Change Management in der Behoerde

🔄 Kurzer Rueckblick: In Lektion 5 hast du gelernt, wie du OZG-Leistungen mit KI umsetzen kannst — Formulare, Bescheide, EfA-Nachnutzung. Jetzt geht es um die groesste Herausforderung: Menschen mitnehmen.

Du hast die perfekte Prozessanalyse, die besten KI-Tools und einen soliden Umsetzungsplan. Und dann sagt dein Kollege: „Das brauchen wir nicht. Ich mache das seit 25 Jahren so." Willkommen beim Change Management.

Warum Technik allein nicht reicht

Projekte ohne Change Management	Projekte mit Change Management
30% Erfolgsquote	90% Erfolgsquote
Technik steht, wird nicht genutzt	Technik wird aktiv eingesetzt
Parallelbetrieb (alt + neu)	Sauberer Uebergang
Frustrierte Mitarbeitende	Engagierte Mitarbeitende
Investition verpufft	Investition zahlt sich aus

Der Veraenderungsprozess in 5 Phasen

Phase	Dauer	Fokus	Beteiligte
1. Bewusstsein	2-4 Wochen	Warum muessen wir uns veraendern?	Leitung, alle Beschaeftigten
2. Beteiligung	4-8 Wochen	Was genau veraendert sich? Wie gestalten wir mit?	Projektteam, Personalrat, Pilotgruppe
3. Befaehigung	4-8 Wochen	Schulung, Praxis, Begleitung	Alle Nutzer, Multiplikatoren
4. Einfuehrung	2-4 Wochen	Go-Live, Support, Nachsteuerung	Alle, IT-Support
5. Stabilisierung	3-6 Monate	Nachhaltigkeit, Optimierung, Feedback	Alle, Projektteam

Kommunikationsstrategie

Die vier Botschaften, die jeder hoeren muss

Botschaft	Warum wichtig	Beispiel
Warum aendern wir uns?	Ohne „Warum" kein Verstaendnis	„570.000 Stellen unbesetzt (dbb, 2025) — wir muessen effizienter werden"
Was aendert sich konkret?	Reduziert Unsicherheit	„Ab Mai erstellen wir Vermerke mit KI-Unterstuetzung"
Was aendert sich NICHT?	Reduziert Angst	„Eure Stellen sind sicher. KI uebernimmt Routine, nicht Facharbeit"
Was habt ihr davon?	Schafft Motivation	„3-5 Stunden weniger Routinearbeit pro Woche"

Kommunikationskanaele nach Wirksamkeit

Kanal	Wirksamkeit	Wann einsetzen
Persoenliches Gespraech	★★★★★	Bedenken einzelner Mitarbeitender
Live-Demo durch Kollegen	★★★★★	Team-Meetings, Dienstbesprechungen
Workshop/Schulung	★★★★☆	Befaehigungsphase
Team-Meeting	★★★☆☆	Regelmaessige Updates
E-Mail/Intranet	★★☆☆☆	Dokumentation, Ankuendigungen
Dienstanweisung	★☆☆☆☆	Formale Absicherung (nicht zur Ueberzeugung)

✅ Quick Check: Warum ist eine Dienstanweisung der schlechteste Kommunikationskanal fuer Veraenderungen? (Tipp: Eine Dienstanweisung erzeugt Compliance, nicht Ueberzeugung. Mitarbeitende tun, was vorgeschrieben ist — aber ohne Ueberzeugung nutzen sie Workarounds, um beim Alten zu bleiben. Echte Veraenderung braucht Verstaendnis und persoenliche Erfahrung.)

Widerstandsmanagement

Die fuenf Widerstandstypen in der Verwaltung

Typ	Typischer Satz	Strategie
Der Bewahrer	„Das haben wir schon immer so gemacht"	Respekt zeigen, kleinen Vorteil demonstrieren
Der Skeptiker	„Das funktioniert bei uns nicht"	Ernst nehmen, gemeinsam testen
Der Ueberforderte	„Ich komme mit der Technik nicht klar"	Individuelle Schulung, Buddy-System
Der Politische	„Erst muss der Personalrat zustimmen"	Personalrat fruehzeitig einbinden
Der Passive	Sagt nichts, macht nichts	Direkt ansprechen, konkreten Anwendungsfall zeigen

Multiplikatoren aufbauen

Rolle	Aufgabe	Wie du sie findest
KI-Scout	Testet neue Tools, berichtet dem Team	Die Begeisterten (~10%)
Prozess-Pate	Begleitet einen Prozess von analog zu digital	Erfahrene Sachbearbeiter mit Offenheit
Feedback-Sammler	Sammelt Rueckmeldungen, meldet Probleme	Vertrauensperson im Team

Erfolgsmessung

Kennzahl	Wie messen	Ziel nach 6 Monaten
Nutzungsquote	Anteil Beschaeftigte, die KI nutzen	>60%
Zufriedenheit	Befragung (1-10 Skala)	>7
Zeitersparnis	Vorher/Nachher pro Prozess	>30%
Rueckfallquote	Anteil, der zu altem Prozess zurueckkehrt	<15%
Fehlerquote	Korrekturen/Nachfragen pro Vorgang	-30%

Key Takeaways

70% der Digitalisierungsprojekte scheitern an Menschen, nicht an Technik — Change Management ist kein Nice-to-have
Fuenf Phasen: Bewusstsein → Beteiligung → Befaehigung → Einfuehrung → Stabilisierung (Stabilisierung nicht vergessen!)
Kolleginnen/Kollegen ueberzeugen 4x besser als Dienstanweisungen — Live-Demos und Multiplikatoren nutzen
Vier Botschaften fuer jede Veraenderung: Warum? Was aendert sich? Was bleibt? Was habt ihr davon?
Stabilisierungsphase mindestens 3-6 Monate — ohne sie Rueckfall in alte Gewohnheiten

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In der naechsten Lektion lernst du von Verwaltungen, die es geschafft haben — Best Practices und Fallbeispiele aus deutschen Behoerden.