Plantillas de Prompts de IA para Emails: 18 Prompts de Copiar y Pegar para Cada Email Que Vayas a Escribir

Escribe un email de solicitud de reunión.

Para: [nombre y su rol, ej. "Sara Chen, VP de Ingeniería"]
Mi relación con esta persona: [jefe / colega / alguien que nunca he conocido / cliente / proveedor]
Propósito de la reunión: [sé específico — no "ponernos al día" sino "alinear las prioridades del roadmap de Q2 antes de la sesión de planificación del viernes"]
Urgencia: [necesito verla esta semana / flexible / lo antes posible]
Horario preferido: [sugiere 2-3 opciones de horario, o di "soy flexible"]
Duración: [15 min / 30 min / 1 hora]
Formato: [presencial / videollamada / teléfono]
Qué necesito que revise antes: [algo que deba revisar o preparar, o "nada"]

Contexto relevante:
- [ej. "Lo discutimos brevemente en el standup de la semana pasada y dijo que agendara tiempo"]
- [ej. "Esto viene de un tema que surgió en la revisión de producto"]

Tono: [casual porque somos colegas / profesional porque es directivo / cálido porque es un cliente]

Mantenlo en menos de 100 palabras. Nadie lee solicitudes de reunión largas. El asunto debe decir de qué se trata, no "Solicitud de reunión rápida."

Escribe un email de actualización de estado del proyecto.

Para: [stakeholders — quién necesita esta actualización]
Proyecto: [nombre del proyecto]
Mi rol: [qué hago en este proyecto]

Estado actual:
- General: [en tiempo / ligeramente atrasado / en riesgo / adelantado]
- Completado desde la última actualización: [lista 2-4 cosas hechas]
- En progreso: [lista 2-3 cosas en las que se está trabajando activamente]
- Bloqueado/en riesgo: [lista bloqueos, o "ninguno"]

Métricas clave (si aplica):
- [ej. "Velocidad del sprint: 34 puntos (meta: 30)"]
- [ej. "Presupuesto gastado: $45K de $80K"]
- [ej. "Línea de tiempo: 2 días atrasados en la integración de API"]

Decisiones necesarias: [algo que necesites que el lector decida o apruebe, o "ninguna — solo informativo"]
Próximo hito: [qué viene después y cuándo]

Tono: [directo a los hechos / proactivo y seguro / señalar preocupaciones claramente]

Formatea de manera escaneable — usa viñetas y negritas en los items clave. El lector debería obtener el panorama completo en menos de 30 segundos. Pon lo más importante en la primera oración, no enterrado en el tercer párrafo.

Escribe un email de escalamiento. Algo no se está resolviendo a mi nivel y necesito ayuda de alguien con más autoridad.

Para: [a quién estoy escalando — su nombre y rol]
CC: [alguien que deba ver esto, o "nadie"]
El problema: [qué está fallando — específico, factual, sin drama]
Impacto: [qué pasa si esto no se resuelve — consecuencias concretas, plazos, montos si es posible]

Cronología hasta ahora:
1. [Fecha]: [Qué pasó / qué intenté]
2. [Fecha]: [Siguiente paso que tomé]
3. [Fecha]: [Estado actual]

Lo que ya intenté para resolverlo:
- [Intento 1 y resultado]
- [Intento 2 y resultado]

Lo que necesito: [solicitud específica — aprobación, intervención, decisión, recursos]
Fecha límite: [cuándo necesita resolverse esto y por qué]

Tono: profesional y factual, no emocional. No estoy quejándome — estoy asegurándome de que la persona correcta tenga la información para actuar. Sin lenguaje de culpa. Enfocarse en el problema y el camino a seguir, no en quién tiene la culpa.

Mantenlo en menos de 200 palabras. Adjunta detalles de apoyo si es necesario, pero el cuerpo del email debe sostenerse por sí solo.

Escribe un email delegando una tarea o responsabilidad a alguien.

Para: [nombre y rol]
Nuestra relación: [reporte directo / colega / colaborador de otra área]
Tarea: [qué necesito que haga — sé específico]
Por qué a esta persona: [por qué específicamente esta persona — match de habilidades, disponibilidad, oportunidad de desarrollo]
Contexto: [información de fondo que necesita para hacerlo bien]

Detalles:
- Fecha límite: [fecha y hora]
- Entregable esperado: [cómo se ve "terminado" — ¿un documento? ¿Una decisión? ¿Un proceso completado?]
- Estándar de calidad: [ej. "listo para el cliente" vs "borrador para revisión interna"]
- Recursos disponibles: [links, archivos, personas a las que puede preguntar]
- Nivel de autoridad: [¿puede tomar decisiones o necesita consultar conmigo?]

Mi disponibilidad: [cuándo puede contactarme con preguntas]

Tono: [empoderador para alguien junior ("te confío esto porque...") / colaborativo para un colega ("te agradecería mucho tu ayuda con esto") / directo para una entrega rutinaria]

No hagas micromanagement. Dale el qué y el por qué, luego confía en el cómo.

Escribe un email de outreach en frío al que alguien realmente responda.

Para: [título/rol del destinatario, ej. "Director de Growth en una startup fintech Serie B"]
Mi producto/servicio: [qué vendo]
El problema que les resuelvo: [dolor específico, no "ayudamos a las empresas a crecer"]
Mi prueba: [un dato convincente, caso de estudio o señal de credibilidad]
Lo que quiero: [respuesta, llamada de 15 min, probar un demo gratuito]

Su mundo:
- Probablemente reciben [X] emails en frío por día
- Les importa: [sus prioridades y presiones]
- Probablemente ya intentaron: [soluciones de competidores o enfoques DIY]
- Qué los haría responder: [valor genuino, no solo curiosidad]

Reglas:
- Asunto: 4-7 palabras, sin clickbait, suena como si un humano lo enviara
- Primera línea: Referencia algo específico sobre ellos o su empresa (no "vi tu perfil y...")
- Nada de "espero que este correo te encuentre bien"
- Nada de "mi nombre es X y trabajo en Y" (guárdalo para la firma)
- Ve al punto en las primeras 2 oraciones
- Largo total: menos de 80 palabras (más corto = mayor tasa de respuesta)
- CTA: una pregunta, bajo compromiso

Escribe 3 versiones:
A) Empieza con su dolor
B) Empieza con un resultado relevante
C) Empieza con una pregunta provocadora

Más: un email de seguimiento para 3 días después (menos de 40 palabras, ángulo diferente, agrega un nuevo elemento de valor).

Escribe un email de seguimiento. Escribí pero no me respondieron.

Contexto:
- A quién le escribí: [nombre y rol]
- Tema de mi email original: [de qué pregunté / ofrecí]
- Cuándo lo envié: [hace X días]
- Relación previa: [intro cálida / frío / nos conocimos en un evento / cliente anterior]
- Cuántos seguimientos ya envié: [0 / 1 / 2 — no envíes más de 3 en total]

Escribe un seguimiento que:
- NO empiece con "solo dando seguimiento" o "solo checando" (son los openers más ignorados)
- Agregue valor nuevo (ángulo diferente, dato nuevo, artículo relevante, insight fresco)
- Reconozca que están ocupados sin ser pasivo-agresivo
- Sea más corto que el email original
- Tenga un CTA claro pero de baja presión
- Haga fácil decir "no me interesa" (paradójicamente, esto genera más respuestas)

Largo: menos de 60 palabras. Si el primer email fue largo, este debe ser punchy.

Escribe un email de propuesta resumiendo lo que ofrezco y por qué deberían decir que sí.

Cliente: [nombre y empresa]
Proyecto/oferta: [qué estoy proponiendo]
Su necesidad: [el problema que discutimos, o la meta que mencionaron]
Solución propuesta: [enfoque general — 2-3 oraciones]
Inversión: [$monto o rango, o "precios adjuntos por separado"]
Línea de tiempo: [cuándo empieza, cuánto dura, hitos clave]
Por qué nosotros: [2-3 razones específicas — no un genérico "años de experiencia" sino "hicimos exactamente esto para la Empresa X y el resultado fue Y"]

Conversaciones previas: [qué se discutió, cualquier preocupación que plantearon]

Estructura:
1. Apertura: Referencia nuestra conversación y reformula su objetivo (muestra que escuché)
2. Resumen: Qué estoy proponiendo, en lenguaje simple
3. Enfoque: 3-4 pasos o fases clave (mantenlo general — detalles en documento adjunto si es necesario)
4. Inversión: Precios claros con qué está incluido
5. Línea de tiempo: Cuándo pueden esperar qué
6. Por qué ahora: Razón para avanzar más temprano que tarde (sin urgencia falsa)
7. Siguiente paso: Una acción clara ("Responde para confirmar y te envío el alcance detallado el jueves")

Adjunta la propuesta detallada si la tienes, pero este email debe hacer el caso por sí solo. Mantenlo en menos de 300 palabras — leerán el adjunto para los detalles.

Un prospecto levantó una objeción. Escribe una respuesta que la aborde sin ser insistente.

Su objeción: "[Pega lo que dijeron — ej. 'el precio es muy alto' o 'ya estamos usando el Competidor X' o 'no es buen momento']"
Mi producto/servicio: [qué vendo]
Su situación: [lo que sé sobre ellos, su empresa, sus necesidades]
Mi evaluación honesta: [¿su objeción es válida? ¿parcialmente válida? ¿basada en un malentendido?]

Escribe una respuesta que:
1. Reconozca su preocupación genuinamente (no "lo entiendo totalmente, PERO...")
2. Haga una pregunta aclaratoria si la objeción es vaga
3. Aborde la objeción específica con evidencia, no con retórica:
   - Precio: enmarca como ROI o compara con el costo de no hacer nada
   - Competidor: diferencia en una capacidad específica, no un genérico "somos mejores"
   - Timing: reduce el compromiso ("¿qué tal si empezamos con un piloto?")
   - Necesidad: explora si la necesidad existe pero no la reconocen todavía
4. Termine con una pregunta que mantenga la conversación abierta (no un CTA para comprar)

Tono: seguro y útil, no desesperado. Si no son buen fit, está bien — dilo. Tratar de convencer a un prospecto que no es buen fit es perder el tiempo de todos.

Largo: menos de 150 palabras. Las respuestas a objeciones deben ser enfocadas, no un segundo pitch.

Escribe una respuesta a una queja de un cliente.

La queja: "[Pega su email o resume lo que dijeron]"
Qué realmente pasó: [los hechos — ¿fue nuestro error, un malentendido o una limitación del producto?]
Qué puedo hacer para solucionarlo: [reembolso / reposición / crédito / escalamiento / explicación]
Política de la empresa sobre esto: [políticas relevantes — ventana de devolución, SLA, garantía]
Historial del cliente: [cliente nuevo / de largo plazo / VIP / quejoso frecuente]

Guía para la respuesta:
1. Reconoce su frustración primero — antes de explicar cualquier cosa. La gente necesita sentirse escuchada.
2. Discúlpate si la culpa es nuestra. Sé específico ("lamento que el envío haya llegado dañado" no "lamento que te sientas así").
3. Si NO es nuestra culpa, explica claramente sin ponerte a la defensiva.
4. Declara qué estoy haciendo para solucionarlo — acción concreta, no promesas vagas.
5. Da un plazo: ¿cuándo verán la resolución?
6. Ofrece algo extra si es apropiado (no un soborno — un gesto genuino de buena voluntad).
7. Termina con información de contacto directo para seguimiento.

Tono: empático, profesional y enfocado en soluciones. Nunca despectivo. Nunca combativo. Aunque el cliente sea poco razonable, el email debe leerse como si me importa su experiencia.

Escribe una respuesta a un cliente que solicita un reembolso o cancelación.

Su solicitud: "[Qué pidieron — reembolso total, reembolso parcial, cancelar suscripción]"
Razón que dieron: [por qué quieren el reembolso/cancelación, o "no dieron razón"]
¿Son elegibles?: [sí según la política / no — explica por qué / caso límite — a discreción del gerente]
Lo que ofrezco: [reembolso total / reembolso parcial / crédito / solución alternativa / denegación con explicación]
Tiempo de procesamiento: [cuánto tarda el reembolso]
Historial del cliente: [contexto — cuánto tiempo llevan siendo cliente, gasto total, problemas previos]

Estructura de la respuesta:
1. Agradece que se hayan comunicado (no los hagas sentir mal por preguntar)
2. Confirma qué estoy haciendo: aprobar reembolso, procesar cancelación, o explicar la alternativa
3. Si apruebo: próximos pasos claros y plazo
4. Si deniego: explicación honesta del por qué, con empatía, y ofrecer la mejor alternativa posible
5. Si puedo retener al cliente: ofrece una razón genuina para quedarse (no un viaje de culpa — tal vez un descuento, opción de pausa, o feature que no han probado)
6. Salida elegante: si se van, deséales lo mejor y deja la puerta abierta

Nunca hagas que un cliente pelee por un reembolso al que tiene derecho. Y nunca uses la palabra "lamentablemente" más de una vez.

Escribe una respuesta a una pregunta de un cliente sobre nuestro producto o servicio.

Su pregunta: "[Pega su email o pregunta]"
La respuesta: [la respuesta factual a su pregunta]
Info relacionada que podría necesitar: [lo que probablemente preguntarán después]
Link a documentación (si aplica): [URL]

Guía para la respuesta:
1. Responde su pregunta real en las primeras 1-2 oraciones. No la entierres después de un párrafo de contexto.
2. Si la respuesta es compleja, divídela en pasos numerados.
3. Agrega un tip proactivo — algo que no preguntaron pero les será útil.
4. Linka a documentación relevante para más detalle.
5. Ofrece ayuda adicional si la respuesta no resuelve su problema.

Tono: útil y claro. Como un amigo que sabe del tema, no un bot de soporte. Usa el nombre del producto, no "nuestra plataforma" o "el sistema."

Mantenlo en menos de 150 palabras. Si toma más que eso responder, la respuesta probablemente debería ser un artículo de ayuda.

Escribe un email de anuncio interno.

Qué se anuncia: [sé específico — cambio organizacional, nueva contratación, actualización de política, lanzamiento de producto, mudanza de oficina, etc.]
Enviado desde: [mi rol — CEO / líder de equipo / RRHH / director de área]
Audiencia: [toda la empresa / equipo específico / departamento]
El "¿y a mí qué?" para el lector: [¿cómo les afecta personalmente?]
Fecha efectiva: [cuándo entra en vigor]
Preguntas/dudas van dirigidas a: [a quién contactar]

Detalles clave:
- [Detalle 1]
- [Detalle 2]
- [Detalle 3]

Consideraciones sensibles:
- [ej. "algunas personas estarán preocupadas por la seguridad de sus puestos"]
- [ej. "esto revierte una decisión que tomamos hace 3 meses"]
- [ej. "ninguna — son buenas noticias directas"]

El tono debe coincidir con la noticia:
- Buenas noticias (nueva contratación, logro, beneficio): cálido, celebratorio, pero sin pasarse
- Noticias neutrales (cambio de política, actualización de proceso): claro, factual, útil
- Noticias difíciles (despidos, reestructuración, contratiempo): honesto, empático, directo — no entierres lo importante

Abre con la noticia. No con tres párrafos de contexto que ponen nerviosa a la gente sobre lo que viene.

Escribe un email pidiendo feedback sobre mi trabajo.

Para: [nombre y rol — jefe / colega / stakeholder de otra área / cliente]
Sobre qué necesito feedback: [un documento, presentación, plan de proyecto, diseño, código, propuesta — sé específico]
Adjunto/vinculado: [lo que van a revisar]
Fecha límite para el feedback: [cuándo lo necesito y por qué]

Áreas específicas en las que quiero feedback:
1. [ej. "¿El resumen ejecutivo es lo suficientemente claro para una audiencia no técnica?"]
2. [ej. "¿La línea de tiempo parece realista?"]
3. [ej. "¿Me estoy perdiendo algún caso edge?"]

Contexto que necesitan:
- [ej. "Esto va al directorio el martes"]
- [ej. "Ya incorporé feedback de [otra persona]"]
- [ej. "Es un primer borrador — sé que las secciones 4-5 necesitan trabajo"]

Tono: colaborativo, no necesitado. No estoy pidiendo permiso — estoy pidiendo una perspectiva que yo no tengo.

Hazlo fácil para ellos: diles exactamente qué mirar, qué preguntas responder y cuánto tiempo les tomará. "¿Puedes echarle un vistazo a esto?" sin dirección = feedback inútil o que nunca llega.

Escribe mi reporte de status semanal/mensual por email.

Para: [manager / equipo / stakeholders]
Periodo reportado: [fechas]

Logros:
- [Lo que completé — con resultados, no solo actividades]
- [ej. "Lancé el rediseño de onboarding — datos iniciales muestran 15% de mejora en tasa de activación"]
- [ej. "Cerré el trato con [cliente] — $45K ARR"]

En progreso:
- [En qué estoy trabajando y en qué estado está]
- [Fecha estimada de completado]
- [Dependencias o bloqueos]

Bloqueos / Necesito ayuda con:
- [Qué me está frenando — sé específico sobre qué necesitas de quién]
- [O "Ninguno — todo en camino"]

Prioridades para el próximo periodo:
- [Top 3 cosas en las que me enfocaré]

Logros que vale la pena destacar: [algo que merezca visibilidad — colaboración del equipo, feedback de clientes, aprendizaje]
Aprendizajes: [algo que cambió mi enfoque o entendimiento]

Formato: viñetas escaneables, no párrafos. Negritas en los items más importantes. Mi manager debería poder leer esto en 2 minutos y saber exactamente cómo están las cosas.

Escribe un email dando malas noticias a [destinatario].

La mala noticia: [qué pasó — sé específico]
A quién le digo: [su rol y mi relación con ellos]
Su probable reacción: [cómo probablemente se sentirán — decepcionados, enojados, preocupados, confundidos]
Por qué pasó: [explicación honesta — no excusas]
Qué estoy haciendo al respecto: [próximos pasos concretos para abordar o mitigar la situación]
Qué necesito de ellos: [¿comprensión? ¿Una decisión? ¿Nada — solo informando?]

Contexto importante:
- [ej. "Contaban con esto para sus metas de Q2"]
- [ej. "Prometí que esto estaría listo el lunes"]
- [ej. "Esto afecta a su equipo también, no solo al mío"]

Reglas de escritura:
1. Empieza con la noticia. No los hagas leer 3 párrafos antes de llegar al punto.
2. Asume responsabilidad si corresponde. Sin voz pasiva evasiva ("se cometieron errores" → "subestimé los plazos").
3. Muestra que entiendes el impacto en ELLOS, no solo en ti.
4. Presenta el plan de recuperación — quieren saber qué pasa ahora, no solo qué salió mal.
5. No te disculpes de más. Una disculpa clara es más fuerte que cinco "lo siento mucho."

Tono: directo, responsable y orientado al futuro. Sin arrastrarse, sin ponerse a la defensiva.

Escribe un email para abordar un conflicto o desacuerdo con un colega.

La situación: [describe qué pasó — el desacuerdo, la mala comunicación, la fricción]
Mi parte en esto: [cómo contribuí al problema — sé honesto]
Su perspectiva: [cómo probablemente ven esta situación]
Qué resultado quiero: [resolución, no victoria — ¿cómo se ve "resuelto"?]
Nuestra relación laboral: [par / me reporta / es superior a mí / de otra área]

Escribe un email que:
1. Abra nombrando el tema directamente pero de forma neutral — hechos, no culpa
2. Reconozca su perspectiva ("puedo ver por qué sentiste..." o "tu preocupación sobre X es válida")
3. Asuma responsabilidad de mi parte sin ser un tapete
4. Proponga un camino a seguir — específico, accionable, justo
5. Invite su opinión ("me gustaría escuchar tus ideas" — y en serio)
6. Sugiera hablar en persona si el email no es suficiente

Tono: de adulto a adulto. Sin pasivo-agresividad ("como mencioné previamente..."). Sin agresividad disculpada ("disculpa pero..."). Solo honesto y constructivo.

Este email debe hacer que quieran resolver las cosas, no preparar su defensa.

Escribe un email argumentando a favor de un aumento de salario o promoción.

Mi rol: [título actual]
Tiempo en el puesto: [cuánto tiempo]
A quién le escribo: [nombre y título de mi manager]
Salario actual: [monto, o "prefiero no mencionarlo en el email"]
Meta: [qué estoy pidiendo — número específico, porcentaje de aumento, o "abierto a discusión"]

Mi caso:
- Logros clave: [3-5 resultados específicos con números cuando sea posible]
  1. [ej. "Lideré el proyecto de migración que redujo costos de infraestructura en $120K/año"]
  2. [ej. "Hice crecer el equipo de 3 a 7 y mantuve rotación por debajo del promedio"]
  3. [ej. "Lancé 4 features principales que impulsaron un aumento del 22% en conversiones de pago"]
- Aumento de alcance: [formas en que mi rol se expandió más allá de la descripción original del puesto]
- Datos de mercado: [benchmarks salariales que he investigado — Glassdoor, Levels.fyi, reportes de industria]
- Feedback que he recibido: [evaluaciones de desempeño positivas, feedback de stakeholders, reconocimientos]

Tono: seguro y profesional. Estoy haciendo un caso de negocio, no pidiendo un favor. Nada de "siento que merezco..." — enmárcalo como "este es el valor que he entregado y esto es lo competitivo para este nivel de trabajo."

Termina con una solicitud clara y sugerencia de reunión para discutir en persona. Mantén el email en menos de 250 palabras — guarda el caso detallado para la conversación.

Escribe un email de disculpa profesional.

Por qué necesito disculparme: [sé específico — plazo incumplido, error en un entregable, no cumplí un compromiso, comportamiento no profesional]
A quién: [nombre, rol y relación]
Qué realmente pasó: [los hechos — sin minimizar]
El impacto en ellos: [cómo mi error afectó su trabajo, cronograma, reputación o confianza]
Qué he hecho para arreglarlo: [acciones concretas tomadas, no solo "haré mejor"]
Qué haré para evitar que vuelva a pasar: [solución sistémica, no solo fuerza de voluntad]

Escribe una disculpa que:
1. Empiece con una disculpa clara y directa — nada de "lamento SI sentiste..." (eso no es una disculpa)
2. Nombre específicamente qué hice mal (muestra que realmente entiendo)
3. Reconozca el impacto en ellos — no solo cómo yo me siento al respecto
4. Explique qué pasó brevemente (contexto, no excusa)
5. Declare qué he hecho para arreglar el problema inmediato
6. Declare qué estoy cambiando para prevenir repetición
7. No pida perdón — esa es su decisión, no mi solicitud

Mantenlo en menos de 200 palabras. Los emails de disculpa largos se sienten como si quisieran ser absueltos. Los cortos se sienten sinceros.

Tono: genuino, responsable, conciso. Este email debe reconstruir confianza, no mendigarla.