Políticas de RRHH, Comunicaciones y Flujos

La Política que Nadie Lee

🔄 Repaso rápido: En la lección anterior, aprendimos a escribir evaluaciones de desempeño específicas y accionables usando el marco Observación-Impacto-Evaluación-Dirección. Ahora pasemos del nivel individual al organizacional.

Te pasaste tres semanas redactando una nueva política de trabajo remoto. Legal la revisó. La dirección la aprobó. La enviaste a todos los empleados con el asunto “Política de Trabajo Remoto Actualizada — Por Favor Revisar.”

Dos meses después, la mitad de la empresa no sabe que existe. La otra mitad leyó el primer párrafo y asumió que el resto no les aplicaba. Y ahora tres personas están confundidas sobre si pueden trabajar desde otra ciudad.

Este es el problema de comunicaciones de RRHH: creas documentos importantes que nadie lee, escribes políticas en lenguaje que nadie entiende, y envías anuncios que se pierden en el ruido de la bandeja de entrada.

La IA puede ayudarte a escribir políticas y comunicaciones más claras y accesibles que la gente realmente lea y siga.

Qué Vas a Aprender

Al terminar esta lección, redactarás políticas de RRHH en lenguaje sencillo, escribirás comunicaciones a empleados que se lean y generen acción, y construirás SOPs que estandaricen tus flujos de RRHH.

Del Individual al Organizacional

En las Lecciones 2-6, te enfocaste en flujos de RRHH a nivel individual — ofertas, filtrado, entrevistas, onboarding, evaluaciones. Esta lección amplía la perspectiva al nivel organizacional: las políticas, comunicaciones y procesos que afectan a todos.

Escribiendo Políticas que la Gente Lee

Las políticas de RRHH necesitan ser dos cosas simultáneamente: legalmente sólidas y humanamente legibles. La mayoría logran lo primero a costa de lo segundo.

El problema con el lenguaje típico de políticas:

“Los empleados que sean elegibles para el Programa de Arreglos Flexibles de Trabajo, según se define en la Sección 3.2 del Manual del Empleado, podrán presentar una solicitud a través del portal designado con no menos de catorce (14) días hábiles previos a la fecha de inicio propuesta de dicho arreglo, sujeto a aprobación gerencial y las necesidades operativas de la unidad de negocio aplicable.”

La misma información, escrita para humanos:

Quién puede aplicar: Cualquier empleado con 6+ meses de antigüedad cuyo rol permita trabajo remoto (pregúntale a tu jefe si no estás seguro).

Cómo aplicar: Envía una solicitud por el portal de RRHH al menos 2 semanas antes de que quieras empezar.

Quién aprueba: Tu jefe directo, basándose en las necesidades del equipo.

Ambos comunican la misma política. Uno se lee.

El Marco de Políticas en Lenguaje Sencillo

“Redacta una política de RRHH sobre [tema] para una empresa [tamaño/tipo]. Estructura: 1) Propósito (1-2 oraciones: por qué existe esta política). 2) A quién aplica (específico, sin ambigüedad). 3) Qué es la política (lenguaje sencillo, con ejemplos). 4) Cómo cumplir (acciones paso a paso). 5) Qué pasa si no se cumple (consecuencias, claramente establecidas). 6) Dónde obtener ayuda (contacto o recurso específico). Reglas: Escribe a nivel de lectura de secundaria. Usa ’tú’ y ’tu’ (no ’el empleado’). Incluye ejemplos del mundo real para situaciones ambiguas. Usa viñetas y encabezados para facilitar el escaneo. Mantén el total debajo de 500 palabras. Agrega una sección de ‘Preguntas frecuentes’ al final. Tema: [ej., política de vacaciones, reembolso de gastos, trabajo remoto].”

✅ Revisión Rápida: Busca la política de RRHH más consultada de tu empresa. Lee el primer párrafo. ¿Un empleado completamente nuevo la entendería inmediatamente? Si necesitas explicar qué significa, necesita una reescritura.

Comunicaciones a Empleados que Funcionan

RRHH envía muchas comunicaciones: recordatorios de inscripción a beneficios, actualizaciones de políticas, anuncios de empresa, cambios de procesos, solicitudes de encuestas. La mayoría se escanean rápido o se ignoran.

Por qué fallan las comunicaciones:

• El lead está enterrado. La información importante está en el párrafo tres.
• Sin acción clara. “Se les informa que” no le dice a nadie qué hacer.
• Tono equivocado. Jerga corporativa cuando se necesita calidez (o al revés).
• Demasiado largo. La política entera está en el correo en vez de enlazada.
• Mal momento. Anuncios importantes enviados el viernes a las 4:55 PM.

El formato de comunicación efectiva de RRHH:

1. Asunto: [Acción necesaria/FYI] + De qué se trata
2. Primera oración: Qué cambia o qué necesitas saber
3. Por qué importa: 1-2 oraciones de contexto
4. Qué necesitas hacer: Acción específica con fecha límite
5. Dónde saber más: Enlace a política completa/FAQ
6. A quién contactar: Persona o canal específico

Prompt de IA para comunicaciones:

“Escribe una comunicación a empleados sobre [tema]. Contexto: Qué cambió: [cambio específico]. Por qué: [razón del cambio]. Quién se ve afectado: [grupos específicos]. Qué necesitan hacer los empleados: [acción específica]. Fecha límite: [si aplica]. Dónde obtener más información: [recurso]. Tono: [cálido/profesional/urgente según el tema]. Largo: Menos de 200 palabras para el cuerpo del correo. Incluye: Un asunto claro.”

Ejemplo — Cambio de política de vacaciones:

Asunto: Tus vacaciones cambian el 1 de enero — Esto es lo nuevo

A partir del 1 de enero, pasamos de vacaciones acumuladas a un modelo de tiempo libre flexible. Esto es lo que significa para ti:

Qué cambia: En vez de acumular horas de vacaciones cada quincena, tendrás tiempo libre flexible con aprobación de tu jefe. Ya no necesitas rastrear saldos ni preocuparte por el “úsalas o piérdelas.”

Qué sigue igual: Días festivos oficiales, incapacidades y licencias de paternidad/maternidad no cambian.

Qué necesitas hacer: Nada por ahora. Tu saldo actual de vacaciones se pagará en tu nómina del 31 de diciembre.

Preguntas respondidas: [Enlace a FAQ]

¿Dudas? Contacta a tu Business Partner de RRHH o escribe a rrhh@empresa.com.

Procedimientos Operativos Estándar

Los SOPs estandarizan cómo tu equipo de RRHH maneja procesos recurrentes. Reducen los momentos de “¿cómo se hacía esto?” y aseguran consistencia cuando alguien falta o se une un nuevo miembro.

Procesos comunes de RRHH que necesitan SOPs:

• Proceso de onboarding de nuevos ingresos
• Proceso de salida/offboarding
• Inscripción y cambios de beneficios
• Procesamiento de licencias
• Proceso de transferencias internas
• Administración del ciclo de evaluaciones
• Documentación de acciones disciplinarias
• Reportes de riesgos laborales

Prompt de IA para SOPs:

“Crea un procedimiento operativo estándar para [proceso de RRHH]. Incluye: Propósito (por qué existe este proceso), disparador (qué inicia este proceso), responsable (quién está a cargo), pasos (acciones numeradas y específicas con responsable de cada paso), herramientas usadas (sistemas y plataformas involucradas), cronograma (duración esperada y fechas clave), escalamiento (cuándo y cómo escalar problemas), documentación (qué guardar y dónde), verificación de calidad (cómo confirmar que el proceso se completó correctamente). Formato: Pasos claros que un nuevo miembro del equipo de RRHH pueda seguir en su primer día.”

Ejemplo de SOP — Proceso de Salida de Empleado:

✅ Revisión Rápida: ¿Cuántos de los procesos recurrentes de tu equipo de RRHH tienen SOPs documentados? Si la respuesta es “pocos” o “ninguno,” empieza con los tres más frecuentes. Esos tendrán el mayor impacto en consistencia y eficiencia.

Biblioteca de Plantillas

Construye una biblioteca de plantillas para comunicaciones que envías regularmente. La IA genera las plantillas iniciales; tú las personalizas y mantienes.

Plantillas que todo equipo de RRHH necesita:

1. Carta oferta (personalizable por nivel de rol)
2. Correo de rechazo (por etapa: aplicación, llamada, entrevista)
3. Anuncio de política (plantilla de comunicación de cambio)
4. Recordatorio de beneficios (inscripción anual abierta)
5. Lanzamiento de evaluaciones (instrucciones para gerentes)
6. Solicitud de encuesta (encuesta de engagement, pulso)
7. Anuncio de bienvenida (presentación de nuevo ingreso)
8. Anuncio de salida (empleado que se va)

Para cada plantilla, anota: cuándo usarla, qué personalizar, qué no cambiar (lenguaje legal, requisitos de cumplimiento), quién aprueba antes de enviar.

Oportunidades de Automatización de Flujos

Identifica tareas repetitivas de RRHH que siguen patrones predecibles:

El patrón: la IA maneja el primer borrador y la estructura. Tú manejas la personalización, revisión y las decisiones de juicio. Ahorro total: 40-60% en tareas de RRHH pesadas en contenido.

Ejercicio: Crea una Comunicación de RRHH

Elige uno de estos escenarios y redacta la comunicación a empleados:

1. Tu empresa cambia de proveedor de seguro médico efectivo el próximo trimestre
2. La política de código de vestimenta se actualiza para ser más casual
3. La temporada de evaluaciones empieza la próxima semana — los gerentes necesitan completar evaluaciones en 3 semanas

Usa el formato de comunicación anterior. Mantenla debajo de 200 palabras. Haz que la acción requerida sea clarísima.

Conclusiones Clave

• Las políticas de RRHH fallan cuando están escritas en jerga legal — el lenguaje sencillo a nivel de secundaria se lee y se sigue
• Toda comunicación a empleados necesita: qué cambió, por qué importa, qué hacer, y dónde aprender más
• Los SOPs para procesos recurrentes de RRHH reducen errores, aseguran consistencia y facilitan el onboarding de nuevos miembros del equipo
• Construye una biblioteca de plantillas para comunicaciones que envías regularmente — la IA genera la base, tú personalizas
• Los mayores ahorros de tiempo vienen de que la IA maneje primeros borradores mientras tú manejas revisión, personalización y juicio

En la siguiente lección, unirás todo en un proceso de contratación completo de principio a fin.