KI-Werkzeuge fuer die Verwaltung

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 3 hast du gelernt, Prozesse zu analysieren, Medienbrueche zu finden und Kosten zu berechnen. Jetzt geht es um die Werkzeuge: Welche KI-Tools gibt es, und welche passen zu deiner Behoerde?

Die Frage „Welches KI-Tool sollen wir nutzen?" kommt in jeder Behoerde. Die ehrliche Antwort: Es kommt darauf an — auf deinen Anwendungsfall, dein Budget und deinen Reifegrad.

Die drei Kategorien von KI-Werkzeugen

1. Allgemeine Sprachmodelle (Einstieg)

Werkzeug	Staerke	Kosten	DSGVO-Konformitaet
ChatGPT (OpenAI)	Vielseitig, grosses Sprachverstaendnis	Kostenlos/20 EUR	EU-Server moeglich (Enterprise)
Claude (Anthropic)	Lange Texte, sorgfaeltiges Reasoning	Kostenlos/20 EUR	EU-Server moeglich
Gemini (Google)	Google-Workspace-Integration	Kostenlos/20 EUR	Google Compliance
Copilot (Microsoft)	Office-365-Integration	Teil von M365	Microsoft 365 Compliance

Geeignet fuer: Textentwuerfe, Zusammenfassungen, Recherche, E-Mail-Vorlagen, Protokolle — alles ohne personenbezogene Daten.

2. Spezialisierte Verwaltungs-KI (Fortgeschritten)

Werkzeug	Einsatzbereich	Besonderheit
F13 (Aleph Alpha/BW)	Verwaltungstexte, Bescheide	Im Einsatz in Baden-Wuerttemberg, deutsches Hosting
Aleph Alpha	Enterprise-KI, Dokumentenanalyse	Deutsches Unternehmen, EU-Hosting
Materna/Dataport	Behoerden-Loesungen	Laender- und kommunalspezifisch
DigitalService (Bund)	Bundesverwaltung	Open Source, technische Infrastruktur

Geeignet fuer: Verwaltungsspezifische Texte, Rechtsgrundlagen-Pruefung, Dokumentenanalyse mit Fachverfahren-Integration.

3. Integrierte Fachverfahren mit KI (Profi)

System	KI-Funktion	Bereich
Prosoz (Sozialamt)	Automatische Leistungsberechnung, Bescheiderstellung	Soziales
ProBauG (Bauamt)	Antragsanalyse, Vollstaendigkeitspruefung	Bauen
Auslaenderwesen	Dokumentenerkennung, Statusverfolgung	Migration
Gewerberegister	Automatische Plausibilitaetspruefung	Wirtschaft

Geeignet fuer: Hohe Fallzahlen, wiederkehrende Entscheidungsmuster, Integration in bestehende Arbeitsablaeufe.

✅ Quick Check: Warum solltest du nicht sofort ein spezialisiertes Verwaltungs-KI-System beschaffen? (Tipp: Beschaffungsprozesse in der Verwaltung dauern Monate bis Jahre. In der Zwischenzeit kannst du mit allgemeinen Tools sofort starten und Erfahrungen sammeln, die die spaetere Beschaffungsentscheidung besser machen.)

Die richtige Reihenfolge

Phase	Reifegrad	Tool-Empfehlung	Budget
1	Einstieg	Allgemeine Sprachmodelle (kostenlose Versionen)	0 EUR
2	Pilot	Allgemeine Sprachmodelle (Pro-Versionen)	20-50 EUR/Monat/Nutzer
3	Ausbau	Spezialisierte Verwaltungs-KI evaluieren	5.000-50.000 EUR/Jahr
4	Integration	Fachverfahren mit KI-Erweiterung	50.000+ EUR

E-Akte als Fundament

Ohne E-Akte	Mit E-Akte
KI muss manuell mit Daten gefuettert werden	KI greift auf strukturierte Daten zu
Jeder KI-Einsatz ist ein Einzelfall	KI arbeitet systematisch ueber Vorgaenge
Keine Prozessautomatisierung moeglich	Workflows von Antrag bis Bescheid automatisierbar
Wissen steckt in Koepfen und Papierordnern	Wissen ist digital, durchsuchbar, teilbar

Realitaet: Viele Behoerden haben die E-Akte eingefuehrt, aber nicht alle Abteilungen nutzen sie. Das ist der haeufigste Engpass: Die Technik existiert, wird aber nicht konsequent verwendet. Hier hilft Change Management (Lektion 6) mehr als neue Software.

Beschaffung von KI-Tools

Aspekt	Worauf du achten musst
DSGVO-Konformitaet	EU-Serverstandort? Auftragsverarbeitungsvertrag?
Vergaberecht	Unter/ueber Schwellenwert? Direktvergabe moeglich?
Datenschutz-Folgenabschaetzung	Erforderlich bei personenbezogenen Daten
IT-Sicherheit	BSI-Grundschutz, Verschluesselung, Zugangskontrollen
Support und Schulung	Deutschsprachiger Support? Schulungsangebot?
Exit-Strategie	Datenexport moeglich? Kein Lock-in?

Key Takeaways

Drei Kategorien: Allgemeine LLMs (Einstieg, kostenlos) → Spezialisierte Verwaltungs-KI → Integrierte Fachverfahren mit KI
Einstieg: Allgemeine Sprachmodelle fuer interne Textarbeit — keine Beschaffung, sofort verfuegbar
E-Akte ist Voraussetzung fuer skalierbaren KI-Einsatz — ohne digitale Daten kein Effizienzgewinn
Beschaffung beachten: DSGVO, Vergaberecht, BSI-Grundschutz, Exit-Strategie
Erst Erfahrungen mit kostenlosen Tools sammeln, dann informiert beschaffen

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In der naechsten Lektion geht es um das Onlinezugangsgesetz (OZG) — wie du die 575 Verwaltungsleistungen mit KI-Unterstuetzung digitalisierst.