Fundamentos de Formulas: Mas Alla de SUM y AVERAGE

La Formula Que Ahorro 40 Horas

Un equipo de finanzas categorizaba manualmente 3,000 transacciones de gastos cada mes. “Menor a $100? Caja chica. Mayor a $100 y menor a $5,000? Aprobacion del gerente. Mayor a $5,000? Aprobacion del VP.” Cuarenta horas de trabajo por mes.

Una formula IF anidada categorizo las 3,000 transacciones en menos de un segundo. =IF(A2<100, "Caja Chica", IF(A2<5000, "Gerente", "VP")). El equipo recupero una semana completa de trabajo cada mes.

Al final de esta leccion, escribiras formulas condicionales que automatizan decisiones, cuentan con criterios y manipulan texto, habilidades que transforman las hojas de calculo de calculadoras en herramientas inteligentes.

🔄 Quick Recall: En la leccion anterior, establecimos que la mayoria de los usuarios operan en el Nivel 1-2 (SUM, AVERAGE, formato basico). Hoy saltamos al Nivel 2-3 con formulas que agregan logica y condiciones a tus hojas de calculo.

La Funcion IF: Ensenale a Tu Hoja de Calculo a Decidir

La funcion IF tiene tres partes: =IF(prueba, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

Ejemplo basico: =IF(B2>90, "A", "Menor a A") — Si la calificacion en B2 es mayor a 90, muestra “A”; si no, muestra “Menor a A.”

IF anidado para multiples condiciones: =IF(B2>90, "A", IF(B2>80, "B", IF(B2>70, "C", "F"))) — Calificaciones A, B, C o F.

Combinar IF con AND/OR: =IF(AND(B2>80, C2="Completado"), "Aprobado", "Reprobado") — Aprobado solo si la calificacion es mayor a 80 Y el estado es “Completado.”

Necesito una formula que categorice datos basandose en
multiples condiciones:
[describe tus condiciones]

Escribe la formula para Excel y Google Sheets.
Explica cada parte para que pueda modificarla.

✅ Quick Check: Como escribirias una formula IF que etiquete ventas como “Alta” si superan $10,000, “Media” si estan entre $5,000 y $10,000, y “Baja” si estan por debajo de $5,000?

La Familia SUMIF: Matematicas Condicionales

SUMIF: Suma con Una Condicion

=SUMIF(rango, criterio, rango_suma)

Ejemplo: Sumar todas las ventas de la region “Norte”: =SUMIF(A2:A100, "Norte", C2:C100)

Esto suma valores en la columna C donde la celda correspondiente en la columna A es “Norte.”

SUMIFS: Suma con Multiples Condiciones

=SUMIFS(rango_suma, rango_criterio1, criterio1, rango_criterio2, criterio2)

Ejemplo: Sumar ventas de la region “Norte” en “Enero”: =SUMIFS(C2:C100, A2:A100, "Norte", B2:B100, "Enero")

COUNTIF y COUNTIFS: Contar con Condiciones

Misma logica, pero cuenta en lugar de sumar:

=COUNTIF(A2:A100, "Norte") — Cuantas entradas hay en la region Norte? =COUNTIFS(A2:A100, "Norte", D2:D100, ">1000") — Cuantas entradas del Norte tienen valores mayores a 1000?

AVERAGEIF: Promedio con Condiciones

=AVERAGEIF(A2:A100, "Norte", C2:C100) — Promedio de ventas solo para la region Norte.

Funcion	Que Hace	Ejemplo de Uso
SUMIF	Suma valores que cumplen una condicion	Total de ventas por region
SUMIFS	Suma valores que cumplen multiples condiciones	Total de ventas por region Y mes
COUNTIF	Cuenta celdas que cumplen una condicion	Numero de pedidos por producto
COUNTIFS	Cuenta celdas que cumplen multiples condiciones	Pedidos por producto por trimestre
AVERAGEIF	Promedio de valores que cumplen una condicion	Precio promedio por categoria

✅ Quick Check: Tienes una lista de empleados con departamentos y salarios. Como calcularias el salario promedio solo del departamento de Marketing?

Funciones de Texto: Trabajando con Palabras

Las hojas de calculo manejan texto tan bien como numeros. Estas funciones son esenciales para limpiar y combinar datos.

CONCATENATE (o &)

Combinar texto de multiples celdas: =A2 & " " & B2 — Combina nombre y apellido con un espacio.

En versiones mas nuevas: =TEXTJOIN(" ", TRUE, A2, B2) — Mas flexible para multiples celdas.

LEFT, RIGHT, MID

Extraer partes del texto:

=LEFT(A2, 3) — Primeros 3 caracteres
=RIGHT(A2, 4) — Ultimos 4 caracteres
=MID(A2, 5, 3) — 3 caracteres desde la posicion 5

TRIM y CLEAN

Eliminar espacios y caracteres no deseados:

=TRIM(A2) — Elimina espacios extras
=CLEAN(A2) — Elimina caracteres no imprimibles

Estas son esenciales cuando los datos vienen de importaciones, web scrapes u operaciones de copiar-pegar.

UPPER, LOWER, PROPER

Estandarizar mayusculas y minusculas:

=UPPER(A2) — TODO MAYUSCULAS
=LOWER(A2) — todo minusculas
=PROPER(A2) — Cada Palabra Con Mayuscula

Usando IA Para Escribir Formulas

El poder de la IA para trabajo en hojas de calculo es la traduccion: describes lo que quieres y la IA escribe la formula.

Tengo datos en estas columnas:
- Columna A: Nombres de empleados
- Columna B: Departamento
- Columna C: Salario
- Columna D: Fecha de ingreso
- Columna E: Calificacion de desempeno (1-5)

Escribe formulas para:
1. Salario total del departamento de Marketing
2. Numero de empleados con calificacion 4 o superior
3. Salario promedio de empleados que ingresaron
   despues de 2023
4. Nombre completo combinando nombre (Col F)
   y apellido (Col G)
5. Salario categorizado como "Alto" (>$100K),
   "Medio" ($60K-$100K), o "Entrada" (<$60K)

Dame versiones para Excel y Google Sheets
si difieren.

Errores Comunes en Formulas y Como Corregirlos

Error	Significado	Solucion Comun
#REF!	Referencia a una celda eliminada	Revisa las referencias de celdas
#VALUE!	Tipo de dato incorrecto en la formula	Busca texto en campos numericos
#N/A	Valor de busqueda no encontrado	Revisa errores de escritura o espacios extras
#DIV/0!	Division entre cero	Envuelve con IFERROR o verificacion IF
#NAME?	Nombre de funcion mal escrito	Revisa la ortografia

La red de seguridad IFERROR: =IFERROR(tu_formula, "Error") — Muestra “Error” en lugar de codigos de error feos.

Intentalo Tu Mismo

Abre una hoja de calculo y crea un pequeno dataset: 10 filas con columnas Nombre, Departamento, Monto de Ventas y Mes. Luego escribe estas formulas:

=SUMIF para totalizar ventas de un departamento
=COUNTIFS para contar entradas de un departamento especifico en un mes especifico
Un =IF anidado para categorizar ventas como Alta/Media/Baja
=AVERAGEIF para encontrar el promedio de ventas por departamento

Si te atoras, pega la descripcion de tus datos en la IA y pidele que escriba la formula.

Key Takeaways

Las funciones IF agregan logica de toma de decisiones a tu hoja de calculo, habilitando categorizacion automatizada y respuestas condicionales
SUMIF/COUNTIF/AVERAGEIF te permiten calcular basandote en criterios sin filtrar datos manualmente
SUMIFS maneja multiples criterios simultaneamente, haciendola mas poderosa que SUMIF para analisis complejos
Las funciones de texto (CONCATENATE, TRIM, LEFT/RIGHT) son esenciales para limpiar y preparar datos
IFERROR envuelve cualquier formula con una red de seguridad contra errores feos
La IA traduce descripciones en lenguaje natural a formulas funcionales al instante

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