Diseñando Tu Primera Automatización

Del Mapa a la Realidad

🔄 Repaso rápido: En la lección anterior, exploramos cómo pensar en flujos de trabajo: triggers, acciones y condiciones. Aprendiste a mapear flujos visualmente con ramas y flujo de datos. Ahora vamos a tomar uno de esos mapas y convertirlo en una especificación detallada que podrías entregarle a cualquier persona (o herramienta) para que la construya.

Recorreremos el proceso completo usando un ejemplo real: automatizar un reporte semanal de status para clientes.

Paso 1: Documentar el Proceso Manual

Antes de automatizar algo, escribe exactamente cómo lo haces manualmente. Cada clic, cada decisión, cada pieza de datos que revisas.

Nuestro ejemplo: Reporte semanal de status para clientes

Así es el proceso manual:

1. Abrir herramienta de gestión de proyectos (Monday.com/Asana/Jira)
2. Para cada proyecto activo de cliente, anotar: porcentaje de completitud, tareas completadas esta semana, próximos hitos, bloqueadores
3. Abrir la hoja de cálculo compartida con info de contacto de clientes
4. Abrir el email, crear un nuevo mensaje para cada cliente
5. Formatear la actualización de estatus con sus datos específicos
6. Si hay bloqueadores, agregar una sección pidiendo su input
7. Si un hito viene la próxima semana, agregar un recordatorio
8. Revisar cada email por precisión y tono
9. Enviar
10. Registrar que el reporte fue enviado en el tracker del proyecto

Tiempo: Aproximadamente 45 minutos para 8 clientes.

Puntos de dolor: Formateo repetitivo, fácil de olvidar un cliente, el tono varía según qué tan cansado estés, a veces olvidas registrarlo.

✅ Revisión Rápida: Para tu candidato de automatización, ¿has documentado el proceso manual con este nivel de detalle? Si saltaste pasos o dijiste “luego hago la cosa,” regresa y sé más específico. Esos pasos vagos son donde se esconderán los bugs.

Paso 2: Identificar los Componentes de Automatización

Ahora traduce el proceso manual al lenguaje de automatización:

Trigger: Cada viernes a las 10 AM (basado en tiempo)

Fuentes de datos:

• Herramienta de gestión de proyectos (estatus, tareas, hitos, bloqueadores)
• CRM u hoja de cálculo (nombres de clientes, emails, preferencias)

Acciones:

1. Extraer datos del proyecto para todos los clientes activos
2. Extraer información de contacto de clientes
3. Para cada cliente, generar un email de estatus formateado
4. Enviar el email
5. Registrar el envío en el tracker del proyecto

Condiciones:

• SI el proyecto tiene bloqueadores → incluir sección de bloqueadores pidiendo input del cliente
• SI un hito vence la próxima semana → incluir recordatorio de hito
• SI no hay actualizaciones esta semana → enviar un mensaje breve de “sin cambios” en vez de un reporte completo

Paso 3: Definir la Automatización Mínima Viable

No intentes construir todo de una. Empieza con la versión más simple que provea valor, luego agrega complejidad.

Versión 1 (MVP):

• Trigger: Clic manual de botón (no basado en tiempo aún)
• Acción: Extraer datos de la herramienta de proyecto para UN cliente
• Acción: Generar borrador de email formateado (no auto-enviar)
• Acción: Mostrar borrador para revisión humana

Versión 2 (Agregar iteración):

• Procesar TODOS los clientes activos en un bucle
• Generar todos los borradores de una vez

Versión 3 (Agregar condiciones):

• Incluir lógica de bloqueadores e hitos
• Manejar caso de “sin actualizaciones”

Versión 4 (Automatización completa):

• Trigger basado en tiempo (viernes a las 10 AM)
• Auto-enviar después de una ventana breve de revisión
• Registrar envíos automáticamente

Este enfoque incremental significa que tienes una automatización funcional después de la Versión 1 — aunque no esté completamente automatizada. Cada versión posterior agrega capacidad sin arriesgar lo que ya funciona.

Paso 4: Escribir la Especificación

Aquí es donde la IA se vuelve invaluable. Úsala para crear una especificación detallada:

Estoy diseñando una automatización para reportes semanales
de status para clientes. Aquí está mi flujo:

Trigger: Cada viernes a las 10 AM

Fuentes de datos:
- Herramienta de gestión de proyectos: nombre del proyecto,
  % de completitud, tareas completadas esta semana,
  próximos hitos, bloqueadores
- CRM: nombre del cliente, email, preferencias de comunicación

Para cada cliente activo:
1. Recopilar datos del proyecto
2. Verificar bloqueadores (si sí, incluir solicitud de input)
3. Verificar próximos hitos (si sí, incluir recordatorio)
4. Generar email de estatus formateado
5. Enviar email
6. Registrar en tracker del proyecto

Crea una especificación detallada de automatización incluyendo:
- Campos de datos exactos necesarios de cada fuente
- Plantilla de email con campos dinámicos
- Lógica de condiciones en pseudo-código
- Manejo de errores (¿qué si faltan datos?)
- Criterios de éxito (¿cómo saber que funcionó?)
- Plan de pruebas

Ejemplo de output de especificación (abreviado):

AUTOMATIZACIÓN: Reporte Semanal de Status para Clientes
VERSIÓN: 1.0
TRIGGER: Basado en tiempo, Viernes 10:00 AM

--- REQUERIMIENTOS DE DATOS ---

De la Herramienta de Proyectos:
  - project_id (string)
  - project_name (string)
  - client_id (string, liga al CRM)
  - completion_percentage (integer, 0-100)
  - tasks_completed_this_week (array de strings)
  - upcoming_milestones (array: nombre, fecha)
  - blockers (array: descripción, severidad)

Del CRM:
  - client_name (string)
  - client_email (string)
  - contact_first_name (string)
  - preferred_tone (enum: formal, casual)

--- FLUJO ---

PASO 1: Consultar herramienta de proyectos para proyectos activos
  Error: Si API no disponible → reintentar 3x, luego alertar admin

PASO 2: Para cada proyecto, consultar CRM por detalles del cliente
  Error: Si cliente no encontrado → saltar, registrar advertencia

PASO 3: Aplicar condiciones
  SI blockers.length > 0:
    template = "status_con_bloqueadores"
  SINO SI upcoming_milestones dentro de 7 días:
    template = "status_con_hito"
  SINO SI tasks_completed.length == 0:
    template = "breve_sin_cambios"
  SINO:
    template = "status_estandar"

PASO 4: Generar email usando template seleccionado

PASO 5: Enviar email
  Error: Si envío falla → encolar para reintento, alertar admin

PASO 6: Registrar evento de envío

Paso 5: Planear las Conexiones de Datos

Para cada fuente de datos en tu automatización, necesitas responder:

Métodos de conexión comunes:

• API: Conexión directa en tiempo real. Ideal para herramientas con buenas APIs (Slack, Salesforce, la mayoría de SaaS modernos).
• Webhook: La herramienta origen empuja datos a tu automatización cuando algo pasa. Tiempo real, pero requiere que la fuente soporte webhooks.
• Exportación programada: Extraer datos en un horario (exportación diaria de CSV, consulta semanal a base de datos). No es tiempo real, pero funciona con sistemas más antiguos.
• Input manual: Alguien provee datos vía formulario u hoja de cálculo. Más simple de configurar, pero agrega dependencia humana.

Paso 6: Diseñar las Plantillas

Para automatizaciones que producen contenido (emails, reportes, mensajes), diseña las plantillas por adelantado:

Diseña una plantilla de email para un reporte semanal
de status para clientes.

Variables disponibles:
- {nombre_cliente}
- {nombre_proyecto}
- {porcentaje_completitud}
- {tareas_completadas} (lista)
- {proximos_hitos} (lista con fechas)
- {bloqueadores} (lista)

Crea 4 variantes de plantilla:
1. Actualización estándar (progreso normal, sin bloqueadores)
2. Actualización con bloqueadores (necesita input del cliente)
3. Actualización con hito próximo
4. Mensaje breve de sin cambios

Tono: Profesional pero cálido. Conciso.
Largo: Menos de 200 palabras por variante.

Las buenas plantillas tienen placeholders de variables claros, manejan datos vacíos con gracia (¿qué si tareas_completadas está vacío?) y suenan naturales a pesar de ser generadas.

Armándolo Todo

Tu paquete completo de diseño de automatización incluye:

1. Documentación del proceso — El proceso manual, paso a paso
2. Mapa de flujo — Representación visual con triggers, acciones, condiciones
3. Especificación — Descripción técnica detallada de cada componente
4. Plan de conexión de datos — Cómo accederás a cada fuente
5. Plantillas — Cualquier contenido que tu automatización producirá
6. Plan de pruebas — Cómo verificarás que funciona
7. Roadmap de versiones — MVP → automatización completa en etapas definidas

Esto puede sentirse como mucho trabajo previo. Lo es. Y te ahorra tres veces más trabajo durante la construcción y el debugging. Los proyectos de automatización que saltan el diseño e ir directo a construir casi siempre toman más tiempo y producen peores resultados.

Ejercicio: Escribe Tu Primera Especificación

Toma una automatización de tu lista de oportunidades y crea:

1. Un documento detallado del proceso manual (cada paso)
2. Un mapa de flujo (trigger, acciones, condiciones)
3. Una definición de automatización mínima viable (versión útil más simple)
4. Requerimientos de datos (qué datos, de dónde, en qué formato)

Usa IA para llenar vacíos e identificar cosas que hayas pasado por alto.

Conclusiones Clave

• Siempre documenta el proceso manual en detalle antes de diseñar la automatización
• Empieza con una automatización mínima viable (MVP) y agrega complejidad incrementalmente
• Escribe una especificación que incluya requerimientos de datos, condiciones, manejo de errores y criterios de éxito
• Planea las conexiones de datos para cada fuente que tu automatización necesita
• Diseña plantillas de contenido con variables claras y manejo elegante de estados vacíos
• La fase de diseño ahorra tres veces su inversión durante la construcción y el debugging

Siguiente: construyamos uno de los tipos de automatización más comunes — flujos de email y comunicación.