Planificación y Alcance de Proyectos con IA

El Problema del Brief Vago

“Necesitamos reconstruir el portal de clientes. Debería ser moderno, mobile-friendly y mejor de lo que tenemos. El CEO lo quiere para Q3. El presupuesto es flexible pero no ilimitado. Adelante.”

Ese es un brief de proyecto real. Y es casi inútil para planificación. ¿Qué significa “moderno”? ¿Qué problemas específicos tiene el portal actual? ¿Quiénes son los usuarios? ¿Cómo se ve “terminado”? ¿Cuál es el rango real del presupuesto?

Todo proyecto arranca con ambigüedad. El primer trabajo del PM es convertir esa ambigüedad en claridad. La IA acelera esto dramáticamente generando las preguntas correctas y redactando documentos estructurados que fuerzan especificidad.

De Briefs a Charters

Un project charter es tu primer documento de claridad. Fuerza a todos a ponerse de acuerdo en lo básico antes de que arranque el trabajo.

“Recibí este brief de proyecto: [PEGA EL BRIEF]. Genera un project charter con: 1) OVERVIEW (nombre, problem statement, business case, criterios de éxito), 2) OBJETIVOS en formato SMART, 3) ALCANCE (in scope, out of scope, supuestos, restricciones), 4) STAKEHOLDERS (sponsor, PM, equipo core, stakeholders clave), 5) TIMELINE DE ALTO NIVEL (milestones, fecha target, puntos de decisión), 6) RIESGOS (top 5 riesgos visibles desde el brief), 7) PREGUNTAS POR RESOLVER (que DEBEN responderse antes de la planificación detallada). Haz la sección Out of Scope particularmente exhaustiva.”

La sección de “Preguntas por Resolver” es oro. La IA identifica ambigüedades en el brief que descubrirías semanas después durante la ejecución. Descubrirlas ahora ahorra correcciones dolorosas a mitad de proyecto.

Construyendo un Statement of Work

Una vez aprobado el charter, el SOW agrega los detalles específicos:

“Con base en este charter aprobado: [PEGA CHARTER]. Genera un Statement of Work con: 1) DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO (detallada), 2) ENTREGABLES (con criterios de aceptación, dueño, fecha estimada), 3) TIMELINE Y MILESTONES (fases, dependencias, puntos de aprobación, buffer), 4) EQUIPO Y ROLES (matriz RACI), 5) PRESUPUESTO, 6) FUERA DE ALCANCE (expandido), 7) SUPUESTOS Y DEPENDENCIAS, 8) PROCESO DE GESTIÓN DE CAMBIOS (cómo se solicitan, evalúan y aprueban cambios). Incluye lenguaje que proteja a ambas partes manteniendo tono colaborativo.”

✅ Revisión rápida: ¿Por qué es tan importante el proceso de gestión de cambios? Porque los cambios de alcance van a pasar — siempre pasan. Tener un proceso acordado para manejarlos es la diferencia entre “scope creep” y “evolución de alcance gestionada.”

Creando Mapas de Stakeholders

La gestión de stakeholders hace o deshace proyectos:

“Estoy planificando un proyecto para [DESCRIPCIÓN]. Las siguientes personas/grupos están involucrados: [LISTA]. Crea un mapa con: 1) TABLA DE ANÁLISIS (nombre, rol, nivel de interés, nivel de influencia, actitud, necesidades de comunicación, estrategia de engagement), 2) GRID PODER/INTERÉS (Manage Closely, Keep Satisfied, Keep Informed, Monitor), 3) PLAN DE COMUNICACIÓN (qué info necesitan, frecuencia, formato, quién comunica), 4) EVALUACIÓN DE RIESGO (quién podría descarrilar el proyecto y cómo prevenirlo).”

Definiendo Criterios de Éxito

Una de las fallas de planificación más comunes: no definir cómo se ve “terminado”.

“Estamos construyendo [ENTREGABLE]. Los stakeholders dicen que quieren que sea ‘bueno’, ‘rápido’, ‘user-friendly’ y ’escalable’. Convierte estos requerimientos vagos en criterios específicos y medibles. Para cada uno: pregunta clarificadora, 2-3 criterios específicos, cómo se mediría, y target realista.”

Ejemplo: VAGO: “User-friendly” ESPECÍFICO: “90% de nuevos usuarios completan el onboarding sin contactar soporte” MEDICIÓN: Tasa de completitud de onboarding + tickets de soporte TARGET: 90% dentro de 3 meses del lanzamiento

Planificación de Recursos

La IA te ayuda a pensar en lo que necesitas antes de pedirlo:

“Para este proyecto: [RESUMEN + ENTREGABLES + TIMELINE]. Crea un plan de recursos: 1) ROLES REQUERIDOS (skills, dedicación %, duración, existente vs. contratación), 2) HERRAMIENTAS/TECNOLOGÍA (licencias, setup, curva de aprendizaje), 3) DEPENDENCIAS EXTERNAS (vendors, assets del cliente, compliance), 4) IMPLICACIONES DE PRESUPUESTO (costo de personas, herramientas, contingencia), 5) RIESGOS DE RECURSOS (qué pasa si una persona clave no está disponible, cuál es el equipo mínimo viable).”

Ponlo en Práctica

Toma un proyecto real que estés por iniciar (o que iniciaste recientemente). Alimenta el brief inicial a la IA y genera:

Un project charter
Una lista de preguntas que necesitan respuesta antes de continuar
Un mapa de stakeholders para las personas clave involucradas

Compara el output de la IA con lo que habrías producido manualmente. ¿Qué agregó la IA que podrías haber omitido? ¿Qué conocimiento del dominio necesitaste corregir o agregar?

Conclusiones Clave

Todo proyecto arranca con ambigüedad: el primer trabajo del PM es convertir la vaguedad en claridad
Los project charters fuerzan alineación en lo básico: alcance, objetivos, stakeholders, restricciones
La sección “Fuera de Alcance” es tu mejor defensa contra el scope creep
La IA identifica ambigüedades y genera preguntas clarificadoras que descubrirías semanas después
Los SOW necesitan criterios de aceptación para cada entregable
Los mapas de stakeholders previenen sorpresas: sabe quién tiene poder, quién tiene interés y qué necesitan
Criterios de éxito vagos (“hazlo bueno”) deben convertirse en targets específicos y medibles

En la Siguiente Lección

En la Lección 3: Desglose de Tareas y Asignación de Trabajo, convertiremos planes en acción.