Presupuestos y Cronogramas

Los Presupuestos Cuentan Tu Historia en Números

🔄 Repaso rápido: En la lección anterior, estructuramos propuestas con objetivos SMART y modelos lógicos. Cada partida del presupuesto debería conectarse con esos objetivos y actividades. Si un costo no apoya una actividad declarada, no debería estar en el presupuesto.

Tu narrativa explica qué harás. Tu presupuesto prueba que realmente puedes hacerlo. Un presupuesto realista y bien justificado es una de las señales más fuertes de competencia organizacional que un revisor puede ver.

Al terminar esta lección, construirás presupuestos de subvención que justifiquen cada dólar y crearás cronogramas de proyecto que demuestren planeación cuidadosa.

Las Categorías Estándar de Presupuesto

La mayoría de los presupuestos de subvención usan estas categorías:

Principio clave: cada partida debe conectarse a una actividad del proyecto. Si no puedes explicar cómo un costo apoya tus objetivos declarados, elimínalo.

Construyendo el Presupuesto Línea por Línea

Para cada partida, documenta:

1. Qué: El costo específico
2. Cuánto: El monto con cálculo
3. Por qué: Cómo apoya las actividades del proyecto
4. Cómo se calculó: Muestra tu matemática

Ejemplo:

Coordinador de Programa (1 tiempo completo) — $48,000
Cálculo: $48,000 salario anual x 1.0 TC x 12 meses
Justificación: Gestiona las operaciones diarias del programa,
coordina con organizaciones aliadas y supervisa al personal.

Presupuesto asistido por IA:

“Ayúdame a crear un presupuesto detallado de subvención para este proyecto: Proyecto: [DESCRIBE TU PROYECTO]. Duración: [MESES/AÑOS]. Actividades clave: [LISTA TUS ACTIVIDADES PRINCIPALES]. Personal necesario: [ROLES Y TIEMPO APROXIMADO DE DEDICACIÓN]. Ubicación: [DONDE OPERA EL PROYECTO]. Crea un presupuesto por partida con: 1) Estimaciones salariales realistas para cada rol, 2) Tasas apropiadas de prestaciones, 3) Todos los suministros y materiales necesarios, 4) Servicios contractuales necesarios, 5) Estimación de costos indirectos, 6) Costo total del proyecto. Muestra cálculos para cada partida. Incluye una breve justificación para cada costo.”

✅ Revisión Rápida: ¿Qué cuatro piezas de información deberías documentar para cada partida del presupuesto?

La Narrativa de Presupuesto

La narrativa de presupuesto es donde los números se convierten en historia. Para cada categoría mayor de costos, explica:

• Qué cubre el costo
• Cómo calculaste el monto
• Por qué es necesario para el proyecto
• Cómo se conecta a actividades u objetivos específicos

Ejemplo de narrativa:

Personal ($72,000) El proyecto requiere un Director de Proyecto de medio tiempo ($36,000 = $72,000 salario anual x 0.50 TC) que supervisará la implementación del programa, gestionará alianzas y asegurará la calidad. Un Coordinador de Programa de tiempo completo ($36,000) manejará operaciones diarias, reclutamiento de participantes y recolección de datos. Los niveles salariales reflejan las tasas actuales del mercado para puestos comparables en nuestra región.

La IA puede redactar tu narrativa de presupuesto:

“Escribe una narrativa de presupuesto para estas partidas: [PEGA TU TABLA DE PRESUPUESTO]. Para cada categoría: 1) Explica qué cubre y por qué se necesita, 2) Muestra la metodología de cálculo, 3) Conecta costos a actividades específicas del proyecto, 4) Señala cualquier fondo de contrapartida.”

Errores Comunes de Presupuesto

Construyendo Cronogramas de Proyecto

Un cronograma muestra a los revisores que has pensado en la secuencia de implementación.

Formato de cronograma:

Principios del cronograma:

• Empieza con contratación y setup (nada pasa sin personal)
• Permite tiempo para reclutamiento antes de iniciar la programación
• Incluye milestones de evaluación a lo largo, no solo al final
• Incluye períodos de reporte requeridos por el fondo
• Sé realista sobre cuánto tiempo toman las cosas en realidad

✅ Revisión Rápida: ¿Por qué un cronograma de proyecto debería incluir tiempo para contratación de personal antes de las actividades de programación?

Fondos de Contrapartida y Contribuciones en Especie

Muchos fondos requieren o prefieren coinversión, donde tu organización contribuye recursos.

Tipos de contrapartida:

• Match en efectivo: Fondos propios de tu organización
• Match en especie: Bienes, servicios o tiempo voluntario donados
• Contribuciones de aliados: Recursos de organizaciones colaboradoras

Calcula el valor en especie cuidadosamente:

• Tiempo voluntario: Usa tasas publicadas equivalentes (~$30/hora referencia)
• Espacio donado: Valor justo de renta de mercado
• Materiales donados: Precio actual de mercado

Documenta toda la contrapartida en el presupuesto con el mismo rigor que los fondos solicitados.

Pruébalo Tú Mismo

Construye un presupuesto de práctica:

1. Lista las actividades principales de tu descripción de proyecto
2. Identifica qué requiere cada actividad (personal, materiales, viajes, etc.)
3. Investiga costos reales en tu área para cada partida
4. Crea un presupuesto por partida con cálculos
5. Redacta un párrafo de narrativa de presupuesto para la categoría de personal
6. Crea un cronograma de 12 meses para tu proyecto

Incluso un presupuesto preliminar revela si tu proyecto es realista a la escala que propusiste.

Conclusiones Clave

• Los presupuestos demuestran competencia y capacidad de planeación, no solo costos: muestra tu matemática para cada partida
• Las narrativas de presupuesto explican y justifican cada costo, conectando dinero con actividades y objetivos específicos
• Evita números redondos, prestaciones faltantes y costos desconectados de actividades del proyecto
• Los cronogramas deben secuenciar realistamente con contratación y setup antes de programación y evaluación a lo largo
• Documenta fondos de contrapartida y contribuciones en especie con la misma precisión que los fondos solicitados

Siguiente

En la Lección 6: Escribiendo Narrativas Persuasivas, juntaremos todos los componentes de la propuesta con escritura clara, convincente e imposible de soltar para los revisores.