Logística del Día D y Manejo de Crisis

El Día que Todo se Vuelve Real

🔄 Repaso rápido: ¿Recuerdas las estrategias de promoción de la lección anterior? Toda esa planificación y promoción llevó a esto: el día del evento. Los meses de preparación ahora se comprimen en horas de ejecución.

La logística del día D separa los eventos profesionales de los amateurs. Los invitados no ven tus hojas de cálculo, cronogramas ni contratos con proveedores. Ellos experimentan el resultado fluido (o caótico).

La buena noticia: con la preparación correcta, el día del evento es la parte más suave de todo el proceso.

El Runsheet

El runsheet es tu documento más importante del día D. Es un cronograma minuto a minuto de todo lo que pasa.

Genera tu runsheet con IA:

“Crea un runsheet detallado para el día de un [tipo de evento] con [número] invitados. El evento empieza a las [hora] y termina a las [hora]. El acceso al venue comienza a las [hora]. Incluye: llegadas de proveedores y tiempos de montaje, pruebas técnicas, gestión de llegada de invitados, cronograma del programa con transiciones, desmontaje y limpieza. Formátea como documento con marcas de tiempo y placeholders de personas responsables.”

Estructura del runsheet:

Reglas críticas del runsheet:

• Toda actividad tiene un dueño (nombre, no solo rol)
• Incluye tiempo colchón entre segmentos (mínimo 10 minutos)
• Incluye tiempos de desmontaje de proveedores, no solo montaje
• Anota la ubicación de cada actividad (los eventos frecuentemente abarcan múltiples espacios)
• Marca puntos de decisión donde podrías necesitar ajustar

El Kit de Emergencias

Los problemas pequeños causan grandes disrupciones cuando no puedes arreglarlos rápido.

✅ Revisión Rápida: Antes de leer la lista, intenta nombrar cinco artículos que incluirías en un kit de emergencias para eventos.

Contenido esencial del kit de emergencias:

Framework de Manejo de Crisis

Cuando algo sale mal (y algo saldrá), usa este proceso de cuatro pasos:

Paso 1: Evalúa (30 segundos)

• ¿Qué pasó?
• ¿A cuántas personas afecta?
• ¿Es urgente?
• ¿Qué recursos tengo?

Paso 2: Decide (30 segundos)

• ¿Puedo arreglar esto inmediatamente?
• ¿Necesito escalar?
• ¿Hay un workaround?
• ¿Necesito proteger la experiencia del invitado?

Paso 3: Ejecuta (inmediato)

• Asigna el fix a una persona específica
• Establece un tiempo de revisión
• Comunica a las partes afectadas (si es necesario)
• Sigue gestionando los demás elementos

Paso 4: Documenta (después de resolver)

• Qué pasó y cuándo
• Cómo se resolvió
• Impacto en el costo
• Prevención para la próxima vez

Crisis Comunes del Día D y Soluciones

“Estoy gestionando un [tipo de evento] y acaba de pasar lo siguiente: [describe la crisis]. Tengo [recursos/tiempo disponibles]. Genera 3 posibles soluciones ordenadas por factibilidad e impacto en los invitados. Incluye qué comunicar a los invitados.”

Roles del Equipo y Comunicación

El día del evento, roles claros previenen confusión:

Equipo core del día D:

Protocolo de comunicación:

• Usa un grupo de chat o radios para coordinación en tiempo real
• Haz check-in con cada miembro del equipo cada 30 minutos
• Establece palabras clave para issues que no deben discutirse abiertamente
• Mantén una línea telefónica libre para llamadas de emergencia

El Debrief Post-Evento

Dentro de 48 horas del evento, captura las lecciones mientras están frescas:

“Ayúdame a crear un debrief post-evento estructurado. El evento fue [descripción]. Esto salió bien: [lista]. Esto salió mal: [lista]. Crea un documento de debrief que capture lecciones aprendidas, notas de desempeño de proveedores, análisis de presupuesto vs. real y recomendaciones para la próxima vez.”

Preguntas del debrief:

1. ¿Qué funcionó exactamente como se planeó?
2. ¿Qué nos sorprendió (bueno y malo)?
3. ¿Qué proveedores superaron expectativas? ¿Cuáles no cumplieron?
4. ¿Dónde varió el presupuesto de los estimados?
5. ¿Qué feedback dieron los invitados?
6. ¿Qué haríamos diferente?
7. ¿Qué debemos conservar para futuros eventos?

Ejercicio

Prepara tu documentación del día D:

1. Genera un runsheet completo para tu evento usando el prompt de IA
2. Arma tu checklist de kit de emergencias
3. Asigna roles del equipo para el día D
4. Crea un protocolo de respuesta a crisis para los tres problemas más probables

Conclusiones Clave

• El runsheet es tu documento más importante del día D, con cada actividad con marca de tiempo y responsable asignado
• Arma un kit de emergencias que resuelva los problemas pequeños que causan grandes disrupciones
• Usa el framework de crisis de cuatro pasos: Evalúa, Decide, Ejecuta, Documenta
• Roles claros de equipo y protocolos de comunicación previenen confusión el día D
• Realiza un debrief post-evento dentro de 48 horas mientras las lecciones están frescas
• Prepárate para las crisis probables específicas a tu tipo de evento

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En la Lección 8: Proyecto Final — Planifica Tu Evento Completo, juntamos todo lo aprendido en un plan de evento integral de principio a fin.