Status quo: Wo steht deine Behoerde?

Bevor du Prozesse digitalisierst, musst du wissen, wo du stehst. Klingt banal — aber die meisten Digitalisierungsprojekte scheitern, weil sie mit der Loesung starten statt mit der Analyse.

Das 5-Stufen-Reifegradmodell

Stufe	Name	Beschreibung	Anteil deutscher Kommunen
1	Analog	Papierbasiert, kaum IT	~10%
2	Inseln	Einzelne digitale Loesungen, kein Gesamtkonzept	~60%
3	Vernetzt	Systeme sind verbunden, gemeinsame Standards	~20%
4	Integriert	Medienbruchfreie Prozesse, E-Akte, Online-Services	~8%
5	Intelligent	KI-gestuetzt, proaktive Services, datengetrieben	~2%

Die meisten deutschen Verwaltungen stecken auf Stufe 2: Das Buergeramt hat Online-Terminbuchung, das Bauamt arbeitet mit Papierakten, und die E-Akte existiert in der IT-Strategie, aber nicht im Alltag.

Checkliste: Dein Amt in 10 Fragen

#	Frage	Ja	Teilweise	Nein
1	Gibt es eine zentrale IT-Strategie?	★★★	★★	★
2	Nutzen alle Abteilungen dieselbe E-Akte?	★★★	★★	★
3	Koennen Buerger Antraege online stellen?	★★★	★★	★
4	Sind die Online-Antraege medienbruchfrei?	★★★	★★	★
5	Gibt es einheitliche Fachverfahren?	★★★	★★	★
6	Werden Prozesse regelmaessig analysiert?	★★★	★★	★
7	Gibt es Fortbildungen zu digitalen Tools?	★★★	★★	★
8	Existiert ein Digitalisierungsbudget?	★★★	★★	★
9	Nutzen Beschaeftigte KI im Arbeitsalltag?	★★★	★★	★
10	Gibt es eine KI-Dienstanweisung?	★★★	★★	★

Auswertung: 25-30 Sterne = Stufe 4-5 | 18-24 = Stufe 3 | 12-17 = Stufe 2 | Unter 12 = Stufe 1

✅ Quick Check: Warum ist die Frage nach der „medienbruchfreien" Online-Antragstellung so wichtig? (Tipp: Ein Online-Formular, das im Amt ausgedruckt und manuell weiterverarbeitet wird, spart dem Buerger vielleicht den Weg, aber dem Amt keine Arbeit. Medienbruchfrei heisst: digital vom Antrag bis zum Bescheid.)

Die sechs typischen Digitalisierungsblocker

#	Blocker	Anteil	Wie KI hilft
1	Fehlende Digitalkompetenz	72%	KI-Schulungen, einfache Tools, Learning-by-Doing
2	Inkompatible Fachverfahren	65%	KI als Bruecke zwischen Systemen (Datenextraktion, Konvertierung)
3	Fehlende Standards	58%	KI generiert Vorlagen und Prozessbeschreibungen
4	Kein Budget	45%	KI-Tools sind oft kostenlos oder guenstig
5	Kulturwiderstand	40%	Leuchtturm-Projekte mit messbarer Zeitersparnis
6	Rechtsunsicherheit	35%	KI hilft bei Compliance-Check, Rechtslage zusammenfassen

Prozesslandkarte erstellen — mit KI

Prompt

Du bist Organisationsberater fuer eine mittelgrosse Stadtverwaltung
(80.000 Einwohner, 600 Beschaeftigte).
Erstelle eine Prozesslandkarte fuer das Buergeramt mit:
- Kernprozesse (Antraege, Auskuenfte, Beurkundungen)
- Unterstuetzungsprozesse (IT, Personal, Finanzen)
- Steuerungsprozesse (Qualitaetsmanagement, Controlling)
Fuer jeden Prozess: Name, Haeufigkeit pro Woche, durchschnittliche
Bearbeitungszeit, Digitalisierungspotenzial (hoch/mittel/gering).
Format: Tabelle, sortiert nach Digitalisierungspotenzial.

Was KI daraus macht (Auszug)

Prozess	Haeufigkeit/Woche	Bearbeitungszeit	Digitalisierungspotenzial
Meldebescheinigung ausstellen	120	10 Min.	Hoch
Personalausweis beantragen	80	20 Min.	Hoch
Fuehrungszeugnis beantragen	40	15 Min.	Hoch
Gewerbeanmeldung	25	30 Min.	Mittel
Eheschliessung anmelden	10	45 Min.	Gering

Dein Aktionsplan fuer die Bestandsaufnahme

Schritt	Zeitaufwand	Ergebnis
1. Checkliste ausfuellen	30 Min.	Reifegradstufe bekannt
2. Prozesslandkarte mit KI erstellen	1 Stunde	Alle Prozesse erfasst
3. Top-5-Prozesse identifizieren	30 Min.	Prioritaetenliste
4. Blocker benennen	30 Min.	Massnahmenplan

Key Takeaways

60% der deutschen Kommunen stehen auf Reifegrad 2 (digitale Inseln) — die meisten Aemter haben Einzelloesungen, aber kein Gesamtkonzept
Groesster Blocker: fehlende Digitalkompetenz (72%), nicht fehlende Technik
10-Fragen-Checkliste zeigt dir in 30 Minuten, wo dein Amt steht
KI erstellt Prozesslandkarten in einer Stunde statt in Wochen
Bestandsaufnahme zuerst, Loesung danach — das ist der Unterschied zwischen Erfolg und Scheitern

Up Next

In der naechsten Lektion lernst du, wie du einzelne Prozesse mit KI analysierst — Medienbrueche finden, Engpaesse identifizieren und Automatisierungspotenziale berechnen.