Gestión de Proveedores

Tu Equipo de Proveedores Hace o Deshace el Evento

🔄 Repaso rápido: Recuerda de nuestra lección de cronograma que los contratos de proveedores están en la ruta crítica. También es donde va la mayor parte de tu presupuesto. Gestionar bien a los proveedores es la diferencia entre un evento fluido y una serie de pequeños desastres.

Un evento mediano usa 8-15 proveedores diferentes. Un evento grande podría coordinar 25 o más. Cada relación con proveedor requiere investigación, evaluación, negociación, contratación, comunicación continua y coordinación el día del evento.

La IA transforma esto de una maratón abrumadora de comunicación en un proceso sistemático.

Las Categorías de Proveedores

Sabe lo que necesitas antes de empezar a buscar:

Los proveedores críticos se reservan primero porque son los más difíciles de reemplazar y tienen los tiempos de espera más largos.

Paso 1: Investigación y Shortlisting

Para cada categoría de proveedor, crea un shortlist de 3-5 opciones.

Prompt de investigación con IA:

“Necesito un [tipo de proveedor] para un [tipo de evento] con [número] invitados el [fecha] en [ciudad]. Presupuesto aproximado para este proveedor es [monto]. Genera una lista de preguntas que debería hacer a proveedores potenciales, red flags a vigilar y términos clave de contrato para negociar. También sugiere qué buscar en su portafolio o referencias.”

Paso 2: El Proceso de Solicitud de Propuesta

Una Solicitud de Propuesta (RFP) asegura que obtengas cotizaciones comparables:

“Redacta un email profesional de solicitud de propuesta para un [tipo de proveedor] para mi [tipo de evento]. Incluye: fecha del evento, número de invitados, requerimientos específicos, rango de presupuesto (opcional), timeline para decisión, y solicitud de referencias. Mantenlo conciso pero completo.”

Qué incluir en toda solicitud:

• Fecha, hora y ubicación del evento
• Número de invitados y tipo de evento
• Requerimientos específicos del servicio
• Tu timeline para tomar la decisión
• Solicitud de cotización desglosada (no solo un total)
• Solicitud de 2-3 referencias

✅ Revisión Rápida: ¿Por qué una cotización desglosada es mejor que una de suma global? Piensa en cómo te ayuda a comparar proveedores y negociar.

Paso 3: Evaluando Propuestas

Cuando lleguen las cotizaciones, resiste la tentación de elegir la más barata. Usa una evaluación ponderada:

Matriz de Puntuación de Proveedores (califica cada uno del 1 al 5):

“Recibí propuestas de 3 proveedores de [tipo]. Aquí van los detalles: [pega info clave de cada uno]. Puntúa cada uno usando estos criterios ponderados y recomienda la mejor opción con razonamiento.”

Paso 4: Revisión de Contrato

Nunca firmes un contrato de proveedor sin verificar estos elementos:

Prompt de revisión de contrato con IA:

“Revisa este resumen de contrato de proveedor para mi evento: [pega términos clave]. Identifica posibles problemas, protecciones faltantes y cláusulas que debería negociar. ¿Qué pasa si ellos cancelan? ¿Qué pasa si yo cancelo? ¿Hay cargos ocultos?”

Elementos no negociables del contrato:

• Servicios exactos incluidos (desglosados)
• Costo total con todos los cargos listados
• Calendario de pagos y términos de depósito
• Política de cancelación y reembolso
• Política de sustitución (¿qué pasa si tu fotógrafo específico se enferma?)
• Requisitos de responsabilidad y seguro
• Tiempos de montaje y desmontaje
• Persona de contacto para problemas del día D

Paso 5: Comunicación Continua

Una vez que los proveedores están contratados, la comunicación se vuelve el reto. Múltiples proveedores necesitan diferente información en diferentes momentos.

Crea un calendario de comunicación con proveedores:

“Tengo estos proveedores para mi evento del [fecha]: [lista proveedores y sus servicios]. Crea un cronograma de comunicación mostrando qué información necesita cada proveedor y cuándo. Incluye puntos de confirmación a 1 mes, 2 semanas y 1 semana antes del evento.”

Mejores prácticas de comunicación:

• Confirma todos los acuerdos verbales por escrito
• Envía un brief detallado del evento a todos los proveedores 2 semanas antes
• Crea una hoja de contactos compartida para que los proveedores coordinen directo
• Designa un punto de contacto único (tú o un coordinador)

Paso 6: Coordinación del Día D

El día del evento, la coordinación de proveedores necesita ser precisa:

Agenda de llegada de proveedores:

“Crea una hoja de coordinación de proveedores para el día del evento. Proveedores: [lista todos con servicios]. Evento comienza a las [hora]. Incluye horarios de llegada, duraciones de setup, contactos clave e instrucciones específicas para cada proveedor.”

Manejando Problemas con Proveedores

Los problemas pasan. Cómo los manejas define la experiencia del evento.

Problemas comunes con proveedores y respuestas:

Ejercicio

Para tu evento, completa estas tareas de gestión de proveedores:

1. Lista todas las categorías de proveedores que necesitas
2. Usa IA para redactar una solicitud de propuesta para tu proveedor más crítico
3. Crea una matriz de puntuación de proveedores
4. Genera un checklist de revisión de contrato

Conclusiones Clave

• Reserva proveedores críticos primero porque tienen los tiempos de espera más largos y son los más difíciles de reemplazar
• Usa solicitudes de propuesta para obtener cotizaciones comparables y desglosadas de múltiples proveedores
• Puntúa proveedores usando criterios ponderados, no solo precio
• Revisa cada contrato buscando términos de cancelación, inclusiones y cargos ocultos
• Mantén un calendario de comunicación para que ningún proveedor se olvide
• Ten planes de respaldo para servicios críticos

Siguiente

En la Lección 6: Promoción y Marketing del Evento, aprenderás a llenar asientos y generar anticipación usando contenido generado por IA.