Promoción y Marketing del Evento

Los Asientos Vacíos Son Caros

🔄 Repaso rápido: ¿Recuerdas los sistemas de gestión de proveedores de la lección anterior? Tus proveedores están asegurados, tu presupuesto definido y tu cronograma en marcha. Ahora necesitas que la gente realmente se presente.

Un evento con asientos vacíos es un evento fallido, sin importar qué tan bien se planeó todo lo demás. La promoción no es solo enviar invitaciones. Es crear una campaña de múltiples puntos de contacto que construya awareness, genere emoción y convierta interés en asistencia confirmada.

La IA es excepcionalmente buena en esto porque la creación de contenido para múltiples canales es exactamente para lo que fue diseñada.

El Cronograma de Promoción

La promoción sigue un ritmo que se intensifica conforme se acerca el evento:

Periodo	Actividad	Objetivo
8-12 semanas antes	Save the date, ofertas early bird	Awareness
6-8 semanas antes	Invitaciones completas, registro abierto	Interés
4-6 semanas antes	Revelación de ponentes/contenido, redes	Emoción
2-4 semanas antes	Emails recordatorio, testimonios, cuenta regresiva	Urgencia
Última semana	Mensajes de última oportunidad, info logística	Conversión
Post-evento	Agradecimientos, fotos, encuestas de feedback	Retención

Construyendo Tu Estrategia de Promoción

Empieza con este prompt comprehensivo:

“Crea un plan de promoción multicanal para un [tipo de evento] el [fecha] con [número] asistentes objetivo. La audiencia es [describe audiencia]. Presupuesto para promoción es [monto o ‘mínimo’]. Incluye secuencias de email, calendario de contenido para redes sociales y otros canales apropiados para esta audiencia. Empieza desde [semanas antes] y construye hasta la fecha del evento.”

Estrategia por Canal

Email Marketing

El email sigue siendo el canal con más conversión para eventos. Pero la mayoría de los emails de eventos son olvidables.

Secuencia de emails:

Save the Date (8-12 semanas antes): Corto, visual, un solo call-to-action claro
Invitación Completa (6-8 semanas antes): Detalles, propuesta de valor, link de registro
Revelación de Contenido (4-6 semanas antes): Ponentes, highlights de la agenda, por qué asistir
Deadline Early Bird (3-4 semanas antes): Urgencia, incentivo de precio
Prueba Social (2-3 semanas antes): Testimonios, conteo de asistentes, emoción
Recordatorio Final (1 semana antes): Última oportunidad, preview de logística
Logística Pre-Evento (2-3 días antes): Estacionamiento, agenda, qué traer

✅ Revisión Rápida: ¿Puedes recordar los siete emails de la secuencia de promoción? Intenta nombrarlos en orden.

Prompt de IA para borradores de email:

“Escribe el email #[número] de mi secuencia de promoción de evento. Evento: [detalles]. Audiencia: [descripción]. El objetivo de este email es [awareness/emoción/conversión]. El tono debe ser [profesional/casual/entusiasta]. Incluye un asunto compelling y un call-to-action claro.”

Redes Sociales

Las redes construyen comunidad y crean FOMO (miedo a perdérselo).

Tipos de contenido que funcionan para eventos:

Updates detrás de cámaras de la planificación
Anuncios de ponentes/entretenimiento
Fotos o videos del venue revelado
Posts de cuenta regresiva
Testimonios o citas de asistentes
Encuestas interactivas (¿qué tema deberíamos cubrir?)
Contenido generado por usuarios de eventos pasados

Prompt de contenido en lote:

“Crea 12 posts de redes sociales para promover mi [tipo de evento] el [fecha]. Mezcla de formatos: anuncios, cuenta regresiva, detrás de cámaras, preguntas de engagement y posts tipo testimonio. Plataforma: [Instagram/LinkedIn/Twitter]. Incluye sugerencias de imágenes o visuales para cada post.”

Registro y Confirmación

El proceso de registro mismo es una herramienta de conversión. La fricción mata la asistencia.

Mejores prácticas de registro:

Confirmación de un click cuando sea posible
Formulario de registro optimizado para móvil
Campos obligatorios mínimos (nombre, email, necesidades dietarias)
Email de confirmación inmediato
Invitación de calendario auto-enviada al registrarse
Prompt para compartir en redes después del registro

Creando Descripciones de Evento Compelling

La descripción del evento es tu pitch de ventas. La mayoría son terribles: largos, vagos y enfocados en el organizador en vez del asistente.

“Reescribe esta descripción de evento para enfocarte en los beneficios del asistente. Descripción actual: [pega la actual]. La audiencia objetivo es [descripción]. Hazla compelling, específica y orientada a la acción. Incluye qué ganarán los asistentes, quién habla/actúa, y una razón clara para registrarse ahora.”

La fórmula:

Gancho: Pregunta o declaración compelling
Promesa: Qué ganarán o experimentarán los asistentes
Prueba: Quién está involucrado, éxitos pasados, prueba social
Urgencia: Por qué registrarse ahora (cupo limitado, early bird, etc.)
Acción: Un solo CTA claro (Regístrate Ahora)

Rastreando la Efectividad de la Promoción

No promuevas a ciegas. Rastrea lo que funciona.

Métricas clave:

Tasas de apertura de email (apunta a 25%+ para emails de evento)
Tasas de click-through a la página de registro
Tasa de conversión de registro
Atribución de canal (qué canal genera más registros)
Costo por registro (si usas promoción pagada)

Prompt de análisis:

“Aquí van mis resultados de promoción hasta ahora: [pega métricas]. El evento es en [X semanas] y tengo [registros actuales] de [meta] registros. Analiza qué está funcionando, qué no, y recomienda ajustes para alcanzar mi meta de asistencia.”

Manejando Bajo Registro

Si los registros están bajos, no entres en pánico. Diagnostica primero.

Causas comunes y soluciones:

Síntoma	Causa Probable	Solución
Alta apertura de email, bajos clicks	CTA débil o valor poco claro	Reescribe email con mayor enfoque en beneficios
Baja apertura de email	Malos asuntos u horario equivocado	A/B test de asuntos, prueba diferentes horarios
Altas visitas a página, bajo registro	Fricción en el proceso	Simplifica formulario, agrega prueba social
Bajo awareness general	Canales insuficientes	Agrega canales, aumenta frecuencia
Resistencia al precio	Valor no comunicado	Agrega testimonios, destaca beneficios específicos

Comunicación Post-Evento

La promoción no termina cuando el evento termina.

Secuencia de emails post-evento:

Agradecimiento (dentro de 24 horas): Gratitud, link a fotos del evento
Solicitud de feedback (2-3 días después): Encuesta corta, preguntas específicas
Contenido compartido (1 semana después): Grabaciones, presentaciones, recursos
Save the date (2-4 semanas después): Anuncio del próximo evento

Ejercicio

Construye tu plan de promoción:

Usa IA para generar un cronograma de promoción completo para tu evento
Redacta los primeros tres emails de tu secuencia
Crea una semana de contenido para redes sociales
Escribe una descripción de evento compelling usando la fórmula

Conclusiones Clave

Empieza la promoción 8-12 semanas antes y aumenta la intensidad hacia la fecha
Usa múltiples canales: el email tiene más conversión, las redes construyen buzz
Haz el registro sin fricción con pasos mínimos y optimización móvil
Rastrea métricas para diagnosticar bajo rendimiento y ajustar estrategia
La comunicación post-evento construye retención para eventos futuros
La IA puede generar campañas de promoción completas en minutos

En la Lección 7: Logística del Día D y Manejo de Crisis, aprenderás a asegurar una ejecución impecable cuando todo cuenta.