:
- Verein: [Vereinstyp] mit [Anzahl] Mitgliedern
- Aktueller Stand: [Welche Tools nutzt ihr?
  Wie digital seid ihr auf einer Skala 1-10?]
- Budget: [EUR/Monat oder EUR/Jahr]
- Technikaffinitaet Vorstand: [hoch / mittel / gering]
Plan in drei Phasen (je 3 Monate):
Phase 1: Basis schaffen
- [Welches Tool zuerst? Wer fuehrt ein? Wie schulen?]
Phase 2: Erweitern
- [Naechstes Tool, Integration mit Phase 1]
Phase 3: Optimieren
- [KI einbinden, Workflows verbinden, Routine aufbauen]
Fuer jede Phase: konkretes Tool, Kosten, Zeitaufwand
fuer Einfuehrung, Verantwortlicher, Erfolgskriterium.

Key Takeaways

Fuenf Tool-Bereiche decken die Vereinsverwaltung ab: Mitglieder, Kommunikation, Dokumente, Termine, Texte (KI)
Excel reicht bis ~100 Mitglieder — danach lohnt sich Vereinssoftware (SEWOBE, Vereinsflieger, ClubDesk)
Vereinssoftware = strukturierte Daten, KI = Texte und Dokumente — zusammen decken sie 90% der Verwaltung ab
Ein Tool nach dem anderen einfuehren — nie alles gleichzeitig, das ueberfordert Ehrenamtliche
Drei-Phasen-Digitalisierungsplan: Basis schaffen → erweitern → mit KI optimieren

Up Next

In der letzten Lektion erstellst du deinen persoenlichen Automatisierungsplan — mit den konkreten ersten Schritten fuer deinen Verein.