Sistemas de Planificación y Revisión Semanal

La Semana que te Arrolló

Lunes: crisis inesperada. Martes: reuniones seguidas todo el día. Miércoles: poniéndote al día con la crisis del lunes. Jueves: avalancha de emails. Viernes: preguntándote a dónde se fue la semana. ¿El proyecto importante? Intacto. Otra vez.

Al terminar esta lección, tendrás un sistema de planificación y revisión semanal que previene semanas reactivas y mantiene tus prioridades en el camino correcto.

🔄 Repaso rápido: En la lección anterior, aplicamos el framework 3D (Delete, Delegar, Digitalizar) para recuperar tiempo. ¿Recuerdas la fórmula de delegación? La revisión semanal es donde verificas si esas tareas delegadas van por buen camino y si tu recuperación de tiempo realmente está funcionando.

La Sesión de Planificación Semanal

La sesión de planificación semanal es el hábito piedra angular de la gestión del tiempo. Toma 20-30 minutos y determina si tu semana será intencional o reactiva.

Cuándo Hacerla

Mejores opciones:

• Viernes 3:00-3:30 PM (cerrar la semana, planificar la siguiente)
• Domingo 7:00-7:30 PM (revisión tranquila antes de que empiece la semana)

La regla: Mismo horario, cada semana, innegociable. Trátala como una reunión con tu stakeholder más importante — tú mismo.

La Plantilla de Revisión Semanal

“Ayúdame a correr mi sesión de revisión y planificación semanal. PARTE 1: REVISAR LA SEMANA PASADA — ¿Cuáles fueron mis 3 MITs esta semana? [lista con estatus: completado/parcial/no empezado]. ¿Qué salió bien? (celebrar victorias). ¿Qué no salió según el plan? (sin juicio — solo hechos). ¿Qué tomó más tiempo del esperado? ¿A qué debí haber dicho no? PARTE 2: VER HACIA ADELANTE — ¿Cuáles son mis top 3 metas para la siguiente semana? ¿Qué reuniones ya están agendadas? ¿Qué fechas límite se acercan? ¿Qué necesito preparar? PARTE 3: PLANIFICAR LA SIGUIENTE SEMANA — ¿Cuáles son mis 3 MITs de la semana? ¿Cuándo haré deep work? (bloquear el tiempo ahora). ¿Qué tareas puedo pasar por 3D? ¿Cuál es mi plan de energía? Genera un overview día por día para la siguiente semana con time blocks asignados.”

✅ Revisión rápida: Completas tu revisión semanal y te das cuenta de que lograste cero de tres MITs la semana pasada. ¿Qué señala esto? ¿Qué deberías cambiar?

La Revisión Semanal en Cinco Partes

Parte 1: Recolectar (5 minutos)

Junta todo lo que se acumuló durante la semana: tareas sueltas, notas, compromisos que hiciste, ideas que apuntaste. Pon todo en una bandeja de entrada — física o digital.

Este es el paso de “captura” del GTD (Getting Things Done). Nada vive en tu cabeza. Todo vive en un sistema de confianza.

Parte 2: Procesar (5 minutos)

Para cada item en tu bandeja de entrada:

• ¿Es accionable? Si no, elimina, archiva, o agrega a una lista de “algún día”
• ¿Toma menos de 2 minutos? Hazlo ahora
• ¿Es para esta semana? Agrega a tu lista de tareas
• ¿Es para después? Prográmalo en la semana futura correspondiente

Parte 3: Revisar Metas (5 minutos)

Revisa tus metas trimestrales y mensuales. ¿Tus planes semanales realmente están avanzando hacia ellas? Esta es la verificación de alineación que previene semanas productivas-pero-sin-sentido.

La prueba de alineación: Para cada MIT, pregunta: “¿Cuál de mis metas trimestrales avanza esto?” Si la respuesta es “ninguna,” no debería ser un MIT.

Parte 4: Planificar la Semana (10 minutos)

Con tus metas revisadas y tareas procesadas, construye la semana:

1. Establece 3 MITs semanales (estos deben pasar sin importar las interrupciones)
2. Bloquea sesiones de deep work en tu calendario
3. Agrupa reuniones donde sea posible
4. Asigna tiempo buffer para trabajo inesperado
5. Planifica tu energía: el trabajo más difícil en tus horas pico

Parte 5: Preparar (5 minutos)

Para cada MIT:

• ¿Tienes todo lo que necesitas para empezar?
• ¿Algo está bloqueando el progreso?
• ¿Cuál es la primera acción concreta?

Tener la primera acción definida elimina la parálisis de “¿qué hago primero?” el lunes en la mañana.

✅ Revisión rápida: ¿Por qué revisar las metas trimestrales es parte de la revisión semanal? ¿Qué problema previene esto?

El Startup y Shutdown Diarios

La revisión semanal establece la trayectoria. Los rituales diarios te mantienen en ella.

Startup de la Mañana (5 minutos)

1. Revisa el calendario de hoy y los time blocks
2. Confirma tus 3 MITs diarios (subconjunto de los MITs semanales)
3. Prepara tu ambiente para el primer bloque de deep work
4. Escaneo rápido de email solo por emergencias genuinas (no proceses todavía)

Shutdown de la Noche (5 minutos)

1. Revisa qué lograste
2. Mueve tareas sin terminar a mañana o más adelante en la semana
3. Establece los 3 MITs de mañana
4. Cierra todas las apps de trabajo completamente (esto importa para la recuperación mental)
5. Escribe una frase: “La mayor victoria de hoy fue…”

El ritual de shutdown es crítico por dos razones: previene que los loops abiertos te persigan en la noche, y le da permiso a tu cerebro de desconectarse del trabajo.

Construyendo el Hábito

La revisión semanal solo funciona si pasa cada semana. Así la haces sticky:

Semana 1-2: Pon un recordatorio en el calendario. Mantenla en 15 minutos. No busques perfección — busca consistencia.

Semana 3-4: Expande a los 20-30 minutos completos. Empieza a usar la plantilla sistemáticamente.

Mes 2+: La revisión se vuelve automática. Te sentirás incómodo si la saltas — eso es el hábito funcionando.

Si te saltas una semana: No te castigues. Solo hazla la siguiente semana. Una revisión saltada no rompe el sistema. Dejar de hacerlo sí.

Ponlo en Práctica

Corre tu primera revisión semanal ahora mismo usando la plantilla de arriba. Aunque sea a mitad de semana, el ejercicio vale la pena:

1. Recolecta todas las tareas y compromisos sueltos
2. Procesa cada uno (regla de 2 minutos, agendar, o eliminar)
3. Verifica alineación con tus metas más grandes
4. Planifica el resto de esta semana con MITs y time blocks
5. Prepara: define la primera acción para cada MIT

Agenda la sesión de revisión de la siguiente semana en tu calendario ahora mismo — antes de que se te olvide.

Conclusiones Clave

• La revisión semanal es el hábito piedra angular de la gestión del tiempo efectiva — 20-30 minutos que determinan tu semana entera
• Mismo horario, cada semana, innegociable — viernes en la tarde o domingo en la noche funciona mejor
• Las cinco partes: Recolectar, Procesar, Revisar Metas, Planificar la Semana, Preparar
• La prueba de alineación asegura que tus tareas diarias realmente avancen tus metas más grandes
• Los rituales diarios de startup (5 min) y shutdown (5 min) mantienen el momentum entre revisiones semanales
• La consistencia importa más que la perfección — una revisión semanal básica le gana a una elaborada que se salta

En la Siguiente Lección

En la Lección 8: Proyecto Final: Diseña Tu Semana Ideal, combinarás cada técnica de este curso en un sistema completo y personalizado de gestión del tiempo.