Comunicación con Clientes en Lenguaje Claro

El Problema de la Traducción

🔄 Repaso rápido: En la lección anterior, exploramos análisis de casos y búsqueda de precedentes. Ahora construyamos sobre esa base.

Un director jurídico de una empresa mediana me dijo: “Adoro a mis abogados externos, pero cada vez que recibo un memorando, tengo que pasar 30 minutos traduciéndolo a algo que pueda compartir con mi CEO. Si simplemente lo escribieran en lenguaje claro desde el principio, nos ahorraríamos horas.”

Esta es la brecha de comunicación de la profesión legal. Los abogados son entrenados para ser precisos, lo cual es esencial. Pero precisión y claridad no son opuestos. Puedes ser preciso y comprensible a la vez — solo requiere un tipo diferente de redacción.

La IA cierra esta brecha eficientemente. Puede traducir entre “abogado” y “humano” mientras tú aseguras que la traducción permanezca precisa.

El Marco de Lenguaje Claro

Traducción de Conceptos Legales

“Traduce este concepto legal a lenguaje simple: CONCEPTO LEGAL: [El concepto o término]. CONTEXTO: [Cómo aplica a la situación de este cliente]. AUDIENCIA: [Ejecutivo de negocios / Individuo / Profesional no legal]. REQUISITO DE PRECISIÓN: Debe permanecer legalmente preciso. Proporciona: 1) Explicación en lenguaje simple (2-3 oraciones), 2) Una analogía o ejemplo concreto, 3) Por qué importa para el cliente específicamente, 4) Cualquier caveat o matiz importante que debe preservarse.”

Ejemplo:

Concepto legal: “El tribunal podría levantar el velo corporativo bajo la doctrina del alter ego.”

Lenguaje simple: “Normalmente, una empresa se trata como su propia entidad legal, separada de sus dueños. Pero si un tribunal encuentra que los dueños trataron a la empresa como su alcancía personal — mezclando fondos personales y de negocio, ignorando formalidades corporativas, o usando la empresa para cometer fraude — el tribunal puede hacer a los dueños personalmente responsables de las deudas de la empresa. Esto significa que tus activos personales podrían estar en riesgo.”

La versión en lenguaje simple es más larga, pero dramáticamente más clara. Y sigue siendo legalmente precisa.

✅ Revisión rápida: Toma la última carta a un cliente que enviaste. ¿Un no abogado entendería cada párrafo a la primera lectura? Si no, la IA puede ayudar a cerrar esa brecha.

Plantillas de Cartas para Clientes

La Actualización de Status

“Redacta una actualización de status para el cliente: ASUNTO: [Descripción anonimizada]. DESTINATARIO: [Contacto del cliente y su rol]. ACTUALIZACIÓN CLAVE: [Qué pasó o cambió]. IMPACTO: [Qué significa para el cliente]. PRÓXIMOS PASOS: [Qué sigue y qué acción necesita el cliente]. CRONOGRAMA: [Fechas/hitos esperados]. Estructura como: 1) Conclusión (la actualización clave en 1-2 oraciones), 2) Contexto (antecedente breve), 3) Qué significa para ti (impacto en el cliente), 4) Próximos pasos (qué estamos haciendo y qué necesitas hacer), 5) Cronograma (cuándo esperar el siguiente desarrollo). Tono: claro, seguro, profesional. Evita jerga legal a menos que se defina en contexto.”

La Carta de Opciones

Cuando el cliente necesita tomar una decisión:

“Redacta una carta de asesoría al cliente presentando opciones: SITUACIÓN: [Descripción breve del asunto legal]. CLIENTE: [Descripción anonimizada]. OPCIONES: Opción A: [Descripción, pros, contras, costo/riesgo estimado]. Opción B: [Descripción, pros, contras, costo/riesgo estimado]. Opción C: [Descripción, pros, contras, costo/riesgo estimado]. RECOMENDACIÓN: [Cuál opción recomiendas y por qué]. Estructura como: 1) La situación (2-3 oraciones en lenguaje simple), 2) Tus opciones (presentadas claramente con pros y contras), 3) Nuestra recomendación (con razonamiento), 4) Lo que necesitamos de ti (decisión e información necesaria), 5) Cronograma (cuándo se necesita una decisión). Incluye formato de comparación claro (tabla o lista estructurada).”

La Evaluación de Riesgos

“Redacta una carta sobre riesgos legales: ASUNTO: [Descripción]. RIESGOS IDENTIFICADOS: Riesgo 1: [Descripción, probabilidad, impacto potencial]. Riesgo 2: [Descripción, probabilidad, impacto potencial]. ESTRATEGIAS DE MITIGACIÓN: Para Riesgo 1: [Qué puede hacerse]. Para Riesgo 2: [Qué puede hacerse]. Explica riesgos en términos concretos que el cliente entienda. Evita lenguaje de probabilidad legal (‘podría’, ‘potencialmente podría’) donde puedas ser más definitivo.”

La Carta de Malas Noticias

“Redacta una carta sobre un desarrollo desfavorable: DESARROLLO: [Qué pasó]. IMPACTO EN EL CLIENTE: [Cómo afecta su asunto]. POR QUÉ PASÓ: [Explicación breve]. QUÉ ESTAMOS HACIENDO: [Nuestra respuesta/estrategia]. OPCIONES HACIA ADELANTE: [Opciones del cliente]. Tono: honesto, empático, con visión de futuro. No endulces la noticia, pero enfócate en el camino hacia adelante. Reconoce la decepción manteniendo confianza.”

Gestión de Expectativas del Cliente

Cartas de Compromiso

Define alcance, honorarios, exclusiones, cronograma y protocolos de comunicación desde el inicio. La claridad en la carta de compromiso previene malentendidos más adelante.

Cuando el Cliente No Está de Acuerdo con Tu Consejo

Reconoce respetuosamente su perspectiva, reitera los riesgos clara y específicamente, explica por qué tu recomendación sirve a sus intereses. Si insisten, documenta el consejo dado y su decisión.

Cuando los Costos Exceden Expectativas

Sé directo y transparente. Explica específicamente qué causó el aumento. No te pongas a la defensiva — solo sé factual. Si es posible, ofrece opciones para reducir costos hacia adelante.

Ejercicio: Traduce y Comunica

1. Toma un memorando legal reciente y tradúcelo a un resumen amigable para el cliente
2. Redacta una actualización de status para un asunto activo
3. Crea una carta de opciones para una decisión que un cliente necesita tomar
4. Escribe una evaluación de riesgos en lenguaje simple
5. Compara el tiempo invertido con tu redacción típica de comunicaciones a clientes

Conclusiones Clave

• Lenguaje simple y precisión legal no son opuestos — puedes ser claro y preciso
• La estructura de conclusión primero funciona mejor: qué pasó, qué significa, qué hacer
• Siempre preserva la precisión legal al simplificar — la simplificación excesiva crea responsabilidad
• Construye plantillas para tipos de comunicación recurrentes (actualizaciones, opciones, evaluaciones de riesgos)
• Las conversaciones difíciles son donde más beneficia la redacción con IA — te ayuda a encontrar las palabras correctas bajo presión
• La buena comunicación con clientes reduce confusión, construye confianza y previene disputas

En la siguiente lección vamos a cubrir revisiones de cumplimiento, due diligence y construcción de flujos de trabajo legales sistemáticos.