Dein Digitalisierungsfahrplan

🔄 Kurzer Rueckblick: In 7 Lektionen hast du gelernt: Status-quo-Analyse (L2), Prozessanalyse (L3), KI-Werkzeuge (L4), OZG-Umsetzung (L5), Change Management (L6) und Best Practices (L7). Jetzt baust du deinen Digitalisierungsfahrplan.

Kursrueckblick

Lektion	Thema	Dein Ergebnis
1	Willkommen	Warum Digitalisierung + KI jetzt wichtig ist
2	Status quo	Reifegradstufe deiner Behoerde bestimmt
3	Prozessanalyse	Medienbrueche gefunden, Kosten berechnet
4	KI-Werkzeuge	Passende Tools fuer dein Amt identifiziert
5	OZG	Umsetzungsstrategie mit EfA und KI
6	Change Management	Kommunikations- und Schulungsplan
7	Best Practices	Erfolgsrezepte uebernommen

Dein Fahrplan in drei Zeithorizonten

Horizont 1: Quick Wins (Monat 1-3)

Woche	Aktion	Verantwortlich
1-2	Reifegradcheck durchfuehren, Top-3-Prozesse identifizieren	Du
3-4	Pilotteam aufstellen (2-3 Freiwillige), KI-Tool waehlen	Du + Team
5-8	Ersten Prozess mit KI pilotieren, Ergebnisse messen	Pilotteam
9-10	Ergebnisse praesentieren, naechsten Prozess starten	Du + Leitung
11-12	Zweiten Prozess pilotieren, Prompt-Sammlung aufbauen	Pilotteam

Typische Quick-Win-Prozesse:

Standardantworten auf Buergeranfragen mit KI
Interne Vermerke und Protokolle mit KI-Unterstuetzung
Quartalsberichte und Statistiken mit KI-Analyse

Horizont 2: Strategische Projekte (Monat 4-12)

Monat	Aktion
4-5	Dienstvereinbarung KI mit Personalrat abschliessen
5-6	Schulungsprogramm fuer alle Beschaeftigten starten
6-8	OZG-Leistung #1 digitalisieren (EfA pruefen)
8-10	E-Akte-Nutzung in allen Abteilungen durchsetzen
10-12	OZG-Leistung #2 und #3 umsetzen

Horizont 3: Transformation (Jahr 2-3)

Zeitraum	Aktion
Jahr 2, H1	Spezialisierte Verwaltungs-KI evaluieren und beschaffen
Jahr 2, H2	KI in Fachverfahren integrieren (Pilot)
Jahr 3, H1	Proaktive Buergerservices entwickeln
Jahr 3, H2	Vollstaendig medienbruchfreie Prozesse

Erfolgskennzahlen definieren

KPI	Messmethode	Ziel (12 Monate)
Zeitersparnis	Vorher/Nachher pro Prozess	30% weniger Bearbeitungszeit
Buergerzufriedenheit	Befragung nach Behoerdenkontakt	>80% zufrieden
Nutzungsquote Online	Anteil digitale Antraege	>40%
Mitarbeiterzufriedenheit	Befragung (1-10)	>7
KI-Nutzungsquote	Anteil Beschaeftigte mit KI	>50%

Budget und Ressourcen realistisch planen

Phase	Typisches Budget	Personalaufwand
Quick Wins (M1-3)	0-500 EUR (Tools)	10% Arbeitszeit Pilotteam
Strategische Projekte (M4-12)	10.000-50.000 EUR	1 Stelle Projektleitung
Transformation (J2-3)	50.000-500.000 EUR	2-3 Stellen Digitalisierungsteam

Wichtig: Die Quick-Win-Phase kostet fast nichts — allgemeine KI-Tools sind kostenlos oder guenstig. Das Argument „Wir haben kein Budget" gilt fuer den Einstieg nicht.

Stakeholder-Landkarte

Stakeholder	Rolle	Was sie brauchen
Amtsleitung	Auftraggeber, Budgetgeber	Zahlen: Zeitersparnis, Kosten, Buergerzufriedenheit
Personalrat	Mitbestimmung	Fruehzeitige Einbindung, Dienstvereinbarung
IT-Abteilung	Technische Umsetzung	Klare Anforderungen, realistische Zeitplaene
Datenschutzbeauftragter	Compliance	DSFA, Regelwerk, Pruefung
Sachbearbeiter	Nutzer	Schulung, Support, sichtbarer Nutzen
Buerger	Endkunde	Einfache, schnelle, barrierefreie Services

Die 5 goldenen Regeln der Verwaltungsdigitalisierung

#	Regel
1	Prozess zuerst, Technik danach — Einen kaputten Prozess zu digitalisieren macht ihn nur schneller kaputt
2	Klein starten, gross denken — Quick Win in 3 Monaten, Vision fuer 3 Jahre
3	Menschen mitnehmen — 80% Change Management, 20% Technik
4	Messen, nicht glauben — Vorher-Nachher-Vergleich fuer jeden Prozess
5	Nachnutzen vor Neubauen — EfA pruefen, bevor du selbst entwickelst

Key Takeaways

Drei Zeithorizonte: Quick Wins (1-3 Monate) → Strategische Projekte (4-12 Monate) → Transformation (Jahr 2-3)
Quick Wins kosten fast nichts und schaffen Akzeptanz fuer groessere Projekte
Drei KPIs genuegen: Zeitersparnis, Buergerzufriedenheit, Nutzungsquote
Stakeholder-Management: Amtsleitung braucht Zahlen, Personalrat braucht Beteiligung, Mitarbeitende brauchen Schulung
Prozess zuerst, Technik danach — einen kaputten Prozess zu digitalisieren macht ihn nicht besser

Herzlichen Glueckwunsch — du hast den Kurs abgeschlossen! Hole dir jetzt dein Zertifikat.