Cuentas por Pagar y por Cobrar
Domina las dos cuentas que más directamente impactan tu flujo de efectivo: dinero que debes y dinero que te deben.
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La Línea de Vida del Flujo de Efectivo
🔄 Repaso rápido: En la lección anterior, aprendimos que la utilidad y el efectivo son cosas diferentes. ¿La brecha entre ellos? Eso se debe en gran parte a las Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar.
Tu estado de resultados podría mostrar un mes increíble. Pero si los clientes tardan en pagar y los proveedores quieren su dinero ya, puedes ser rentable y estar quebrado al mismo tiempo.
Al terminar esta lección, manejarás ambos lados de la ecuación de flujo de efectivo: dinero que entra y dinero que sale.
Cuentas por Cobrar: Dinero Que Te Deben
Cómo Funciona
Cuando completas un trabajo y envías una factura, no siempre te pagan de inmediato. El ciclo típico:
- Realizar el trabajo — Entregar el producto o servicio
- Enviar la factura — Incluir términos de pago (15 días, 30 días, etc.)
- Registrar la cuenta por cobrar — Cargo a Cuentas por Cobrar, Abono a Ingresos
- Recibir el pago — Cargo a Efectivo, Abono a Cuentas por Cobrar
- Cerrar el ciclo — Factura pagada, cuenta por cobrar liquidada
Términos de Pago Explicados
| Término | Significado | Común En |
|---|---|---|
| Contra entrega | Pagar inmediatamente | Proyectos pequeños |
| 15 días | Pagar dentro de 15 días | Negocios pequeños |
| 30 días | Pagar dentro de 30 días | Estándar de industria |
| 60 días | Pagar dentro de 60 días | Corporaciones grandes |
| 2/10 Neto 30 | 2% descuento si paga en 10 días, vence en 30 | Relaciones con proveedores |
El Reporte de Antigüedad
Esta es tu herramienta más importante de CxC. Categoriza facturas sin pagar por antigüedad:
| Cliente | Vigente | 1-30 Días | 31-60 Días | 61-90 Días | 90+ Días | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Acme S.A. | $25,000 | $25,000 | ||||
| Beta LLC | $18,000 | $18,000 | ||||
| Gamma Inc | $32,000 | $32,000 | ||||
| Delta Corp | $9,500 | $9,500 |
Banderas rojas:
- Cualquier cosa mayor a 60 días necesita seguimiento activo
- Más de 90 días puede que necesite registrarse como cuenta incobrable
- ¿Un cliente consistentemente atrasado? Reconsidera la relación o requiere anticipo
✅ Revisión Rápida: ¿Por qué un reporte de antigüedad es más útil que simplemente conocer tu saldo total de cuentas por cobrar?
Cómo Cobrar Más Rápido
Tácticas prácticas que realmente funcionan:
- Factura inmediatamente. No esperes. Envía la factura el día que se completa el trabajo.
- Facilita el pago. Acepta transferencias, tarjetas de crédito y links de pago en línea (Mercado Pago, PayPal, SPEI).
- Acorta los términos. Si usas 30 días, prueba 15. Muchos clientes pagan en la fecha límite sin importar cuál sea.
- Ofrece descuentos por pronto pago. 2/10 Neto 30 motiva el pago rápido.
- Da seguimiento consistentemente. Recordatorios corteses a los 7, 14 y 30 días vencidos.
- Pide anticipos. Para proyectos grandes, obtén 25-50% por adelantado.
Cuentas por Pagar: Dinero Que Debes
Cómo Funciona
El otro lado de la moneda: facturas que recibiste pero no has pagado.
- Recibir bienes/servicios — El proveedor entrega
- Recibir la factura — El proveedor envía la cuenta
- Registrar la cuenta por pagar — Cargo a Gasto, Abono a Cuentas por Pagar
- Hacer el pago — Cargo a Cuentas por Pagar, Abono a Efectivo
- Cerrar el ciclo — Factura pagada, cuenta por pagar liquidada
Manejando Cuentas por Pagar Estratégicamente
El manejo inteligente de CxP no es solo pagar facturas. Es timing.
Paga anticipadamente cuando:
- Hay descuento por pronto pago
- Quieres mantener una relación fuerte
- Tienes exceso de efectivo
Paga a tiempo (no antes) cuando:
- Necesitas preservar efectivo
- No hay descuento por pago anticipado
- Estás manejando un período apretado
Nunca pagues tarde. Los pagos tardíos dañan relaciones, generan penalizaciones y pueden afectar tu historial crediticio.
Tu Flujo de Trabajo de CxP
Semanalmente:
- Revisa todas las facturas entrantes
- Registra nuevas cuentas por pagar
- Revisa fechas de vencimiento próximas
- Programa pagos de la semana
- Archiva facturas pagadas
Manejo de Flujo de Efectivo
CxP y CxC juntas determinan el timing de tu flujo de efectivo. Así es el ciclo:
Haces trabajo → Facturas (CxC creada) → Esperas cobro → Llega el efectivo
↕
Proveedor entrega → Llega factura (CxP creada) → Vence pago → Sale el efectivo
La brecha entre cuándo pagas gastos y cuándo cobras ingresos es tu ciclo de conversión de efectivo. Entre más corto, mejor.
Estrategias de Flujo de Efectivo
| Estrategia | Acción | Impacto |
|---|---|---|
| Acelerar CxC | Facturar inmediatamente, términos más cortos | Efectivo llega antes |
| Optimizar CxP | Usar los términos completos (éticamente) | Efectivo sale después |
| Reducir la brecha | Pedir anticipos, ofrecer descuentos por pronto pago | Brecha de efectivo menor |
| Construir un colchón | Mantener 2-3 meses de gastos en ahorro | Sobrevivir períodos lentos |
Inténtalo Tú Mismo
Crea un reporte de antigüedad para estas facturas:
- Factura #101: $20,000, enviada el 5 de enero, sin pagar (hoy es 6 de febrero)
- Factura #102: $35,000, enviada el 20 de enero, sin pagar
- Factura #103: $12,000, enviada el 1 de diciembre, sin pagar
- Factura #104: $8,000, enviada el 1 de febrero, sin pagar
Categoriza cada una en: Vigente, 1-30, 31-60, 61-90, 90+ días.
Ver respuesta
- #101: 31-60 días ($20,000)
- #102: 1-30 días ($35,000)
- #103: 61-90 días ($12,000)
- #104: Vigente ($8,000)
La factura de diciembre necesita seguimiento inmediato — se acerca a 90 días.
Usando IA para Manejo de CxC/CxP
Prueba estos prompts:
“Crea una plantilla de email de seguimiento semanal de cuentas por cobrar para facturas a 7, 14 y 30 días vencidas. Tono profesional pero firme.”
“Tengo estas facturas sin pagar [pega lista con fechas y montos]. Crea un reporte de antigüedad y recomienda cuáles necesitan atención inmediata.”
La IA puede redactar emails de seguimiento, generar reportes de antigüedad y sugerir estrategias de cobranza. Combínala con tu skill de generador de facturas para un flujo de trabajo completo.
Conclusiones Clave
- Cuentas por Cobrar (CxC) es dinero que te deben — un activo en tu balance general
- Cuentas por Pagar (CxP) es dinero que debes — un pasivo en tu balance general
- Los reportes de antigüedad son esenciales para rastrear facturas vencidas
- El manejo de flujo de efectivo significa optimizar la brecha de timing entre cobrar CxC y pagar CxP
- Factura inmediatamente, facilita el pago, da seguimiento consistentemente
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