Emails Dificiles

Los Emails que Procrastinas

🔄 Repaso rapido: En la leccion anterior, exploramos como calibrar el tono de tus emails. Ahora vamos a abordar los emails que mas nos cuestan: los dificiles.

Hay emails que cuesta escribir. Los postergas. Redactas y re-redactas. Te preocupa como van a reaccionar.

• Dar malas noticias
• Decir que no a una solicitud
• Responder a quejas
• Dar feedback critico
• Disculparse por errores

Estos emails importan. Ponen a prueba tu profesionalismo. Y generalmente es mas estresante retrasarlos que enviarlos.

Principio: Directo + Empatico

Los emails dificiles requieren dos cosas que parecen contradictorias:

Se directo. No entierres las malas noticias ni las rodees de relleno. La gente detecta cuando estas evitando algo.

Se empatico. Reconoce como tu mensaje podria afectarlos. Muestra que entiendes su perspectiva.

Ambos. No uno u otro.

Dando Malas Noticias

La Estructura

1. Contexto breve (1 oracion)
2. La mala noticia (directa, clara)
3. Reconocimiento del impacto
4. Que sigue
5. Ofrecer conversacion

Ejemplo: Retraso de Proyecto

Debil (mala noticia enterrada):

Hola equipo, queria actualizarlos del proyecto. Como saben, hemos trabajado duro en el lanzamiento y el equipo ha puesto un esfuerzo increible. Ha habido desafios en el camino, y despues de considerar cuidadosamente varios factores y discusiones con interesados, determinamos que el cronograma necesita ajustarse. Ahora apuntaremos a Q3 en lugar de Q2.

Mejor (directo + empatico):

Hola equipo,

Tengo noticias dificiles: necesitamos mover el lanzamiento de Q2 a Q3.

Se que es decepcionante. El equipo ha trabajado duro y no tomo esta decision a la ligera. Los problemas tecnicos que descubrimos la semana pasada generan demasiado riesgo para un lanzamiento en Q2.

Este es el nuevo plan:

• Nueva fecha: 15 de agosto
• Reunion de revision: viernes a las 2pm para discutir ajustes

Con gusto hablo con quien quiera en privado. Esto no disminuye lo que el equipo ha logrado.

Ejemplo: Rechazo de Candidato

Debil (demasiado vago):

Gracias por su interes en la posicion. Despues de una cuidadosa evaluacion, hemos decidido avanzar con otros candidatos cuya experiencia se alinea mas con nuestras necesidades actuales. Le deseamos exito en sus futuras oportunidades.

Mejor:

Hola Mariana,

Gracias por entrevistarte para el puesto de Desarrolladora Senior. Quiero informarte que decidimos avanzar con otro candidato.

Fue una decision cerrada. Tus habilidades de diseno de sistemas nos impresionaron. Finalmente, elegimos a alguien con mas experiencia especifica en pipelines de datos en tiempo real.

Te invito a postularte para futuros puestos. Si te sirve, con gusto comparto feedback mas especifico.

Mucho exito en tu busqueda.

Decir que No

Decir que no es dificil. Pero los rechazos poco claros son peores: dejan a la gente con esperanzas o confundida.

La Estructura

1. Reconocer la solicitud
2. Rechazo claro
3. Razon breve (opcional)
4. Alternativa si la hay
5. Cierre calido

Ejemplo: Rechazar una Reunion

Debil (poco claro):

Gracias por contactarme. Mi agenda esta bastante apretada en este momento pero dejame ver si se abre algo. Intento responderte.

Mejor:

Gracias por contactarme. No puedo tomar reuniones nuevas este trimestre. Mi agenda esta al limite.

Algunas alternativas:

• Con gusto respondo preguntas rapidas por email
• Mi colega Laura maneja alianzas similares y podria tener disponibilidad

Gracias por pensar en mi.

Ejemplo: Rechazar una Solicitud

Debil (disculpas excesivas):

Perdon, de verdad no puedo ayudar con esto ahora. Me siento terrible porque se lo importante que es para ti y quisiera poder. Es que con todo lo que esta pasando, no creo que pudiera darle la atencion que merece, y no quisiera hacer un mal trabajo. Perdon de nuevo.

✅ Quick Check: Piensa en una vez que dijiste que si a algo cuando querias decir que no. Que habrias dicho diferente usando la estructura de rechazo que acabamos de ver?

Mejor:

No puedo tomar esto ahora mismo. Mis proyectos actuales estan consumiendo todo mi ancho de banda.

Podemos retomarlo en abril? O si es urgente, Ricardo ha hecho trabajo similar y podria estar disponible.

Disculpa que no pueda ayudar esta vez.

Respondiendo a Quejas

Cuando alguien esta molesto, resiste el impulso de defenderte inmediatamente.

La Estructura

1. Reconocer su experiencia
2. Asumir responsabilidad (si corresponde)
3. Explicar que paso (brevemente)
4. Decir que vas a hacer para solucionarlo
5. Prevenir ocurrencias futuras

Ejemplo: Queja de Cliente

Debil (defensivo):

Lamento que se sienta asi. El retraso se debio a circunstancias fuera de nuestro control, y nuestra politica establece claramente que los tiempos de envio son estimados. Si hubiera leido los terminos de servicio, habria visto que no somos responsables por retrasos del transportista.

Mejor:

Tienes razon en estar frustrado. Esperar 3 semanas por un envio de 5 dias no es aceptable.

Investigue el caso: el paquete quedo detenido en un centro de distribucion por un error de direccion de nuestro lado. Es nuestra falla.

Esto es lo que estoy haciendo:

• Enviando un reemplazo por envio express de un dia
• Reembolsando tu costo de envio
• Agregando un credito de $20 a tu cuenta

Disculpa que esto haya pasado. Contactame directamente si tienes cualquier otro problema.

Dando Feedback Critico

El email no es ideal para feedback detallado. Es facil malinterpretar el tono. Pero a veces es necesario.

La Estructura

1. Establecer un marco constructivo
2. Observacion especifica (hecho, no juicio)
3. Impacto del comportamiento
4. Lo que te gustaria ver en cambio
5. Ofrecer conversacion

Ejemplo: Feedback sobre Calidad de Trabajo

Debil (vago y duro):

El reporte que mandaste no estaba muy bueno. Necesita mucho trabajo. Por favor rehazlo y esfuerzate mas la proxima vez.

Mejor:

Gracias por entregar el reporte a tiempo.

Note algunas areas que necesitan revision antes de compartir con los stakeholders:

• Los datos de la Tabla 3 no coinciden con los numeros del resumen (hay una diferencia de ~$200K)
• El resumen ejecutivo esta muy detallado. Apunta a 3-4 viñetas maximo
• Falta la seccion de metodologia

Puedes tener una version revisada para el jueves? Con gusto repasamos estos puntos con mas detalle si te ayuda.

Disculparse Profesionalmente

Las buenas disculpas tienen tres partes:

1. Reconocer – Que paso y su impacto
2. Asumir responsabilidad – Sin excusas ni culpar a otros
3. Reparar – Que vas a hacer para solucionarlo

Ejemplo: Deadline Incumplido

Debil (lleno de excusas):

Perdon por no cumplir el deadline. Las cosas han estado muy locas y tenia un monton de otras cosas encima. Ademas no me di cuenta de cuanto trabajo implicaba. Intento mandartelo pronto.

Mejor:

No cumpli el deadline del viernes para el analisis. Me disculpo. Debi haber avisado antes de que estaba tomando mas tiempo de lo esperado.

El analisis completado estara en tu bandeja el martes a las 9am. Si eso no funciona para tus necesidades, dime y lo priorizo diferente.

La proxima vez voy a incluir mas margen y comunicar proactivamente si algo se atrasa.

Key Takeaways

• Los emails dificiles requieren tanto franqueza como empatia
• No entierres las malas noticias. Comunicalas temprano y con claridad
• Decir que no: rechazo claro, razon breve, ofrecer alternativas
• Responder a quejas: reconocer primero, defender despues
• Disculpas: reconocer, asumir responsabilidad, reparar
• Cuando tengas duda, se amable pero claro

Siguiente: follow-ups que obtienen respuesta sin ser molestos.

Up next: En la proxima leccion, vamos a ver Follow-Ups que Funcionan.