Contratos, Facturación y Administración

El Apretón de Manos de $5,000

🔄 Repaso rápido: En la lección anterior, aprendimos a manejar scope creep, conflictos y clientes difíciles. Ahora vamos a construir la infraestructura que hace esas interacciones más fáciles.

Un diseñador freelance aceptó un proyecto de $5,000 USD por email. Sin contrato. El cliente parecía genial. Se dieron la mano (metafóricamente) y empezaron a trabajar.

Tres semanas después, apareció el “socio” del cliente con ideas completamente diferentes. El alcance se duplicó. El cliente dijo: “Bueno, nunca acordamos exactamente qué incluía.” Las revisiones pasaron de 2 rondas a 7. Cuando el diseñador finalmente entregó, el cliente pagó $3,000 y dijo: “Eso es lo que vale el sitio.”

Sin contrato no hubo recurso. Sin alcance definido no hubo forma de probar lo acordado. Sin términos de pago no hubo palanca.

El papeleo aburrido no es tan aburrido cuando te salva de situaciones como esta.

Contratos Freelance

Lo Que Debe Incluir Todo Contrato

Sección	Qué cubre	Por qué importa
Alcance del trabajo	Exactamente qué entregarás	Previene scope creep
Términos de pago	Cuánto, cuándo, cómo	Asegura que te paguen
Cronograma	Hitos y fechas	Establece expectativas
Revisiones	Cuántas, qué cuenta	Previene cambios ilimitados
Propiedad intelectual	Quién es dueño del trabajo final	Previene disputas
Cancelación	Qué pasa si alguno se retira	Protege tu inversión
Responsabilidad	Límites de tu responsabilidad	Te protege legalmente
Confidencialidad	Manejo de información sensible	Protege al cliente

Creando Contratos con IA

Nota importante: Los contratos generados por IA son puntos de partida, no documentos legales. Haz que un abogado revise tu plantilla maestra al menos una vez. Después usa IA para personalizarla por proyecto.

“Crea una plantilla de contrato freelance para un [tipo de proyecto].
Incluye secciones de:
Partes (freelancer y cliente)
Alcance del trabajo (entregables específicos)
Cronograma (hitos y fechas)
Términos de pago (monto, calendario, método, cargos por mora)
Revisiones (número incluido, tarifa de revisiones adicionales)
Propiedad intelectual (transferencia al pago final)
Confidencialidad
Cancelación/kill fee (25% del balance restante)
Limitación de responsabilidad
Resolución de disputas
Escribe en lenguaje claro y directo. No jerga legal.”

✅ Quick Check: ¿Usas un contrato para cada proyecto, incluyendo los pequeños? Si no, empieza hoy. Incluso un acuerdo simple de una página es dramáticamente mejor que nada.

Cláusulas Que Debes Conocer

Cláusula de cancelación (kill fee): Si el cliente cancela a mitad del proyecto, recibes compensación por trabajo hecho más un porcentaje (25-50%) del balance restante.

Cláusula de mora: Cargos automáticos por facturas vencidas.

“Las facturas vencen dentro de 14 días de emisión. Se aplicará un cargo por mora de 1.5% mensual a balances vencidos. El trabajo se pausará en cuentas con más de 14 días de atraso.”

Cláusula de revisiones: Define qué cuenta como revisión y limita el número incluido.

Cláusula de transferencia de PI: La propiedad del trabajo se transfiere al cliente al recibir el pago final. Hasta entonces, el freelancer retiene todos los derechos.

Facturación Que Te Asegura el Pago

Elementos Esenciales de una Factura

Tu nombre/razón social e información de contacto
Nombre/razón social del cliente e información de contacto
Número de factura (secuencial: FAC-001, FAC-002…)
Fecha de emisión y fecha de vencimiento
Nombre/descripción del proyecto
Conceptos con montos
Total a pagar
Método de pago (transferencia, PayPal, Payoneer, link de pago)
Términos de pago (14 días, 30 días, etc.)
Aviso de cargo por mora

Cronograma de Facturación

Hito	Cuándo facturar
Anticipo del proyecto	Al firmar contrato (antes de empezar)
Hito intermedio	Al completar el hito
Entrega final	Al entregar (no al aprobar el cliente)
Retainer mensual	Primer día de cada mes

Principio clave: Factura el mismo día que alcanzas un hito. No esperes.

Haciendo las Facturas Fáciles de Pagar

Incluye un link de pago. PayPal, Payoneer, o similar.
Múltiples métodos de pago. Algunos clientes prefieren transferencia; otros PayPal.
Fecha de vencimiento clara. “Vence el [fecha específica].”
Adjunta como PDF. Algunos sistemas de contabilidad lo necesitan.

Sistemas de Administración de Negocio

Seguimiento de Proyectos

Necesitas saber de un vistazo:

Qué proyectos están activos
En qué etapa está cada uno
Cuándo es el próximo hito/fecha
Qué pagos están pendientes
Qué comunicaciones están pendientes

Una hoja de cálculo simple funciona:

Cliente	Proyecto	Estado	Próximo hito	Estado de pago	Notas
TiendaVerde	Rediseño web	En progreso	Revisión diseño (Ene 20)	50% pagado	Esperando contenido
TechStart	Identidad de marca	Entregado	Pago final pendiente	Factura enviada Ene 10	Dar seguimiento Ene 24

Seguimiento Financiero

Rastrea tu dinero. Como mínimo:

Ingresos por cliente (quién te paga)
Ingresos por mes (¿estás creciendo?)
Facturas pendientes (quién te debe)
Gastos por categoría (en qué gastas)
Reserva de impuestos (¿estás apartando suficiente?)

Organización de Documentos

Cada cliente tiene su carpeta:

Clientes/
├── [Nombre del Cliente]/
│   ├── Contrato.pdf
│   ├── Propuesta.pdf
│   ├── Facturas/
│   │   ├── FAC-001.pdf
│   │   └── FAC-002.pdf
│   ├── Entregables/
│   │   ├── v1/
│   │   └── v2-final/
│   └── Comunicaciones/
│       └── [emails clave guardados]

Esto toma 2 minutos por cliente y ahorra horas de buscar después.

Key Takeaways

Los contratos protegen a ambas partes — usa uno para cada proyecto, sin importar qué tan pequeño
Incluye cláusulas de kill fee, mora, límites de revisiones y transferencia de propiedad intelectual
Factura inmediatamente al alcanzar hitos — los retrasos en enviar significan retrasos en recibir
Haz las facturas fáciles de pagar: incluye links de pago, fechas claras y múltiples métodos
Rastrea proyectos, finanzas y documentos sistemáticamente desde el día uno
La infraestructura que construyes ahora te ahorra incontables horas de caos después

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Siguiente lección: el proyecto final. Junta todo en tu flujo de trabajo freelance completo con IA.