Templates de prompts IA pour les emails : 18 prompts copier-coller pour tous les emails que tu auras a ecrire

Redige un email de demande de reunion.

A : [nom et role, ex. "Sarah Martin, VP Engineering"]
Ma relation avec elle : [superieur / collegue / inconnu / client / prestataire]
Objet de la reunion : [sois specifique -- pas "point rapide" mais "s'aligner sur les priorites de la roadmap Q2 avant la session de planification de vendredi"]
Urgence : [cette semaine / flexible / des que possible]
Creneau prefere : [propose 2-3 creneaux specifiques, ou dis "je suis flexible"]
Duree : [15 min / 30 min / 1 heure]
Format : [en personne / visio / telephone]
Ce dont j'ai besoin de leur part en amont : [quelque chose a relire ou preparer, ou "rien"]

Contexte important :
- [ex. "On en a brievement parle au standup de la semaine derniere et elle m'a dit de booker un creneau"]
- [ex. "Ca fait suite a un probleme souleve lors de la revue produit"]

Ton : [decontracte car on est collegues / professionnel car c'est la direction / chaleureux car c'est un client]

Garde ca sous 100 mots. Personne ne lit les longues demandes de reunion. L'objet de l'email doit dire de quoi il s'agit, pas "Petite reunion rapide."

Redige un email de mise a jour sur l'avancement d'un projet.

A : [parties prenantes -- qui a besoin de cette mise a jour]
Projet : [nom du projet]
Mon role : [ce que je fais sur ce projet]

Statut actuel :
- General : [en bonne voie / leger retard / a risque / en avance]
- Realise depuis la derniere mise a jour : [liste 2-4 choses faites]
- En cours : [liste 2-3 choses en cours de traitement]
- Bloque/a risque : [liste les blocages, ou "aucun"]

Metriques cles (si applicable) :
- [ex. "Velocite sprint : 34 points (objectif : 30)"]
- [ex. "Budget depense : 45K EUR sur 80K EUR"]
- [ex. "Timeline : 2 jours de retard sur l'integration API"]

Decisions necessaires : [quelque chose que le lecteur doit decider ou approuver, ou "aucune -- pour info uniquement"]
Prochain jalon : [ce qui vient ensuite et quand]

Ton : [factuel / proactif et confiant / alerte clairement sur les risques]

Formate pour etre scannable -- utilise des puces et mets en gras les elements cles. Le lecteur doit avoir la vision complete en moins de 30 secondes. Place l'info la plus importante dans la premiere phrase, pas enterree au troisieme paragraphe.

Redige un email d'escalade. Un probleme ne se resout pas a mon niveau et j'ai besoin d'aide de quelqu'un au-dessus.

A : [a qui j'escalade -- nom et role]
CC : [qui devrait voir ca, ou "personne"]
Le probleme : [ce qui ne va pas -- specifique, factuel, sans drama]
Impact : [ce qui se passe si ca n'est pas resolu -- consequences concretes, delais, montants si possible]

Chronologie :
1. [Date] : [Ce qui s'est passe / ce que j'ai tente]
2. [Date] : [Prochaine etape que j'ai prise]
3. [Date] : [Etat actuel]

Ce que j'ai deja essaye :
- [Tentative 1 et resultat]
- [Tentative 2 et resultat]

Ce dont j'ai besoin : [demande specifique -- validation, intervention, decision, ressources]
Deadline : [quand ca doit etre resolu, et pourquoi]

Ton : professionnel et factuel, pas emotionnel. Je ne me plains pas -- je m'assure que la bonne personne a l'information pour agir. Pas de langage accusateur. Focus sur le probleme et la voie a suivre, pas sur qui est responsable.

Garde ca sous 200 mots. Joins les details complementaires si necessaire, mais le corps de l'email doit se suffire a lui-meme.

Redige un email pour deleguer une tache ou une responsabilite a quelqu'un.

A : [nom et role]
Notre relation : [collaborateur direct / collegue / collegue d'un autre service]
La tache : [ce dont j'ai besoin -- sois specifique]
Pourquoi cette personne : [pourquoi elle en particulier -- adequation des competences, disponibilite, opportunite de developpement]
Contexte : [informations de fond necessaires pour bien faire le travail]

Details :
- Deadline : [date et heure]
- Livrable attendu : [a quoi ressemble "termine" -- un document ? Une decision ? Un processus complete ?]
- Standard de qualite : [ex. "pret pour le client" vs "brouillon pour revue interne"]
- Ressources disponibles : [liens, fichiers, personnes a qui poser des questions]
- Niveau d'autonomie : [peut prendre des decisions, ou doit verifier avec moi ?]

Ma disponibilite : [quand me joindre pour des questions]

Ton : [responsabilisant pour un junior ("je te confie ca parce que...") / collaboratif pour un pair ("j'apprecierais vraiment ton aide la-dessus") / direct pour un transfert de routine]

Pas de micromanagement. Donne le quoi et le pourquoi, puis fais confiance pour le comment.

Redige un email de prospection a froid auquel quelqu'un repondrait vraiment.

A : [titre/role du destinataire, ex. "Directeur Growth d'une startup fintech Series B"]
Mon produit/service : [ce que je vends]
Le probleme que je resous pour eux : [point de douleur specifique, pas "nous aidons les entreprises a croitre"]
Ma preuve : [une donnee percutante, un cas client ou un signal de credibilite]
Ma demande : [ce que je veux -- une reponse, un appel de 15 min, un essai d'une demo gratuite]

Leur monde :
- Ils recoivent probablement [X] emails de prospection par jour
- Ils se soucient de : [leurs priorites et pressions]
- Ils ont probablement deja essaye : [solutions concurrentes ou approches DIY]
- Ce qui les ferait repondre : [de la vraie valeur, pas juste de la curiosite]

Regles :
- Objet : 4-7 mots, pas de clickbait, ca doit sonner comme si un humain l'a envoye
- Premiere ligne : Reference quelque chose de specifique sur eux ou leur entreprise (pas "je suis tombe sur votre profil")
- Pas de "j'espere que ce message vous trouve en bonne sante"
- Pas de "Je me presente, je suis X de chez Y" (garde ca pour la signature)
- Va droit au but dans les 2 premieres phrases
- Longueur totale : moins de 80 mots (plus court = meilleur taux de reponse)
- CTA : une question, faible engagement

Ecris 3 versions :
A) Commence par leur point de douleur
B) Commence par un resultat pertinent
C) Commence par une question provocante

Plus : un email de relance pour 3 jours apres (moins de 40 mots, angle different, apporte un nouvel element de valeur).

Redige un email de relance. J'ai ecrit mais la personne n'a pas repondu.

Contexte :
- A qui j'ai ecrit : [nom et role]
- Sujet de mon email initial : [ce que j'ai demande / propose]
- Quand je l'ai envoye : [il y a X jours]
- Relation prealable : [intro chaude / a froid / rencontre a un evenement / ancien client]
- Combien de relances j'ai deja envoyees : [0 / 1 / 2 -- n'en envoie pas plus de 3 au total]

Redige une relance qui :
- Ne commence PAS par "je me permets de revenir vers vous" ou "je voulais juste faire un point" (ce sont les ouvertures les plus ignorees)
- Apporte de la nouvelle valeur (angle different, nouvelle donnee, article pertinent, nouvel insight)
- Reconnait qu'ils sont occupes sans etre passif-agressif
- Est plus courte que l'email initial
- A un CTA clair mais sans pression
- Rend facile de dire "pas interesse" (paradoxalement, ca genere plus de reponses)

Longueur : moins de 60 mots. Si le premier email etait long, celui-ci doit etre percutant.

Redige un email de proposition resumant ce que j'offre et pourquoi ils devraient dire oui.

Client : [nom et entreprise]
Projet/offre : [ce que je propose]
Leur besoin : [le probleme dont on a discute, ou l'objectif qu'ils ont mentionne]
Solution proposee : [approche de haut niveau -- 2-3 phrases]
Investissement : [montant ou fourchette, ou "tarification jointe separement"]
Calendrier : [quand ca commence, combien de temps ca dure, jalons cles]
Pourquoi nous : [2-3 raisons specifiques -- pas du generique "des annees d'experience" mais "on a fait exactement ca pour l'entreprise X et le resultat a ete Y"]

Conversations precedentes : [ce qui a ete discute, les preoccupations qu'ils ont soulevees]

Structure :
1. Ouverture : Reference notre conversation et reformule leur objectif (montre que j'ai ecoute)
2. Resume : Ce que je propose, en langage clair
3. Approche : 3-4 etapes ou phases cles (reste haut niveau -- les details dans le document joint si necessaire)
4. Investissement : Tarification claire avec ce qui est inclus
5. Calendrier : Quand ils peuvent s'attendre a quoi
6. Pourquoi maintenant : Raison d'avancer plus tot que tard (sans fausse urgence)
7. Prochaine etape : Une action claire ("Reponds pour confirmer, et je t'envoie la proposition detaillee jeudi")

Joins la proposition detaillee si disponible, mais cet email doit faire le argumentaire tout seul. Garde sous 300 mots -- ils liront la piece jointe pour les details.

Un prospect a souleve une objection. Redige une reponse qui l'adresse sans etre insistant.

Son objection : "[Colle ce qu'il a dit -- ex. 'c'est trop cher' ou 'on utilise deja le concurrent X' ou 'c'est pas le bon moment']"
Mon produit/service : [ce que je vends]
Sa situation : [ce que je sais de lui, son entreprise, ses besoins]
Mon evaluation honnete : [son objection est-elle valide ? partiellement valide ? basee sur un malentendu ?]

Redige une reponse qui :
1. Reconnait sa preoccupation sincerement (pas "je comprends tout a fait, MAIS...")
2. Pose une question de clarification si l'objection est vague
3. Adresse l'objection specifique avec des preuves, pas de la rhetorique :
   - Prix : cadre en termes de ROI ou compare au cout de ne rien faire
   - Concurrent : differencie sur une capacite specifique, pas un generique "on est meilleur"
   - Timing : reduis l'engagement ("et si on commencait par un pilote ?")
   - Besoin : explore si le besoin existe mais n'est pas encore identifie
4. Termine par une question qui garde la conversation ouverte (pas un CTA d'achat)

Ton : confiant et serviable, pas desespere. Si c'est pas le bon fit, c'est OK -- dis-le. Essayer de convaincre un prospect qui ne correspond pas fait perdre du temps a tout le monde.

Longueur : moins de 150 mots. Les reponses aux objections doivent etre focalisees, pas un deuxieme pitch.

Redige une reponse a une reclamation client.

La reclamation : "[Colle leur email ou resume ce qu'ils ont dit]"
Ce qui s'est reellement passe : [les faits -- c'etait notre erreur, un malentendu, ou une limitation du produit ?]
Ce que je peux faire pour arranger ca : [remboursement / remplacement / avoir / escalade / explication]
Politique de l'entreprise sur ce sujet : [les politiques pertinentes -- delai de retour, SLA, garantie]
Historique du client : [nouveau client / client de longue date / VIP / reclamant frequent]

Consignes de reponse :
1. Reconnais d'abord leur frustration -- avant d'expliquer quoi que ce soit. Les gens ont besoin de se sentir entendus.
2. Excuse-toi si c'est notre faute. Sois specifique ("je suis desole que votre colis soit arrive endommage" pas "je suis desole que vous ressentiez ca").
3. Si ce n'est PAS notre faute, explique clairement sans etre defensif.
4. Enonce ce que je fais pour corriger le probleme -- action concrete, pas promesse vague.
5. Donne un delai : quand verront-ils la resolution ?
6. Offre quelque chose en plus si c'est pertinent (pas un pot-de-vin -- un vrai geste de bonne volonte).
7. Termine avec les coordonnees directes pour le suivi.

Ton : empathique, professionnel et oriente solution. Jamais dedaigneux. Jamais combatif. Meme si le client est deraisonnable, l'email doit montrer que je me soucie de son experience.

Redige une reponse a un client qui demande un remboursement ou une resiliation.

Sa demande : "[Ce qu'il a demande -- remboursement total, remboursement partiel, resiliation d'abonnement]"
Raison invoquee : [pourquoi il veut le remboursement/la resiliation, ou "pas de raison donnee"]
Est-il eligible ? [oui selon la politique / non -- explique pourquoi / cas limite -- a la discretion du manager]
Ce que je propose : [remboursement total / partiel / avoir / solution alternative / refus avec explication]
Delai de traitement : [combien de temps prend le remboursement]
Historique du client : [contexte -- depuis combien de temps il est client, depense totale, problemes precedents]

Structure de la reponse :
1. Remercie-le d'avoir ecrit (ne le fais pas se sentir mal d'avoir demande)
2. Confirme ce que je fais : approuver le remboursement, traiter la resiliation, ou expliquer l'alternative
3. Si approuve : prochaines etapes claires et delai
4. Si refuse : explication honnete du pourquoi, avec empathie, et proposition de la meilleure alternative
5. Si je peux retenir le client : offre une vraie raison de rester (pas de la culpabilisation -- peut-etre une reduction, une option de pause, ou une fonctionnalite qu'il n'a pas testee)
6. Sortie elegante : s'il part, souhaite-lui le meilleur et laisse la porte ouverte

Ne fais jamais battre un client pour un remboursement auquel il a droit. Et n'utilise jamais le mot "malheureusement" plus d'une fois.

Redige une reponse a une question client sur notre produit ou service.

Sa question : "[Colle son email ou sa question]"
La reponse : [la reponse factuelle a sa question]
Infos complementaires qu'il pourrait aussi avoir besoin : [ce qu'il demandera probablement ensuite]
Lien vers la documentation (si applicable) : [URL]

Consignes de reponse :
1. Reponds a sa question reelle dans les 1-2 premieres phrases. N'enterre pas la reponse apres un paragraphe de contexte.
2. Si la reponse est complexe, decompose-la en etapes numerotees.
3. Ajoute un conseil proactif -- quelque chose qu'il n'a pas demande mais qui lui sera utile.
4. Renvoie vers la documentation pertinente pour plus de details.
5. Propose de l'aider davantage si la reponse ne resout pas son probleme.

Ton : serviable et clair. Comme un ami qui s'y connait, pas un bot de support. Utilise le nom du produit, pas "notre plateforme" ou "le systeme."

Garde ca sous 150 mots. Si ca prend plus que ca pour repondre, la reponse devrait probablement etre un article d'aide.

Redige un email d'annonce interne.

Ce qui est annonce : [sois specifique -- changement organisationnel, nouvelle recrue, mise a jour de politique, lancement produit, demenagement de bureaux, etc.]
Envoye par : [mon role -- CEO / team lead / RH / responsable de departement]
Audience : [toute l'entreprise / equipe specifique / departement]
L'impact pour le lecteur : [comment ca les affecte personnellement ?]
Date d'effet : [quand est-ce que ca prend effet]
Questions/preoccupations a adresser a : [qui contacter]

Details cles :
- [Detail 1]
- [Detail 2]
- [Detail 3]

Considerations sensibles :
- [ex. "certains vont s'inquieter pour la securite de leur emploi"]
- [ex. "ca revient sur une decision prise il y a 3 mois"]
- [ex. "aucune -- c'est une bonne nouvelle simple"]

Le ton doit correspondre a la nouvelle :
- Bonne nouvelle (recrutement, succes, avantage) : chaleureux, celebratoire, mais sans en faire trop
- Nouvelle neutre (changement de politique, mise a jour de processus) : clair, factuel, utile
- Nouvelle difficile (licenciements, restructuration, echec) : honnete, empathique, direct -- ne cache pas l'essentiel

Commence par la nouvelle. Pas par trois paragraphes de contexte qui rendent les gens nerveux sur ce qui va suivre.

Redige un email pour demander a quelqu'un un retour sur mon travail.

A : [nom et role -- manager / collegue / partie prenante / client]
Sur quoi je veux du feedback : [un document, une presentation, un plan de projet, un design, du code, une proposition -- sois specifique]
Joint/lien : [ce qu'ils doivent examiner]
Deadline pour le feedback : [quand j'en ai besoin, et pourquoi]

Points specifiques sur lesquels je veux du feedback :
1. [ex. "Le resume executif est-il assez clair pour un public non-technique ?"]
2. [ex. "Le calendrier semble-t-il realiste ?"]
3. [ex. "Est-ce que je rate des cas limites ?"]

Contexte necessaire :
- [ex. "Ca passe devant le comite de direction mardi prochain"]
- [ex. "J'ai deja integre les retours de [autre personne]"]
- [ex. "C'est un premier brouillon -- je sais que les sections 4-5 ont besoin de travail"]

Ton : collaboratif, pas suppliant. Je ne demande pas une permission -- je demande une perspective que je n'ai pas.

Facilite-leur la tache : dis-leur exactement quoi regarder, a quelles questions repondre, et combien de temps ca devrait leur prendre. "Tu peux jeter un oeil ?" sans direction = un feedback inutile ou qui n'arrive jamais.

Redige mon rapport d'activite hebdomadaire/mensuel.

A : [manager / equipe / parties prenantes]
Periode couverte : [dates]

Realisations :
- [Ce que j'ai accompli -- avec des resultats, pas juste des activites]
- [ex. "Livre le redesign de l'onboarding -- les premieres donnees montrent +15 % d'amelioration du taux d'activation"]
- [ex. "Signe le contrat avec [client] -- 45K EUR d'ARR"]

En cours :
- [Ce sur quoi je travaille et ou ca en est]
- [Date de completion prevue]
- [Dependances ou blocages]

Blocages / Besoin d'aide :
- [Ce qui me ralentit -- sois specifique sur ce que tu as besoin de qui]
- [Ou "Rien -- tout est en bonne voie"]

Priorites pour la prochaine periode :
- [Top 3 des sujets sur lesquels je vais me concentrer]

Points a noter : [tout ce qui merite de la visibilite -- collaboration d'equipe, feedback client, apprentissage]
Enseignements : [ce qui a change mon approche ou ma comprehension]

Format : puces scannables, pas de paragraphes. Mets en gras les elements les plus importants. Mon manager doit pouvoir lire ca en 2 minutes et savoir exactement ou en sont les choses.

Redige un email pour annoncer une mauvaise nouvelle a [destinataire].

La mauvaise nouvelle : [ce qui s'est passe -- sois specifique]
A qui j'ecris : [leur role et ma relation avec eux]
Leur reaction probable : [comment ils vont probablement reagir -- decu, en colere, inquiet, perdu]
Pourquoi c'est arrive : [explication honnete -- pas des excuses]
Ce que je fais pour y remedier : [prochaines etapes concretes pour adresser ou attenuer la situation]
Ce dont j'ai besoin d'eux : [comprehension ? Une decision ? Rien -- juste informer ?]

Contexte important :
- [ex. "Ils comptaient la-dessus pour leurs objectifs Q2"]
- [ex. "J'avais promis que ce serait fait pour lundi"]
- [ex. "Ca impacte aussi leur equipe, pas juste la mienne"]

Regles d'ecriture :
1. Commence par la nouvelle. Ne les fais pas lire 3 paragraphes avant d'arriver au fait.
2. Assume la responsabilite si c'est justifie. Pas de voix passive ("des erreurs ont ete commises" → "j'ai sous-estime le calendrier").
3. Montre que tu comprends l'impact sur EUX, pas juste sur toi.
4. Presente le plan de rattrapage -- ils veulent savoir ce qui se passe maintenant, pas seulement ce qui a mal tourne.
5. Ne t'excuse pas en boucle. Une excuse claire et franche est plus forte que cinq "je suis vraiment desole."

Ton : direct, responsable et tourne vers l'avenir. Ni obsequieux, ni defensif.

Redige un email pour adresser un conflit ou un desaccord avec un collegue.

La situation : [decris ce qui s'est passe -- le desaccord, le malentendu, la friction]
Mon role la-dedans : [comment j'ai contribue au probleme -- sois honnete]
Leur perspective : [comment ils voient probablement la situation]
Ce que je veux comme resultat : [une resolution, pas une victoire -- a quoi ressemble "resolu" ?]
Notre relation de travail : [pair / il/elle me rapporte / il/elle est plus senior / transversal]

Redige un email qui :
1. Ouvre en nommant le sujet directement mais de maniere neutre -- des faits, pas des accusations
2. Reconnait leur perspective ("je comprends pourquoi tu as ressenti..." ou "ta preoccupation sur X est valide")
3. Assume ma part sans me transformer en paillasson
4. Propose une voie a suivre -- specifique, actionnable, equitable
5. Invite leur avis ("j'aimerais entendre ce que tu en penses" -- et le penser vraiment)
6. Suggere d'en parler en personne si l'email ne suffit pas

Ton : d'adulte a adulte. Pas passif-agressif ("comme je l'avais deja mentionne..."). Pas apologetico-agressif ("je suis desole mais..."). Juste honnete et constructif.

Cet email doit leur donner envie de resoudre les choses, pas de preparer leur defense.

Redige un email pour argumenter en faveur d'une augmentation de salaire ou d'une promotion.

Mon poste : [titre actuel]
Anciennete dans le poste : [depuis combien de temps]
A qui j'ecris : [nom et titre de mon manager]
Salaire actuel : [montant, ou "je prefere ne pas le mentionner dans l'email"]
Objectif : [ce que je demande -- montant specifique, pourcentage d'augmentation, ou "ouvert a la discussion"]

Mon argumentaire :
- Realisations cles : [3-5 resultats specifiques avec des chiffres quand c'est possible]
  1. [ex. "Pilote le projet de migration qui a reduit les couts d'infra de 120K EUR/an"]
  2. [ex. "Fait passer l'equipe de 3 a 7 personnes avec un taux de retention au-dessus de la moyenne"]
  3. [ex. "Livre 4 features majeures qui ont genere +22 % de conversions payantes"]
- Extension du perimetre : [les facon dont mon role s'est elargi au-dela de la fiche de poste initiale]
- Donnees du marche : [benchmarks salariaux que j'ai trouves -- Glassdoor, Levels.fyi, rapports sectoriels, APEC]
- Feedback recu : [evaluations de performance positives, retours de parties prenantes, reconnaissances]

Ton : confiant et professionnel. Je presente un business case, pas une demande de faveur. Pas de "j'ai l'impression de meriter..." -- cadre ca comme "voici la valeur que j'ai apportee et voici ce qui est competitif pour ce niveau de contribution."

Termine avec une demande claire et la suggestion d'un entretien pour en discuter en personne. Garde l'email sous 250 mots -- reserve l'argumentaire detaille pour la conversation.

Redige un email d'excuses professionnel.

Ce pour quoi je dois m'excuser : [sois specifique -- deadline ratee, erreur dans un livrable, engagement non tenu, comportement non professionnel]
A qui : [nom, role et relation]
Ce qui s'est reellement passe : [les faits -- sans minimiser]
L'impact sur eux : [comment mon erreur a affecte leur travail, leur calendrier, leur reputation ou leur confiance]
Ce que j'ai fait pour corriger : [actions concretes prises, pas juste "je ferai mieux"]
Ce que je change pour que ca ne se reproduise pas : [correction systemique, pas juste de la bonne volonte]

Redige des excuses qui :
1. Commencent par des excuses claires et directes -- pas de "je suis desole SI tu as ressenti..." (ca, c'est pas des excuses)
2. Nomment specifiquement ce que j'ai fait de mal (montre que je comprends vraiment)
3. Reconnaissent l'impact sur eux -- pas juste ce que j'en ressens
4. Expliquent brievement ce qui s'est passe (contexte, pas excuse)
5. Enoncent ce que j'ai fait pour corriger le probleme immediat
6. Enoncent ce que je change pour eviter la repetition
7. Ne demandent pas le pardon -- c'est leur decision, pas ma requete

Garde ca sous 200 mots. Les longs emails d'excuses donnent l'impression de chercher l'absolution. Les courts sonnent sinceres.

Ton : authentique, responsable, concis. Cet email doit reconstruire la confiance, pas la mendier.