Dein Automatisierungsplan

🔄 Kurzer Rueckblick: In sieben Lektionen hast du die wichtigsten Verwaltungsbereiche mit KI optimiert — von der Mitgliederaufnahme ueber das Mahnwesen bis zur Tool-Integration. Jetzt bringst du alles in einen konkreten Plan.

Kursrueckblick: Dein Werkzeugkasten

Lektion	Bereich	Wichtigstes Werkzeug
2	Mitgliederverwaltung	Begruessungsmail, Austrittsbestaetigung, Daten-Check
3	Beitraege & Mahnwesen	3-Stufen-Mahnverfahren, Beitragsuebersicht
4	Satzung & Ordnungen	Satzungsaenderung, Geschaeftsordnung, Beitragsordnung
5	Vorstandsarbeit	Sitzungsvorbereitung, Beschlussvorlage, Aufgabenmatrix
6	Jahresberichte	Vorstandsbericht, Mitgliederstatistik, Kennzahlen-Dashboard
7	Digitale Tools	Bedarfsanalyse, Digitalisierungsplan

Prompt: Persoenlicher Automatisierungsplan

Erstelle einen konkreten Automatisierungsplan fuer
unsere Vereinsverwaltung:
- Verein: [Vereinstyp] mit [Anzahl] Mitgliedern
- Vorstand: [Anzahl] Personen
- Aktuelle Verwaltungstools: [Excel / Vereinssoftware / Papier]
- Groesste Zeitfresser: [z.B. Mitgliederverwaltung, Beitraege,
  Protokolle, Jahresbericht]
- Naechste wichtige Aufgabe: [z.B. MV in 6 Wochen,
  Beitragseinzug, Jahresbericht]
- KI-Erfahrung im Vorstand: [keine / etwas / regelmaessig]

Erstelle einen 3-Monats-Plan:
Monat 1 — Grundlagen:
- Welchen Verwaltungsprozess zuerst automatisieren?
- Prompt-Vorlagen fuer diesen Prozess erstellen
- Ergebnis dem Vorstand praesentieren

Monat 2 — Erweitern:
- 2-3 weitere Prozesse mit KI abdecken
- Prompt-Bibliothek aufbauen (10-15 Vorlagen)
- Zweite Person einarbeiten

Monat 3 — Etablieren:
- Alle Kernprozesse mit KI-Unterstuetzung
- Workflow-Dokumentation fuer den Vorstand
- Erfolgsmessung: Zeitersparnis pro Prozess

Fuer jeden Schritt: konkretes To-Do, Prompt-Verweis,
geschaetzter Zeitaufwand, Erfolgskriterium.

Die Automatisierungs-Pyramide

                    ┌─────────────┐
                    │  Optimieren │  Monat 3+
                    │ Kennzahlen  │  Workflows verfeinern
                    │ Dashboard   │  Neue Bereiche
                    ├─────────────┤
                  │   Erweitern    │  Monat 2
                  │ Beitraege      │  3-5 Prozesse
                  │ Vorstandsarbeit│  Prompt-Bibliothek
                  ├────────────────┤
                │    Grundlagen     │  Monat 1
                │ Mitgliederverwalt.│  1-2 Prozesse
                │ Erste Prompts     │  Quick Win zeigen
                └───────────────────┘

Immer von unten nach oben. Nie die Spitze ohne Basis.

Erfolgsmessung: Vorher-Nachher

Prozess	Vorher	Nachher	Ersparnis
Neuaufnahme (komplett)	40 Min.	19 Min.	53%
Mahnung (3 Stufen)	60 Min.	15 Min.	75%
Vorstandssitzung (komplett)	5,5 Std.	2,5 Std.	55%
Jahresbericht	7-9 Std.	4 Std.	50%
Satzungsaenderung vorbereiten	4-6 Std.	2 Std.	60%
Jaehrlich gesamt	~200 Std.	~90 Std.	~55%

110 Stunden pro Jahr gespart — das sind fast 14 volle Arbeitstage. Fuer Ehrenamtliche, die jede freie Stunde zaehlen.

Rueckfallstrategie: Wenn KI nicht verfuegbar ist

Situation	Loesung
KI-Tool offline	Gespeicherte Vorlagen als Textdatei nutzen
Kostenloses Angebot wird eingestellt	Alternatives Tool bereit haben (Claude, Copilot, Gemini)
Neues Vorstandsmitglied ohne KI-Erfahrung	Prompt-Bibliothek mit Anleitungen
Datenschutzbedenken	Platzhalter-Methode dokumentiert
Qualitaetsproblem bei KI-Output	Pruef-Checkliste fuer jeden Dokumenttyp

Prompt-Bibliothek: Deine Sammlung

Speichere diese Vorlagen als Textdatei — das ist dein Verwaltungs-Werkzeugkasten:

Kategorie	Prompts	Lektion
Mitgliederverwaltung	4 (Begruessungsmail, Austritt, Adressaenderung, Daten-Check)	L2
Beitraege & Mahnwesen	5 (Rechnung, 3 Mahnstufen, Uebersicht)	L3
Satzung & Ordnungen	3 (Satzungsaenderung, Geschaeftsordnung, Beitragsordnung)	L4
Vorstandsarbeit	3 (Sitzungsvorbereitung, Beschlussvorlage, Aufgabenmatrix)	L5
Jahresberichte	3 (Jahresbericht, Mitgliederstatistik, Kennzahlen-Dashboard)	L6
Tool-Integration	2 (Bedarfsanalyse, Digitalisierungsplan)	L7
Gesamt	20 Prompts

Key Takeaways

3-Monats-Plan: Grundlagen (1 Prozess) → Erweitern (3-5 Prozesse) → Etablieren (alle Kernprozesse)
Automatisierungs-Pyramide: immer von unten nach oben — Mitgliederverwaltung zuerst, Optimierung zuletzt
110 Stunden pro Jahr Ersparnis — fast 14 Arbeitstage fuer den ehrenamtlichen Vorstand
Rueckfallstrategie: Vorlagen gespeichert, alternatives KI-Tool bereit, manuelle Prozesse dokumentiert
20 Prompt-Vorlagen bilden den Verwaltungs-Werkzeugkasten — einmal erstellen, dauerhaft nutzen

Du hast jetzt 20 Prompts und einen konkreten Plan. Die naechste Verwaltungsaufgabe, die auf deinem Tisch landet — probiere den passenden Prompt aus. Ein Prozess nach dem anderen. Und in drei Monaten fragt sich der Vorstand, wie ihr das frueher ohne KI geschafft habt.