Proyecto Final: Portafolio de Automatizaciones

Tu Currículum de Automatización

🔄 Repaso rápido: En la lección anterior, exploramos pruebas, monitoreo y mejora continua — los tres niveles de testing, rollouts por etapas, dashboards de monitoreo y ciclos de optimización. Ahora vamos a juntar todo lo que aprendiste.

A lo largo de siete lecciones, aprendiste a detectar oportunidades de automatización, diseñar flujos de trabajo, construir secuencias de email, conectar sistemas multi-paso, manejar errores, probar a fondo y monitorear continuamente.

Ahora toca demostrarlo. En este proyecto final, diseñarás tres automatizaciones completas — cada una demostrando un nivel diferente de complejidad — y las documentarás en un formato de portafolio que puedes usar, compartir y expandir.

Lo Que Construirás

Al terminar este proyecto, tendrás tres automatizaciones completamente diseñadas:

1. Una automatización simple con trigger (Lecciones 2-4) — Un flujo de un solo trigger con pocas acciones
2. Un flujo multi-paso de datos (Lección 5) — Un flujo que conecta múltiples sistemas y transforma datos
3. Un proceso condicional complejo (Lecciones 5-6) — Un flujo con lógica de ramas, manejo de errores y monitoreo

Cada automatización incluirá documentación completa: planteamiento del problema, diseño del flujo, manejo de errores, plan de pruebas e impacto proyectado.

El Formato de Portafolio

Para cada automatización, crea un documento con estas secciones:

Sección 1: El Problema

¿Qué proceso manual reemplaza esta automatización? Sé específico:

• ¿Qué tarea se hace manualmente?
• ¿Con qué frecuencia ocurre?
• ¿Cuánto tiempo toma cada vez?
• ¿Qué errores o inconsistencias existen?
• ¿Quién hace este trabajo actualmente?

Ayúdame a escribir un planteamiento de problema para una
automatización que reemplace [proceso manual].

Incluye:
- Descripción del proceso actual (3-4 oraciones)
- Costo de tiempo (por instancia y anualmente)
- Tasa de error o issues de inconsistencia
- Quién se afecta (trabajadores directos y gente downstream)
- La oportunidad: ¿qué podrían hacer estas personas en su lugar?

Sección 2: El Diseño

La especificación completa del flujo de trabajo:

• Definición del trigger
• Cada acción con inputs y outputs
• Todas las condiciones y ramas
• Transformaciones de datos
• Puntos de integración

Esta es la especificación que le entregarías a alguien para construir la automatización.

Sección 3: Manejo de Errores

Para cada paso:

• Modos de falla
• Acciones de recuperación
• Estrategia de reintento
• Reglas de escalación

Sección 4: Plan de Pruebas

• Casos de prueba (camino feliz, camino de error, casos borde)
• Plan de rollout por etapas
• Criterios de aceptación

Sección 5: Evaluación de Impacto

• Tiempo ahorrado por ejecución y anualmente
• Reducción de errores
• Mejora de consistencia
• Estimado de tiempo de construcción
• Cálculo de ROI

Automatización 1: Flujo Simple con Trigger

Elige una tarea de tu lista de oportunidades que siga un patrón directo de trigger-acción. Este es tu calentamiento.

Buenos candidatos:

• Nuevo envío de formulario → crear registro + enviar confirmación
• Evento de calendario creado → enviar email de preparación a asistentes
• Archivo subido a carpeta compartida → notificar al equipo + registrar en tracker
• Retroalimentación de cliente recibida → categorizar + rutear al equipo

Ejemplo guiado: Automatización de preparación de reunión

Problema: Antes de cada reunión externa, inviertes 10 minutos buscando la empresa del asistente, interacciones recientes y deals abiertos. Haces esto 8 veces por semana.

Diseño:

Trigger: Evento de calendario creado con asistente(s) externo(s)

Paso 1: Extraer email(s) de asistentes del evento de calendario
Paso 2: Buscar cada asistente en el CRM
  → Obtener: empresa, rol, última interacción, deals abiertos, notas
Paso 3: Formatear un brief de preparación de reunión
  → Incluir: quién es, último punto de contacto, deals actuales,
    puntos de conversación sugeridos
Paso 4: Agregar el brief como nota en el evento de calendario
Paso 5: Enviar brief al organizador de la reunión por email
  (30 minutos antes de la reunión)

Condiciones:
  SI el asistente es interno → saltar (no necesita preparación)
  SI el asistente no se encuentra en CRM → notar "contacto nuevo" en el brief
  SI la reunión es en menos de 1 hora → enviar inmediatamente

Impacto: 10 minutos x 8 reuniones/semana x 50 semanas = 66 horas/año ahorradas. Además: siempre llegas preparado, incluso para reuniones de último minuto.

✅ Revisión Rápida: Para tu candidato de Automatización 1, ¿puedes describir el trigger, las acciones y el output esperado en menos de 30 segundos? Si no, simplifícala. Tu primera automatización debería ser lo suficientemente directa para construir en un día.

Automatización 2: Flujo Multi-Paso de Datos

Elige algo que involucre mover datos entre sistemas, transformar formatos y producir un output combinado.

Buenos candidatos:

• Reporte diario/semanal que jala de múltiples fuentes de datos
• Setup de nuevo cliente en 3+ sistemas
• Generación de facturas desde datos de gestión de proyectos
• Lead scoring basado en múltiples puntos de datos

Ejemplo guiado: Reporte semanal de departamento

Problema: Cada lunes por la mañana, el gerente de operaciones invierte 90 minutos jalando datos de 4 sistemas, formateándolos en un reporte y distribuyéndolo. Algunas semanas se atrasa, y el formato de datos varía.

Diseño:

Trigger: Cada lunes a las 7 AM

Paso 1: Jalar datos de ventas del CRM
  → Total de deals, valor del pipeline, tasa de conversión, top deals
Paso 2: Jalar datos de soporte del help desk
  → Conteo de tickets, tiempo promedio de resolución, score de satisfacción
Paso 3: Jalar datos de proyecto de la herramienta de PM
  → Proyectos activos, hitos alcanzados, items atrasados
Paso 4: Jalar datos financieros de contabilidad
  → Ingresos, gastos, flujo de caja

Paso 5: Transformar todos los datos a formato consistente
  → Estandarizar fechas, monedas (MXN/USD/COP), porcentajes
Paso 6: Calcular comparaciones semana contra semana
Paso 7: Generar reporte con gráficas y narrativa
Paso 8: Distribuir por email al equipo de liderazgo
Paso 9: Archivar reporte en carpeta compartida

Condiciones:
  SI alguna fuente de datos no está disponible → incluir nota
    "datos no disponibles" para esa sección, continuar con el resto
  SI alguna métrica cambió más de 20% semana contra semana →
    resaltar y agregar bandera

Impacto: 90 minutos x 50 semanas = 75 horas/año. Además: los reportes tienen formato consistente, siempre a tiempo, y resaltan cambios importantes automáticamente.

Automatización 3: Proceso Condicional Complejo

Tu automatización más ambiciosa. Debería involucrar múltiples condiciones, manejo de errores y monitoreo.

Buenos candidatos:

• Onboarding de empleado con múltiples configuraciones de sistema y pasos condicionales
• Fulfillment de pedidos con diferentes caminos según tipo de producto, ubicación y prioridad
• Ruteo de soporte al cliente con caminos de escalación
• Flujo de aprobación de contenido con múltiples revisores y requisitos condicionales

Ejemplo guiado: Pipeline de onboarding de cliente

Problema: El onboarding de nuevos clientes involucra 12 pasos entre 5 personas y 6 sistemas. Los pasos frecuentemente se olvidan, el timing varía, y la experiencia del cliente es inconsistente.

Diseño:

Trigger: Deal pasa a "Cerrado Ganado" en CRM

Fase 1: Setup (automatizado, inmediato)
  Paso 1: Crear perfil de cliente en sistema de facturación
  Paso 2: Generar contrato usando template
    SI tier enterprise → usar contrato enterprise
    SI tier profesional → usar contrato estándar
  Paso 3: Crear proyecto en herramienta de PM
  Paso 4: Crear carpeta compartida en sistema de documentos
  Paso 5: Agregar a cola de customer success en CRM

Fase 2: Comunicación (automatizado, inmediato)
  Paso 6: Enviar email de bienvenida al cliente
    Personalizado por tier y producto
  Paso 7: Enviar notificación interna de kickoff
    Para: CSM asignado, PM y lead técnico
  Paso 8: Programar llamada de kickoff
    Auto-sugerir 3 horarios basados en disponibilidad

Fase 3: Seguimiento (automatizado, con delay de tiempo)
  Paso 9: Día 3 -- Enviar materiales de preparación para la llamada
  Paso 10: Día 7 -- Si el kickoff no se programó, escalar al
    gerente de CSM
  Paso 11: Día 14 -- Enviar check-in de "¿cómo te va?"
  Paso 12: Día 30 -- Disparar proceso de revisión de 30 días

Manejo de errores:
  - Falla en cualquier paso → registrar error, continuar con
    pasos restantes, alertar CSM
  - Falla del sistema de facturación → alerta crítica, pausar
    automatización, requerir resolución manual antes de continuar
  - Detección de duplicados → verificar si el cliente ya existe
    en cada sistema antes de crear

Impacto: Reduce el setup de onboarding de 2 horas (entre 5 personas) a 5 minutos (completamente automatizado). Elimina pasos olvidados. Estandariza la experiencia del cliente. 2 horas x 10 nuevos clientes/mes x 12 meses = 240 horas/año.

Calculando Tu Impacto Total

Después de diseñar las tres automatizaciones, calcula el impacto total de tu portafolio:

Más allá del ahorro de tiempo, estima:

• Errores eliminados por año
• Mejoras de consistencia (cada output idéntico)
• Mejoras de velocidad (minutos en vez de horas)
• Capacidad del equipo liberada

Presentando Tu Portafolio

Formatea tus tres automatizaciones como un documento o presentación:

Organiza mis tres diseños de automatización en un documento
de portafolio.

Para cada automatización:
1. Título y descripción de una oración
2. Planteamiento del problema (3-4 oraciones)
3. Diagrama de flujo (basado en texto)
4. Especificaciones clave (trigger, acciones principales, condiciones)
5. Resumen de manejo de errores
6. Métricas de impacto (tiempo ahorrado, errores reducidos)

También incluye:
- Resumen del portafolio (impacto total de las tres)
- Habilidades demostradas (diseño de flujos, transformación
  de datos, manejo de errores, etc.)
- Próximos pasos (qué construiría después)

Manteniendo Tu Portafolio

Tu portafolio no es un proyecto de una vez. Es una colección viva que crece conforme construyes más automatizaciones:

Después de construir cada automatización:

• Registra métricas de rendimiento reales (no estimadas)
• Documenta lecciones aprendidas
• Anota cualquier modificación hecha después del deployment inicial

Cada trimestre:

• Agrega nuevas automatizaciones que hayas construido
• Actualiza métricas de automatizaciones existentes
• Retira automatizaciones que ya no se necesiten
• Identifica el siguiente set de oportunidades de automatización

Ejercicio: Completa Tu Portafolio

Construye el portafolio completo:

1. Elige tus tres candidatos de automatización (uno simple, uno multi-paso, uno complejo)
2. Para cada uno, completa las cinco secciones del formato de portafolio
3. Calcula el impacto proyectado total
4. Identifica cuál construirás primero

La elección de “construir primero” debería balancear impacto (cuánto tiempo ahorra) con complejidad (qué tan confiado estás en ejecutarla). Empieza con una victoria rápida para generar momentum.

Conclusiones Clave

• Un portafolio de tres automatizaciones demuestra amplitud: triggers simples, flujos multi-paso de datos, y procesos condicionales complejos
• Cada automatización necesita una historia completa: problema, diseño, manejo de errores, plan de pruebas e impacto
• Calcula el ROI honestamente: tiempo ahorrado menos tiempo de construcción y mantenimiento
• Tu portafolio es un documento vivo — actualízalo con datos reales de rendimiento y nuevas automatizaciones
• Empieza a construir la automatización que tenga la mejor proporción de impacto vs. complejidad
• Las habilidades que construiste en este curso — diseño de flujos, transformación de datos, manejo de errores, pruebas y monitoreo — aplican a cualquier herramienta o plataforma de automatización

Felicidades por completar el curso Automatiza Tu Trabajo con IA. Ahora tienes los frameworks para identificar, diseñar, construir y mantener automatizaciones en cualquier contexto de negocio. Reclama tu certificado y empieza a automatizar.