Estructura de un Email Efectivo

La Anatomia de un Email Efectivo

Todo email efectivo tiene las mismas partes basicas, organizadas en un orden especifico. Si dominas esta estructura, la gente leera tus emails incluso cuando este ocupada.

El Principio BLUF

BLUF viene de “Bottom Line Up Front” (lo importante primero). Es una tecnica de comunicacion militar que funciona increiblemente bien para emails.

Estructura tradicional (inefectiva):

1. Saludo
2. Antecedentes
3. Contexto
4. Mas contexto
5. Finalmente, lo que quieres

Estructura BLUF (efectiva):

1. Saludo
2. Lo que necesitas (la peticion)
3. Por que importa (contexto breve)
4. Detalles si son necesarios
5. Cierre

El lector sabe de inmediato que necesitas. Todo lo demas apoya eso.

La Estructura de Cinco Partes

1. Apertura (1 oracion)

Olvida el “Espero que este email te encuentre bien.” Ve al grano.

Opciones:

• Apertura directa: “Te escribo porque…”
• Apertura de referencia: “Dando seguimiento a nuestra conversacion sobre…”
• Apertura situacional: “Tenemos una decision pendiente sobre…”
• Apertura rapida: “Pregunta rapida sobre…”

2. La Peticion (1-2 oraciones)

Di exactamente lo que necesitas. Se especifico.

Vago: “Queria saber tu opinion del proyecto.” Claro: “Puedes aprobar el presupuesto del Q2 para el viernes?”

Vago: “Dime si quieres que hablemos.” Claro: “Tienes disponibilidad el martes a las 2pm para una llamada de 30 minutos?”

3. Contexto (2-4 oraciones)

Solo el contexto suficiente para entender la peticion. Ni mas.

Demasiado:

“Como recordaras, discutimos esto en la junta del mes pasado, y hubo varias preocupaciones sobre el enfoque, particularmente sobre presupuesto y cronograma. El equipo ha realizado investigacion adicional y hemos revisado algunas de nuestras suposiciones iniciales basandonos en la retroalimentacion de las partes interesadas…”

Justo:

“La propuesta revisada aborda las preocupaciones de la junta sobre el cronograma. Recortamos el alcance para cumplir el deadline del Q3.”

4. Detalles (opcional)

Si se necesita mas informacion, hazla escaneable:

• Vinetas para listas
• Negritas para terminos clave
• Parrafos cortos
• Tablas para comparaciones

5. Cierre (1-2 oraciones)

Termina con:

• Un siguiente paso claro, O
• Un deadline, O
• Una pregunta por responder

Opciones:

• “Dime antes del jueves si esto funciona.”
• “Alguna preocupacion antes de que avance?”
• “Agenda aqui: [link]”

Formato para Escaneabilidad

Espacio en Blanco

La gente no lee emails. Los escanea. Ayudalos.

Dificil de escanear:

Queria escribirte sobre el lanzamiento de producto que viene. Como sabes, hemos trabajado en esto por varios meses y estamos cerca de la meta. Hay algunos puntos que todavia necesitan tu opinion antes de que podamos avanzar. Primero, necesitamos aprobacion del precio final. Segundo, necesitamos tu visto bueno en los materiales de marketing. Tercero, necesitamos confirmacion de la fecha de lanzamiento. Dime que piensas de cada punto cuando puedas.

Facil de escanear:

Actualizacion del lanzamiento de producto. Necesitamos tu opinion en tres puntos:

1. Aprobacion de precio – Recomendado: $99/mes (ver analisis adjunto)
2. Visto bueno de marketing – Disenos finales adjuntos, necesitamos aprobacion para el viernes
3. Confirmacion de fecha – Apuntando al 15 de marzo, funciona?

Puedes responder con un si/no rapido para cada punto?

Negritas en Informacion Clave

Guia la mirada hacia lo que importa:

Reunion reprogramada para el jueves a las 3pm en la Sala B.

Vinetas para Listas

Cada vez que tengas 3 o mas puntos relacionados:

✅ Quick Check: Antes de seguir, puedes recordar que significa BLUF y por que es importante? Intenta explicarlo con tus propias palabras antes de continuar.

Por favor trae a la reunion:

• Reportes del Q1
• Proyecciones de presupuesto
• Calendario de disponibilidad del equipo

Una Idea por Parrafo

Parrafos cortos. Un pensamiento cada uno.

No: “Queria actualizarte del proyecto y tambien preguntarte sobre el presupuesto y avisarte que Sara estara fuera la proxima semana asi que tal vez necesitemos ajustar el cronograma.”

Mejor: Tres parrafos separados.

Plantillas para Estructuras Comunes

La Solicitud Simple

[Apertura]: Pregunta rapida sobre [tema].

[Peticion]: Puedes [accion especifica] para el [deadline]?

[Contexto]: Esto es para [razon/proyecto].

[Cierre]: Dime si tienes preguntas.

La Actualizacion + Solicitud

[Apertura]: Actualizacion sobre [proyecto].

[Estado]: Completamos X e Y. El siguiente paso es Z.

[Peticion]: Necesito tu [opinion/aprobacion/decision] sobre [punto especifico].

[Detalles]: Estas son las opciones:
- Opcion A: [descripcion breve]
- Opcion B: [descripcion breve]

[Cierre]: Cual direccion funciona mejor? Puedo avanzar en cuanto me confirmes.

La Presentacion

[Apertura]: [Nombre] me sugirio que te escribiera.

[Contexto]: Soy [quien eres] trabajando en [lo que haces].

[Relevancia]: [Por que eres relevante para ellos].

[Peticion]: Podriamos agendar una llamada de 15 minutos para hablar de [tema especifico]?

[Cierre]: Estoy libre [horarios especificos]. Te funcionaria alguno?

Guia de Longitud

Regla general: Si toma mas de 2 minutos leerlo, es demasiado largo para email. Escribe un email mas corto y adjunta un documento.

Ejercicio

Toma este email sin estructura y reescribelo usando la estructura BLUF:

Hola equipo, queria actualizarlos de donde estamos con el rediseno del sitio web. Como saben, hemos estado trabajando con la agencia de diseno como por 6 semanas y hemos avanzado bien con los conceptos iniciales. Nos enviaron tres direcciones diferentes la semana pasada y el equipo de liderazgo las ha estado revisando. Creemos que la Opcion B es la mas fuerte pero queriamos la opinion de todos antes de tomar una decision final. Ademas, necesitamos decidir el cronograma de lanzamiento. Originalmente pensabamos en abril pero podria ser agresivo dados algunos problemas tecnicos. Marketing tiene preocupaciones de que quede muy cerca de la feria. Pueden todos revisar las opciones y darme su opinion antes del fin de semana?

Key Takeaways

• Usa BLUF: pon tu punto principal y peticion primero
• Sigue la estructura de cinco partes: Apertura, Peticion, Contexto, Detalles, Cierre
• Formatea para escaneo: espacio en blanco, vinetas, negritas en palabras clave
• Mantener los emails cortos. Los detalles van en adjuntos
• Una peticion clara por email

Siguiente: asuntos que logran que tus emails se abran.

Up next: En la proxima leccion, vamos a ver Asuntos que Logran que Abran tu Email.