Pensando en Flujos: Triggers, Acciones, Condiciones

El Alfabeto de la Automatización

Toda automatización, desde un auto-reply simple de email hasta un pipeline de datos multi-sistema complejo, se construye con tres bloques:

1. Triggers — Qué inicia el flujo de trabajo
2. Acciones — Qué hace el flujo de trabajo
3. Condiciones — Qué decisiones toma el flujo de trabajo

Eso es todo. Domina estos tres conceptos y puedes diseñar cualquier automatización, en cualquier herramienta, para cualquier proceso. Son el alfabeto de la automatización — una vez que conoces las letras, puedes escribir lo que quieras.

De Oportunidad a Diseño

En la Lección 1, identificaste candidatos de automatización en tu trabajo. Ahora vamos a aprender el lenguaje para describir cómo esas automatizaciones deberían funcionar. Piensa en la Lección 1 como decir “Quiero ir a París.” Esta lección es aprender a leer un mapa.

Triggers: Qué Inicia Tu Automatización

Un trigger es el evento que dice “arranca.” Toda automatización necesita exactamente un trigger (aunque algunas herramientas permiten múltiples condiciones de trigger).

Tipos de Triggers

Triggers basados en tiempo:

• A una hora específica: “Cada lunes a las 9 AM”
• En un horario: “Cada 4 horas”
• En una fecha: “El 15 de cada mes”

Triggers basados en eventos:

• Algo pasa: “Cuando llega un nuevo email”
• Algo cambia: “Cuando se actualiza una fila de la hoja de cálculo”
• Algo se crea: “Cuando un nuevo cliente se registra”

Triggers basados en condiciones:

• Se cruza un umbral: “Cuando el inventario baja de 10 unidades”
• Un estado cambia: “Cuando un deal pasa a ‘Cerrado Ganado’”
• Un valor coincide: “Cuando un email contiene la palabra ‘urgente’”

Triggers manuales:

• Se presiona un botón: “Cuando hago clic en ‘Generar Reporte’”
• Se envía un formulario: “Cuando alguien llena el formulario de intake”

Ejemplos:

✅ Revisión Rápida: Mira los candidatos de automatización que listaste en la Lección 1. Para cada uno, identifica el trigger. ¿Es basado en tiempo, eventos o condiciones? Si no puedes identificar un trigger claro, la tarea puede que no sea buen candidato para automatización.

Acciones: Qué Hace Tu Automatización

Las acciones son el trabajo real. Cada paso en tu automatización es una acción. Las acciones caen en categorías:

Acciones de comunicación:

• Enviar un email
• Publicar un mensaje en Slack/Teams
• Enviar una notificación SMS
• Crear un evento de calendario

Acciones de datos:

• Crear un nuevo registro
• Actualizar un registro existente
• Eliminar un registro
• Mover datos de un lugar a otro

Acciones de documentos:

• Crear un nuevo documento
• Agregar contenido a un documento
• Generar un PDF
• Subir un archivo

Acciones de sistema:

• Llamar un API
• Ejecutar un script
• Esperar un tiempo especificado
• Registrar un evento

Ejemplo de flujo con múltiples acciones:

Trigger: Nuevo cliente se registra

Acciones:

1. Crear registro de cliente en el CRM
2. Enviar email de bienvenida al cliente
3. Crear tarea de onboarding para el equipo de customer success
4. Agregar cliente a la secuencia de email marketing
5. Publicar notificación en el canal #nuevos-clientes de Slack

Cada acción toma input (datos del trigger o de una acción anterior) y produce output (datos o un cambio de estado que acciones subsecuentes pueden usar).

Condiciones: Los Puntos de Decisión

Las condiciones son donde tu automatización se vuelve inteligente. Son ramas si/entonces que dirigen el flujo basadas en datos.

Condiciones simples (si/entonces):

SI valor del pedido > $500
  ENTONCES enviar a fulfillment prioritario
SINO
  enviar a fulfillment estándar

Condiciones multi-rama:

SI el cliente está en Norteamérica
  ENTONCES asignar al equipo de soporte NA
SINO SI el cliente está en Latinoamérica
  ENTONCES asignar al equipo de soporte LATAM
SINO
  asignar al equipo de soporte global

Condiciones combinadas (Y/O):

SI el email es de un cliente VIP Y contiene "urgente"
  ENTONCES rutear al manager inmediatamente
SINO SI el email es de un cliente VIP
  ENTONCES marcar para respuesta prioritaria
SINO
  rutear a la cola estándar

El Poder de las Condiciones

Las condiciones transforman automatizaciones simples en inteligentes. Sin condiciones, tu automatización hace lo mismo cada vez. Con condiciones, se adapta.

Sin condiciones: “Cada nuevo lead recibe el mismo email de bienvenida.”

Con condiciones: “Los leads enterprise reciben un email personalizado de ventas. Los leads de PyME reciben una guía de onboarding self-serve. Los clientes que regresan reciben un mensaje de ‘bienvenido de vuelta’ con su historial.”

Mismo trigger, tres experiencias completamente diferentes.

Mapeando Flujos de Trabajo Visualmente

Antes de construir cualquier automatización, mapéala en papel (o en una herramienta digital). El mapeo visual revela problemas que no puedes ver en tu cabeza.

El Mapa Simple

Para automatizaciones directas:

[Trigger] → [Acción 1] → [Acción 2] → [Acción 3]

Ejemplo:

[Nuevo formulario] → [Crear registro CRM] → [Enviar email bienvenida] → [Notificar equipo ventas]

El Mapa con Ramas

Para automatizaciones con condiciones:

[Trigger] → [Condición] →  SÍ → [Acción A]
                          →  NO → [Acción B]

Ejemplo:

[Nuevo pedido recibido] → [¿Pedido > $500?]
                            → SÍ → [Enviar a fulfillment prioritario]
                                    → [Asignar handler VIP]
                                    → [Enviar confirmación premium]
                            → NO → [Enviar a fulfillment estándar]
                                    → [Enviar confirmación estándar]

Usando IA para Mapear Flujos

La IA es excelente para ayudarte a pensar la lógica de flujos:

Quiero automatizar [descripción del proceso].

Esto es lo que hago manualmente:
1. [Paso 1]
2. [Paso 2]
3. [Paso 3]
...

Por favor mapea esto como un flujo de automatización con:
- El trigger (qué lo inicia)
- Cada acción (qué pasa en cada paso)
- Cualquier condición/decisión (dónde se ramifica el flujo)
- Datos fluyendo entre pasos (qué información necesita cada paso)
- Puntos potenciales de falla (dónde podrían salir mal las cosas)

Flujo de Datos: El Hilo Invisible

Algo que la mayoría de los principiantes en automatización pasan por alto: los datos fluyen a través de tu automatización como agua por tuberías. Cada paso necesita datos de entrada, y cada paso puede producir datos de salida para el siguiente.

Ejemplo: Automatización de onboarding de nuevo empleado

Trigger: RRHH envía formulario de nuevo ingreso
Datos disponibles: nombre, email, rol, fecha de inicio, manager, departamento

Acción 1: Crear registro de empleado en el HRIS
Input: nombre, email, rol, fecha de inicio, departamento
Output: ID de empleado

Acción 2: Enviar solicitud de setup a TI
Input: nombre, email, rol, ID de empleado, fecha de inicio
Output: número de ticket

Acción 3: Enviar email de bienvenida al nuevo ingreso
Input: nombre, email, fecha de inicio, nombre del manager
Output: confirmación de envío

Acción 4: Crear checklist de onboarding
Input: rol, departamento, fecha de inicio, manager, ID de empleado
Output: URL del checklist

Acción 5: Notificar al manager
Input: nombre/email del manager, nombre del nuevo ingreso, fecha de inicio, URL del checklist
Output: confirmación de notificación

Nota cómo los datos del trigger alimentan múltiples acciones, y algunas acciones producen datos (ID de empleado, número de ticket, URL del checklist) que acciones posteriores necesitan.

Errores comunes de flujo de datos:

• Intentar usar datos que aún no se han creado (referenciar un número de ticket antes de que se cree el ticket)
• No mapear de dónde viene cada pieza de datos
• Asumir que los datos estarán en cierto formato (las fechas, nombres y direcciones varían)

Patrones de Flujo de Trabajo

La mayoría de las automatizaciones siguen uno de estos patrones:

Secuencial: Los pasos ocurren uno tras otro

A → B → C → D

Ramificado: Diferentes caminos según condiciones

A → [Condición] → B o C

Paralelo: Múltiples acciones ocurren simultáneamente

A → B + C + D (todas a la vez)

Bucle: Las acciones se repiten hasta que se cumple una condición

A → B → [¿Listo?] → No → B → [¿Listo?] → Sí → C

Programado: Las acciones ocurren en un timer

[Cada lunes] → A → B → C

La mayoría de las automatizaciones reales combinan múltiples patrones. Un reporte semanal (programado) puede extraer datos de múltiples fuentes (paralelo), verificar si hay algo destacable (ramificado), y enviar diferentes reportes a diferentes personas (ramificado de nuevo).

Ejercicio: Diseña un Mapa de Flujo

Elige uno de estos escenarios comunes (o usa el tuyo propio):

1. Onboarding de cliente: Cuando un nuevo cliente firma contrato, automatiza el proceso de setup
2. Publicación de contenido: Cuando un blog post es aprobado, distribúyelo en canales
3. Reporte de gastos: Cuando se envía un gasto, rutéalo a través de aprobación

Para tu escenario elegido:

1. Identifica el trigger
2. Lista cada acción (al menos 4 pasos)
3. Agrega al menos una condición/rama
4. Mapea el flujo de datos (¿qué datos necesita cada paso?)
5. Dibuja el mapa de flujo completo

Conclusiones Clave

• Toda automatización se construye con tres componentes: triggers, acciones y condiciones
• Los triggers inician el flujo (basados en tiempo, eventos o condiciones)
• Las acciones hacen el trabajo (comunicar, manipular datos, crear documentos, integrar sistemas)
• Las condiciones toman decisiones (ramas si/entonces que dirigen el flujo)
• Siempre mapea flujos visualmente antes de construir — revela vacíos y casos borde
• Los datos fluyen a través de automatizaciones como agua por tuberías — rastrea qué necesita y produce cada paso
• La mayoría de las automatizaciones combinan patrones secuenciales, ramificados, paralelos y programados

Siguiente: tomarás uno de tus mapas de flujo y diseñarás una automatización completa.