Preparación Fiscal

De Pánico a Proceso

🔄 Repaso rápido: En la lección anterior, manejamos cuentas por pagar y por cobrar para mejorar el flujo de efectivo. Ahora usaremos todas nuestras habilidades de contabilidad para hacer la preparación fiscal indolora.

La temporada fiscal no tiene que ser estresante. Si tus libros están limpios, la preparación fiscal es solo compilación — recopilar números que ya existen y ponerlos en las casillas correctas.

Al terminar esta lección, tendrás un sistema de preparación fiscal que funciona todo el año y elimina la carrera anual.

El Enfoque de Todo el Año

La mayoría trata los impuestos como un evento anual. Los dueños de negocio inteligentes lo tratan como un proceso continuo.

Hábitos mensuales (15 minutos):

• Categorizar todas las transacciones
• Conciliar cuentas bancarias
• Archivar comprobantes de gastos deducibles
• Anotar cualquier transacción inusual

Hábitos trimestrales (30 minutos):

• Revisar ingresos y gastos
• Calcular pagos provisionales de impuestos
• Ajustar categorías de gastos si es necesario
• Respaldar registros financieros

Hábitos anuales (2-3 horas):

• Generar estados financieros finales
• Compilar documentación de deducciones
• Revisar deducciones que pudiste haber omitido
• Preparar o entregar al contador

Deducciones Comunes de Negocio

Aquí están las deducciones que la mayoría de negocios pequeños pueden reclamar. Si has estado registrando transacciones correctamente, ya tienes la documentación.

Gastos Operativos

• Renta — Oficina, coworking, bodega
• Servicios — Luz, internet, teléfono (porción del negocio)
• Seguros — Responsabilidad civil, profesional, gastos médicos
• Material de oficina — Todo desde plumas hasta tinta de impresora
• Software — Suscripciones, servicios en la nube, herramientas

Deducción por Oficina en Casa

Si usas un espacio dedicado exclusivamente para el negocio:

• Método proporcional: Calcula el porcentaje de tu casa que usas para el negocio y aplícalo a renta/hipoteca, servicios, mantenimiento
• Requisitos: El espacio debe ser de uso exclusivo y regular para actividades del negocio
• Documentación: Conserva facturas de renta, servicios y mantenimiento con el RFC correcto

Viajes y Comidas

• Viajes de negocios — Vuelos, hoteles, renta de autos (100% deducible con comprobante fiscal)
• Comidas de negocios — Reuniones con clientes, comidas de equipo (deducible según la legislación local)
• Gasolina y peajes — Para traslados de negocios con factura

Desarrollo Profesional

• Cursos y capacitación — Incluyendo este curso
• Libros y suscripciones — Publicaciones de la industria
• Conferencias — Inscripción, viaje, hospedaje

Equipo y Tecnología

• Computadoras — Laptops, monitores, periféricos
• Muebles — Escritorios, sillas (uso de negocio)
• Deducción inmediata — En muchos países de LatAm puedes deducir el costo completo de ciertos activos en el año de compra

✅ Revisión Rápida: Si usas el 20% de tu departamento exclusivamente para tu negocio, y tu renta mensual es $15,000, ¿cuánto podrías deducir mensualmente por oficina en casa?

Manejo de Comprobantes

La autoridad fiscal requiere documentación para las deducciones. Aquí un sistema que funciona:

Enfoque Digital Primero

1. Solicita factura electrónica (CFDI en México, factura electrónica en Colombia/Chile) de cada gasto de negocio
2. Usa una app dedicada — Alegra, CONTPAQi, Wave, o incluso una carpeta en Google Drive
3. Categoriza inmediatamente — Relaciona con tu catálogo de cuentas
4. Almacena en carpetas por mes y categoría
5. Respalda regularmente — Almacenamiento en la nube

Qué Conservar

Pagos Provisionales de Impuestos

Si eres independiente o persona física con actividad empresarial, necesitas hacer pagos provisionales de impuestos.

En México (como referencia — consulta las reglas de tu país):

• ISR: Pago provisional mensual (a más tardar el día 17 del mes siguiente)
• IVA: Declaración mensual
• Declaración anual: Abril del año siguiente

En Colombia:

• Retención en la fuente mensual
• IVA bimestral o cuatrimestral
• Declaración de renta anual

Cómo calcular (patrón general):

1. Calcula tus ingresos del período
2. Resta gastos deducibles del período
3. Calcula el impuesto sobre la utilidad
4. Resta retenciones que te hayan hecho
5. Paga la diferencia

Multas por incumplimiento: No hacer pagos provisionales genera multas, actualizaciones y recargos que pueden ser significativos. Es mejor pagar de más y pedir devolución que quedarte corto.

Construyendo Tu Paquete de Preparación Fiscal

Cuando llegue el momento de declarar, deberías poder compilar estos documentos en menos de una hora:

Documentación de Ingresos

• Estado de resultados anual (de tu contabilidad)
• Facturas emitidas del período
• Constancias de retenciones de clientes
• Intereses bancarios y otros ingresos

Documentación de Gastos

• Resumen de gastos categorizados por cuenta
• Facturas de respaldo para gastos mayores
• Cálculo de oficina en casa
• Registro de gastos de viaje
• Pólizas de seguro pagadas

Estados Financieros

• Estado de resultados del cierre del año
• Balance general del cierre del año
• Declaración del año anterior (para comparación)

Información del Negocio

• RFC o equivalente de tu país
• Documentos de constitución del negocio
• Registros fiscales estatales y locales

Inténtalo Tú Mismo

Crea un checklist de preparación fiscal para tu negocio:

1. Lista tus tres categorías de gastos más grandes
2. Para cada una, nota qué documentación tienes y qué falta
3. Identifica deducciones que podrías estar omitiendo
4. Pon recordatorios en el calendario para las fechas de pagos provisionales de tu país

Usando IA para Preparación Fiscal

Prueba estos prompts:

“Soy freelancer de [profesión] trabajando desde casa en [país]. Basándote en deducciones comunes para mi industria, ¿qué deducciones fiscales podría estar pasando por alto? Lista con los requisitos típicos de documentación.”

“Revisa esta lista de gastos y señala los que podrían calificar como deducciones fiscales que no estoy reclamando actualmente: [pega lista de gastos]”

La IA es excelente identificando deducciones que podrías pasar por alto y explicando requisitos de documentación. Sin embargo, siempre confirma consejos fiscales con un profesional calificado — la legislación fiscal cambia frecuentemente y varía por país.

Conclusiones Clave

• La preparación fiscal es un proceso de todo el año, no un evento anual
• La categorización mensual y la conciliación eliminan la carrera de la temporada fiscal
• Conoce tus gastos deducibles: oficina en casa, viajes, equipo, desarrollo profesional
• Solicita facturas electrónicas y categoriza comprobantes inmediatamente — enfoque digital primero
• Haz pagos provisionales de impuestos para evitar multas y recargos
• Conserva registros por al menos 10 años como estándar seguro

Siguiente

En la Lección 8: Proyecto Final, juntarás todo completando un ciclo contable completo desde el registro de transacciones hasta la preparación de estados financieros.