Catálogo de Cuentas

Tu Sistema de Archivado Financiero

Todo sistema de contabilidad efectivo empieza con un catálogo de cuentas. Sin él, registrar transacciones es como archivar documentos sin carpetas — todo queda en un mismo montón.

Al terminar esta lección, habrás construido un catálogo de cuentas funcional para un negocio pequeño.

Los Cinco Tipos de Cuentas

Toda transacción financiera en cualquier negocio — desde un puesto de tacos hasta una empresa multinacional — cae en una de cinco categorías:

1. Activos (Lo Que Tienes)

Cosas de valor que tu negocio posee.

• Efectivo y cuentas bancarias — Dinero en cuenta de cheques, ahorro
• Cuentas por cobrar — Dinero que los clientes te deben
• Inventario — Productos que vas a vender
• Equipo — Computadoras, herramientas, maquinaria
• Gastos pagados por anticipado — Renta o seguro pagado por adelantado

2. Pasivos (Lo Que Debes)

Obligaciones que tu negocio debe pagar.

• Cuentas por pagar — Facturas que no has pagado
• Saldos de tarjeta de crédito — Cargos pendientes
• Préstamos — Créditos bancarios, líneas de crédito
• Impuestos por pagar — Obligaciones fiscales no pagadas (IVA, ISR)
• Ingresos no devengados — Dinero recibido por trabajo aún no realizado

3. Capital (Participación del Dueño)

La diferencia entre lo que tienes y lo que debes.

• Inversión del dueño — Dinero que pusiste en el negocio
• Utilidades retenidas — Ganancias reinvertidas en el negocio
• Retiros del dueño — Dinero que sacas para uso personal

4. Ingresos (Dinero Ganado)

Entradas de dinero por actividades del negocio.

• Ingresos por ventas — Dinero por vender productos o servicios
• Ingresos por servicios — Honorarios por servicios prestados
• Ingresos por intereses — Intereses bancarios, rendimientos de inversión
• Otros ingresos — Ganancias misceláneas

5. Gastos (Dinero Gastado)

Costos de operar el negocio.

• Renta — Oficina o espacio de trabajo
• Servicios — Luz, internet, teléfono
• Material de oficina — Insumos, papelería
• Nómina — Sueldos y salarios
• Marketing — Publicidad, promociones

✅ Revisión Rápida: ¿Puedes nombrar los cinco tipos de cuentas de memoria? Intenta listarlos antes de seguir adelante.

La Ecuación Contable

Estos cinco tipos se conectan a través de una ecuación que siempre debe balancear:

Activos = Pasivos + Capital

Esta es la base de la partida doble. Cada transacción mantiene este balance. Si los activos suben, los pasivos o el capital también deben cambiar para mantener la ecuación verdadera.

Los ingresos aumentan el capital (utilidades). Los gastos lo disminuyen (costos). Por eso la ecuación expandida es:

Activos = Pasivos + Capital + Ingresos - Gastos

Construyendo Tu Catálogo de Cuentas

Aquí tienes un catálogo inicial para un negocio de consultoría freelance:

Convención de numeración: 1000s para Activos, 2000s para Pasivos, 3000s para Capital, 4000s para Ingresos, 5000s para Gastos. Esto mantiene las cuentas relacionadas agrupadas.

Errores Comunes

Demasiadas cuentas. Empezar con 75 categorías de gastos significa que pasarás más tiempo decidiendo dónde van las cosas que haciendo contabilidad. Empieza con 15-25 cuentas.

Muy pocas cuentas. Una sola cuenta de “Gastos” no te dice nada. Necesitas suficiente granularidad para entender a dónde va el dinero.

Categorización inconsistente. ¿Tu suscripción de Zoom es “Software” o “Comunicación”? No importa cuál elijas — solo elige uno y mantente consistente.

Cuentas faltantes. Olvidar los Retiros del Propietario significa que los retiros personales se categorizan como gastos, inflando tus costos.

Personalizando para Tu Negocio

Diferentes negocios necesitan diferentes cuentas. Aquí van adiciones por tipo de negocio:

E-commerce: Agrega Inventario (1400), Costos de Envío (5900), Comisiones de Plataforma (6000), Costo de Ventas (5050)

Restaurante/Fonda: Agrega Inventario de Alimentos (1400), Inventario de Bebidas (1410), Equipo de Cocina (1310), Costo de Alimentos (5050)

Freelancer: Agrega Pagos a Subcontratistas (5900), Anticipos de Clientes (2300, pasivo), Deducción de Oficina en Casa (5650)

Inténtalo Tú Mismo

Construye un catálogo de cuentas para tu negocio (o uno hipotético):

1. Lista todas tus fuentes de ingreso → Estas son tus cuentas de Ingresos
2. Lista todos tus gastos regulares → Estas son tus cuentas de Gastos
3. Lista todo lo que posees para el negocio → Estas son tus cuentas de Activos
4. Lista todo lo que debes → Estas son tus cuentas de Pasivos
5. Agrega Capital del Propietario y Retiros del Propietario

Usa la convención de numeración de arriba. Mantén menos de 25 cuentas para empezar.

Usando IA para Ayudar

Prueba este prompt con cualquier asistente de IA:

“Tengo un negocio de [tipo de negocio]. Ayúdame a crear un catálogo de cuentas con los 5 tipos estándar de cuentas. Mantenlo por debajo de 25 cuentas y usa la convención de numeración: 1000s Activos, 2000s Pasivos, 3000s Capital, 4000s Ingresos, 5000s Gastos.”

La IA es excelente generando catálogos iniciales. Tu trabajo es revisar y ajustar según las necesidades reales de tu negocio.

Conclusiones Clave

• Cinco tipos de cuentas: Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Gastos
• La ecuación contable (Activos = Pasivos + Capital) siempre debe balancear
• Empieza con 15-25 cuentas — expande solo cuando sea necesario
• Usa numeración consistente: 1000s, 2000s, 3000s, 4000s, 5000s
• La consistencia en la categorización importa más que las categorías perfectas

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En la Lección 3: Registrando Transacciones, empezarás a usar tu catálogo de cuentas para registrar transacciones reales de negocio con cargos y abonos.