Investigación y Selección de Venues

El Venue Define Todo

El venue es la decisión más importante en planificación de eventos. Si la aciertas, todo lo demás encaja. Si te equivocas, ni el mejor catering ni entretenimiento compensa.

Pero investigar venues es abrumador. Una ciudad mediana puede tener cientos de opciones. Cada uno tiene diferente estructura de precios, ventanas de disponibilidad, configuraciones de capacidad y restricciones ocultas. Compararlos manualmente toma días.

La IA comprime esa investigación de días a horas.

Paso 1: Define Tus Requerimientos

Antes de buscar, cristaliza lo que necesitas. Requerimientos ambiguos llevan a investigación desperdiciada.

Requerimientos no negociables (must-haves):

• Capacidad: Cuántos invitados, sentados vs. de pie
• Fecha: La fecha de tu evento, más fechas alternativas
• Techo de presupuesto: Máximo que puedes gastar solo en venue
• Ubicación: Área geográfica, accesibilidad de transporte
• Accesibilidad: Rampas, elevadores, estacionamiento para personas con discapacidad

Requerimientos preferidos (nice-to-haves):

• Estética (moderno, rústico, elegante, industrial)
• Catering propio vs. caterers externos permitidos
• Capacidad de estacionamiento
• Equipo de audio y video incluido
• Espacio al aire libre

Usa este prompt para generar tu checklist de requerimientos:

“Estoy planificando un [tipo de evento] para [número] invitados en [ciudad/zona]. Genera un checklist comprehensivo de requerimientos de venue con categorías de no negociables y preferidos. Incluye requerimientos que podría olvidar.”

Paso 2: Construye Tu Matriz de Investigación

Una matriz de comparación previene la trampa de enamorarte del primer venue que visitas. Fuerza la evaluación objetiva.

Columnas esenciales de la matriz:

✅ Revisión Rápida: Intenta listar tres costos ocultos de venue de memoria. Si los recuerdas, vas por buen camino.

Paso 3: Investigación de Venues con IA

Puedes usar la IA para investigar venues eficientemente, aunque siempre verifica los detalles directamente con el venue.

Prompt de investigación:

“Necesito un venue en [ciudad] para un [tipo de evento] con [número] invitados el [fecha]. Presupuesto para venue es [monto]. Requerimientos: [lista requerimientos clave]. Investiga tipos de venues potenciales y qué debería buscar en este mercado. Crea un framework de comparación que pueda llenar conforme contacto venues.”

Lo que la IA genera:

• Tipos de venues a considerar (hoteles, restaurantes, espacios únicos, áreas al aire libre)
• Preguntas clave para cada venue
• Trampas comunes de contratos en tu zona
• Una plantilla de comparación estructurada

Paso 4: El Checklist de Visita al Lugar

La IA no puede visitar venues por ti. Pero sí puede prepararte.

Genera tu checklist:

“Crea un checklist comprehensivo de visita al lugar para evaluar venues de eventos. Estoy planificando un [tipo de evento]. Incluye cosas que observar, preguntas para el coordinador del venue y fotos que tomar.”

Puntos críticos para verificar personalmente:

• Dimensiones reales del salón (no solo la capacidad declarada)
• Cantidad y condición de los baños
• Instalaciones de cocina (si usas caterers externos)
• Niveles de ruido de espacios adyacentes o calles
• Señal de celular y fuerza del Wi-Fi
• Iluminación natural y ubicación de enchufes
• Proximidad de estacionamiento y rutas de accesibilidad

Paso 5: Compara y Decide

Después de visitar tu shortlist, usa la IA para la evaluación final:

“Aquí van mis 3 venues finalistas con detalles: [pega tus datos de comparación]. Evalúa cada uno según mis prioridades: [lista prioridades en orden]. Identifica riesgos para cada opción y recomienda la mejor opción con su razonamiento.”

Framework de decisión:

1. ¿Cuál venue cumple todos los no negociables?
2. ¿Cuál puntúa más alto en requerimientos preferidos?
3. ¿Cuál tiene menos costos ocultos?
4. ¿Cuál tiene los términos de contrato más favorables?
5. ¿Cuál se sintió correcto cuando lo visitaste?

Esa última pregunta importa. Los datos te llevan al shortlist. Tu instinto (informado por toda esta investigación) hace la llamada final.

Errores Comunes con Venues

Error 1: Reservar basándose solo en fotos. Las fotos se toman desde el mejor ángulo, con la mejor luz, con staging profesional. Siempre visita en persona.

Error 2: Ignorar el mínimo de F&B. Un venue puede costar $2,000 de renta pero requerir un mínimo de $15,000 en alimentos y bebidas. El costo real es $17,000.

Error 3: Olvidar contingencias de clima. Venues al aire libre necesitan plan B bajo techo. “Seguro no llueve” no es un plan.

Error 4: Pasar por alto tiempos de montaje y desmontaje. Si rentas el espacio de 4pm a 11pm pero necesitas 3 horas de montaje, realmente necesitas acceso desde la 1pm. Eso podría costar extra.

Error 5: No leer la cláusula de cancelación. Los eventos se posponen. Entender las implicaciones financieras antes de firmar previene sorpresas dolorosas.

Plantilla de Presupuesto de Venue

Pide a la IA que genere un presupuesto detallado específico para tu venue:

“Crea un desglose detallado de costos de venue para un [tipo de evento] en un [tipo de venue] en [ciudad]. Incluye renta base, add-ons típicos, cargos de servicio, propina, horas extra, seguro y colchón de contingencia. Formátea como hoja de presupuesto.”

Desglose típico de costos de venue:

Ejercicio

Elige un evento real o hipotético que quieras planificar. Usa los prompts de esta lección para:

1. Definir tus requerimientos no negociables y preferidos de venue
2. Generar una plantilla de matriz de comparación
3. Crear un checklist de visita al lugar

Guárdalos. Los usarás a lo largo del curso.

Conclusiones Clave

• Define requerimientos no negociables antes de empezar la investigación para evitar esfuerzo desperdiciado
• Usa una matriz de comparación para evaluar venues objetivamente con criterios consistentes
• La IA acelera la investigación pero no puede reemplazar las visitas en persona
• Los costos ocultos (cargos de servicio, mínimos de F&B, horas extra) pueden agregar 20-30% a los precios cotizados
• Siempre lee la cláusula de cancelación antes de firmar

Siguiente

En la Lección 3: Dominio del Presupuesto, vamos a construir un presupuesto de evento comprehensivo que contabilice hasta el último peso.