Registrando Transacciones

Haciendo Que los Libros Se Muevan

🔄 Repaso rápido: En la lección anterior, construimos un catálogo de cuentas con cinco tipos: Activos, Pasivos, Capital, Ingresos y Gastos. Ahora vamos a poner esas cuentas a trabajar.

Ya tienes tu catálogo de cuentas. Ahora toca registrar el dinero moviéndose por tu negocio. Aquí es donde la contabilidad se vuelve real.

Al terminar esta lección, registrarás transacciones comunes de negocio usando partida doble.

Cargos y Abonos Desmitificados

Aquí es donde la mayoría se confunde. Olvida todo lo que sabes sobre tarjetas de débito y crédito — esos términos son engañosos.

En contabilidad:

Cargo = Lado izquierdo de una póliza
Abono = Lado derecho de una póliza

Eso es todo. Sin juicio moral. No hay “bueno” ni “malo.”

Lo que importa es saber qué lado aumenta qué tipo de cuenta:

Tipo de Cuenta	Aumenta Con	Disminuye Con
Activos	Cargo	Abono
Pasivos	Abono	Cargo
Capital	Abono	Cargo
Ingresos	Abono	Cargo
Gastos	Cargo	Abono

Truco de memoria: Activos y Gastos aumentan con cargos (lado izquierdo). Todo lo demás aumenta con abonos (lado derecho). Los dos que aumentan a la izquierda empiezan con vocal — Activos y (G)astos… bueno, o piénsalo así: las cosas que “te cuestan” (activos y gastos) se cargan.

Pólizas de Diario: Los Bloques de Construcción

Cada transacción se registra como una póliza de diario. Una póliza tiene:

Fecha — ¿Cuándo pasó?
Cuentas afectadas — ¿Qué cuentas cambian?
Montos — ¿Cuánto?
Cargos y abonos — ¿Qué lado?
Descripción — Nota breve de lo que pasó

Regla: El total de cargos siempre debe ser igual al total de abonos.

Transacciones Comunes

Recorramos las transacciones que todo negocio pequeño enfrenta.

Transacción 1: Recibir Pago por Servicios

Completas un proyecto de consultoría y recibes $20,000.

Cuenta	Cargo	Abono
Efectivo (Activo)	$20,000
Ingresos por Consultoría		$20,000

El efectivo sube (cargo a activo). Los ingresos suben (abono a ingresos). Balanceado.

Transacción 2: Pagar Renta

Transfieres $12,000 por la renta de tu oficina.

Cuenta	Cargo	Abono
Gasto de Renta	$12,000
Efectivo (Activo)		$12,000

El gasto de renta sube (cargo a gasto). El efectivo baja (abono a activo). Balanceado.

Transacción 3: Comprar Material a Crédito

Pides $3,000 de material de oficina con tu tarjeta de crédito empresarial.

Cuenta	Cargo	Abono
Gasto de Material de Oficina	$3,000
Tarjeta de Crédito (Pasivo)		$3,000

El gasto sube (cargo). El pasivo sube (abono — ahora debes más). Balanceado.

Transacción 4: Un Cliente Paga una Factura

Un cliente paga una factura de $50,000 que estaba pendiente.

Cuenta	Cargo	Abono
Efectivo (Activo)	$50,000
Cuentas por Cobrar (Activo)		$50,000

El efectivo sube. Las cuentas por cobrar bajan. Ambas son activos, pero el dinero se movió de una forma a otra. Activos totales sin cambio. Balanceado.

Transacción 5: Pagar la Tarjeta de Crédito

Pagas $8,000 al saldo de tu tarjeta de crédito empresarial.

Cuenta	Cargo	Abono
Tarjeta de Crédito (Pasivo)	$8,000
Efectivo (Activo)		$8,000

El pasivo baja (cargo). El efectivo baja (abono). Debes menos pero tienes menos efectivo. Balanceado.

✅ Revisión Rápida: Si compras una laptop de $15,000 para tu negocio con tu tarjeta de débito, ¿qué cuentas se afectan? ¿Qué se carga y qué se abona?

El Proceso de Registro de Transacciones

Para cada transacción, sigue este checklist:

¿Qué pasó? Describe el evento en lenguaje simple
¿Qué cuentas se afectan? Siempre al menos dos
¿Cada cuenta aumenta o disminuye? Piensa en qué cambió
¿El aumento es cargo o abono? Usa la tabla de arriba
¿Los cargos son iguales a los abonos? Deben serlo

Pólizas Compuestas

Algunas transacciones afectan más de dos cuentas. Está bien — los cargos aún deben ser iguales a los abonos.

Ejemplo: Facturas a un cliente $30,000 por consultoría. El cliente paga $10,000 ahora y pagará $20,000 después.

Cuenta	Cargo	Abono
Efectivo (Activo)	$10,000
Cuentas por Cobrar (Activo)	$20,000
Ingresos por Consultoría		$30,000

Total cargos: $30,000. Total abonos: $30,000. Balanceado.

Inténtalo Tú Mismo

Registra pólizas de diario para estas transacciones:

Pagas $1,500 por el servicio de internet con transferencia
Un cliente te deposita $35,000 por un proyecto terminado
Compras un escritorio de $12,000 con tu tarjeta de crédito empresarial
Transfieres $5,000 de tu cuenta de cheques a tu cuenta de ahorro

Ver respuestas

Cargo a Gasto de Servicios $1,500, Abono a Efectivo $1,500
Cargo a Efectivo $35,000, Abono a Ingresos por Servicios $35,000
Cargo a Equipo de Oficina $12,000, Abono a Tarjeta de Crédito $12,000
Cargo a Cuenta de Ahorro $5,000, Abono a Cuenta de Cheques $5,000

Usando IA para el Registro de Transacciones

Los asistentes de IA pueden ayudar a categorizar transacciones desde los movimientos bancarios. Prueba este prompt:

“Tengo estas transacciones de negocio. Para cada una, dime qué cuentas cargar y abonar, y los montos: [pega tus transacciones]”

Aquí es donde la IA brilla — puede procesar cientos de transacciones en segundos. Pero necesitas revisar el output porque la IA a veces categoriza mal transacciones inusuales.

Conclusiones Clave

Cada transacción requiere al menos dos cuentas: un cargo y un abono
Activos y Gastos aumentan con cargos; Pasivos, Capital e Ingresos aumentan con abonos
Los cargos totales siempre deben ser iguales a los abonos totales en cada póliza
Sigue el checklist de cinco pasos para registrar cualquier transacción
La IA puede acelerar la categorización, pero tú necesitas entender la lógica para detectar errores

En la Lección 4: Conciliación Bancaria, aprenderás a verificar tus registros contra tus estados de cuenta — la revisión crítica que detecta errores y fraude.