Prozessanalyse mit KI

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 2 hast du den Digitalisierungsstand deiner Behoerde bewertet und eine Prozesslandkarte erstellt. Jetzt gehst du in die Tiefe: einzelne Prozesse analysieren und Potenziale berechnen.

Du weisst jetzt, wo dein Amt steht. Aber welchen Prozess digitalisierst du zuerst? Und wie ueberzeugst du die Amtsleitung, dass es sich lohnt? Die Antwort: mit Zahlen.

Prozesse in 5 Schritten analysieren

Schritt	Was du tust	Ergebnis
1	Prozess aufzeichnen (Ist-Zustand)	Alle Schritte, Beteiligte, Systeme sichtbar
2	Medienbrueche markieren	Schwachstellen identifiziert
3	Zeiten und Kosten berechnen	Wirtschaftlichkeit berechenbar
4	KI-Potenziale bewerten	Automatisierbare Schritte erkannt
5	Soll-Prozess entwerfen	Optimierter Ablauf mit KI-Unterstuetzung

Praxisbeispiel: Meldebescheinigung

Ist-Zustand (analog)

Schritt	Wer	Was	Medium	Zeit
1	Buerger	Kommt ins Buergeramt, nimmt Wartenummer	Analog	20 Min. Wartezeit
2	Sachbearbeiter	Fragt Personalausweis, sucht im Melderegister	Digital	3 Min.
3	Sachbearbeiter	Druckt Bescheinigung, unterschreibt	Medienbruch	2 Min.
4	Sachbearbeiter	Kassiert Gebuehr (bar oder Karte)	Gemischt	2 Min.
5	Buerger	Erhaelt Bescheinigung	Analog	1 Min.
		Gesamtzeit Buerger		~28 Min.
		Gesamtzeit Sachbearbeiter		~8 Min.

Soll-Zustand (digital + KI)

Schritt	Wer	Was	Medium	Zeit
1	Buerger	Stellt Online-Antrag mit eID	Digital	3 Min.
2	System	Prueft Identitaet automatisch, generiert Bescheinigung	Digital	Sekunden
3	KI	Prueft auf Plausibilitaet, markiert Sonderfaelle	Digital	Sekunden
4	System	Bucht Gebuehr per Online-Zahlung	Digital	1 Min.
5	System	Stellt Bescheinigung digital bereit	Digital	Sofort
		Gesamtzeit Buerger		~5 Min.
		Gesamtzeit Sachbearbeiter		~0 Min. (nur Sonderfaelle)

Kostenrechnung

Kennzahl	Ist	Soll	Ersparnis
Vorgaenge/Monat	500	500	—
Sachbearbeiter-Zeit/Vorgang	8 Min.	0,5 Min. (Sonderfaelle)	94%
Personalkosten/Monat	3.000 EUR	190 EUR	2.810 EUR
Personalkosten/Jahr	36.000 EUR	2.280 EUR	33.720 EUR

✅ Quick Check: Warum bleibt im Soll-Zustand noch 0,5 Min. Sachbearbeiter-Zeit pro Vorgang? (Tipp: Nicht alle Faelle sind Standardfaelle. Sonderfaelle — Sperrvermerk, abweichende Meldedaten, ungueltige eID — brauchen menschliche Pruefung. KI filtert sie heraus, der Sachbearbeiter bearbeitet nur die Ausnahmen.)

KI-gestuetzte Prozessanalyse

Prompt fuer die Prozessanalyse

Du bist Organisationsberater fuer eine Kommunalverwaltung.
Analysiere folgenden Verwaltungsprozess:
Prozess: Bearbeitung einer Gewerbeanmeldung
Schritte:
1. Buerger fuellt Formular aus (Papier oder Online-PDF)
2. Sachbearbeiter prueft Vollstaendigkeit
3. Sachbearbeiter prueft Gewerbeuntersagungen im Gewerberegister
4. Sachbearbeiter gibt Daten in Fachverfahren ein
5. Sachbearbeiter erstellt Gewerbeschein
6. Sachbearbeiter versendet per Post, informiert IHK und Finanzamt
Analysiere:
- Wo sind Medienbrueche?
- Welche Schritte koennen automatisiert werden?
- Wo kann KI unterstuetzen (nicht ersetzen)?
- Geschaetzte Zeitersparnis pro Vorgang?
Format: Tabelle mit Schritt, Medienbruch (ja/nein),
Automatisierungspotenzial, KI-Einsatz, geschaetzte Ersparnis.

Die Priorisierungsmatrix

Kriterium	Gewichtung	Meldebescheinigung	Gewerbeanmeldung	Baugenehmigung
Wiederholungsrate	30%	★★★★★	★★★☆☆	★☆☆☆☆
Kosten pro Vorgang	25%	★★☆☆☆	★★★☆☆	★★★★★
Komplexitaet (niedrig = gut)	25%	★★★★★	★★★★☆	★☆☆☆☆
Buerger-Impact	20%	★★★★☆	★★★☆☆	★★★★☆
Gesamtpunktzahl		4,1	3,3	2,7
Prioritaet		1 (Quick Win)	2	3 (langfristig)

Key Takeaways

Medienbrueche finden = groesstes Optimierungspotenzial — jeder Wechsel analog↔digital kostet Zeit und Geld
Kosten berechnen: Vorgaenge x Zeit x Personalkosten = Zahl, die Amtsleitungen ueberzeugt
Quick Wins zuerst: hohe Wiederholungsrate + geringe Komplexitaet + hohe Kosten = erster Digitalisierungskandidat
KI analysiert Prozesse in Minuten statt Wochen — Medienbrueche, Doppelarbeit, Automatisierungspotenziale
Priorisierungsmatrix: 4 Kriterien gewichten, objektiv entscheiden statt nach Bauchgefuehl

Up Next

In der naechsten Lektion lernst du die konkreten KI-Werkzeuge kennen, die fuer die Verwaltungsdigitalisierung zur Verfuegung stehen — von allgemeinen Sprachmodellen bis zu spezialisierten Fachverfahren.