AI Email Prompt Templates: हर तरह की Email के लिए 18 Copy-Paste Prompts

एक meeting request email लिखो।

To: [नाम और उनका role, जैसे, "Sarah Chen, VP of Engineering"]
उनके साथ मेरा relationship: [boss / peer / कभी नहीं मिले / client / vendor]
Meeting का purpose: [specific रहो — "catch up" नहीं बल्कि "Friday की planning session से पहले Q2 roadmap priorities पर align करना"]
Urgency: [इस हफ़्ते चाहिए / flexible / ASAP]
Preferred time: [2-3 specific time slots suggest करो, या बोलो "मैं flexible हूँ"]
Duration: [15 min / 30 min / 1 hour]
Format: [in-person / video call / phone]
उनसे पहले क्या चाहिए: [कुछ review या prepare करना हो, या "कुछ नहीं"]

Context जो matter करता है:
- [जैसे, "पिछले हफ़्ते standup में ये briefly discuss हुआ था और उन्होंने बोला time book करो"]
- [जैसे, "ये product review में आई एक issue का follow-up है"]

Tone: [casual क्योंकि peers हैं / professional क्योंकि leadership है / warm क्योंकि client है]

100 words से कम रखो। Long meeting requests कोई नहीं पढ़ता। Subject line बताए कि किस बारे में है, "Quick meeting request" नहीं।

एक project status update email लिखो।

To: [stakeholders — किसे ये update चाहिए]
Project: [project name]
मेरा role: [इस project पर मैं क्या करता/करती हूँ]

Current status:
- Overall: [on track / थोड़ा behind / at risk / schedule से ahead]
- Last update के बाद complete: [2-4 चीज़ें जो done हैं]
- In progress: [2-3 चीज़ें जिन पर काम चल रहा है]
- Blocked/at risk: [कोई blockers हों, या "none"]

Key metrics (अगर applicable):
- [जैसे, "Sprint velocity: 34 points (target: 30)"]
- [जैसे, "Budget spent: ₹36L of ₹65L"]
- [जैसे, "Timeline: API integration पर 2 दिन behind"]

Decisions needed: [reader को कुछ decide या approve करना हो, या "none — FYI only"]
Next milestone: [आगे क्या आ रहा है और कब]

Tone: [matter-of-fact / proactive और confident / concerns clearly flag करो]

Scannable format में लिखो — bullet points और bold key items। Reader को 30 seconds से कम में पूरी picture मिल जानी चाहिए। सबसे important बात पहले sentence में हो, paragraph three में buried नहीं।

एक escalation email लिखो। कुछ मेरे level पर resolve नहीं हो रहा और मुझे ऊपर से help चाहिए।

To: [किसे escalate कर रहा/रही हूँ — नाम और role]
CC: [किसे देखना चाहिए, या "कोई नहीं"]
Issue: [क्या गलत हो रहा है — specific, factual, बिना drama]
Impact: [अगर resolve नहीं हुआ तो क्या होगा — concrete consequences, timelines, रुपये अगर possible हो]

अब तक की timeline:
1. [Date]: [क्या हुआ / क्या try किया]
2. [Date]: [अगला step]
3. [Date]: [current state]

Resolve करने के लिए मैंने क्या try किया:
- [Attempt 1 और result]
- [Attempt 2 और result]

मुझे क्या चाहिए: [specific ask — approval, intervention, decision, resources]
Deadline: [कब तक resolve होना ज़रूरी है, और क्यों]

Tone: professional और factual, emotional नहीं। मैं complain नहीं कर रहा/रही — मैं ensure कर रहा/रही हूँ कि सही person के पास act करने के लिए information हो। Blame language नहीं। Problem और path forward पर focus, कि किसकी गलती है उस पर नहीं।

200 words से कम रखो। Supporting detail attach करो अगर ज़रूरी हो, लेकिन email body अपने दम पर खड़ी हो।

किसी को task या responsibility delegate करने के लिए email लिखो।

To: [नाम और role]
हमारा relationship: [direct report / peer / cross-functional colleague]
Task: [क्या करना है — specific रहो]
क्यों उन्हें: [ये person specifically क्यों — skill match, availability, development opportunity]
Context: [background info जो उन्हें अच्छे से करने के लिए चाहिए]

Details:
- Deadline: [date और time]
- Expected deliverable: ["done" कैसा दिखता है — document? Decision? Completed process?]
- Quality standard: [जैसे, "client-ready" vs "internal review के लिए rough draft"]
- Available resources: [links, files, जिन लोगों से पूछ सकते हैं]
- Authority level: [decisions ले सकते हैं, या मुझसे check करना होगा?]

मेरी availability: [questions हों तो कब reach कर सकते हैं]

Tone: [junior के लिए empowering ("मैं तुम पर trust कर रहा/रही हूँ ये इसलिए...") / peer के लिए collaborative ("इसमें तुम्हारी help बहुत काम आएगी") / routine handoff के लिए direct]

Micromanage मत करो। What और why दो, फिर how पर trust करो।

एक cold outreach email लिखो जिसका कोई actually reply दे।

To: [recipient का title/role, जैसे, "Series B fintech startup में Head of Growth"]
मेरा product/service: [क्या बेचता/बेचती हूँ]
उनकी problem जो मैं solve करता/करती हूँ: [specific pain point, "हम companies को grow करने में help करते हैं" नहीं]
मेरा proof: [एक compelling data point, case study, या credibility signal]
Ask: [क्या चाहिए — reply, 15-min call, free demo try करें]

उनकी दुनिया:
- शायद per day [X] cold emails आती हैं
- उन्हें matter करता है: [उनकी priorities और pressures]
- शायद पहले try किया होगा: [competitor solutions या DIY approaches]
- Reply क्यों करें: [genuine value, सिर्फ़ curiosity नहीं]

Rules:
- Subject line: 4-7 words, clickbait नहीं, human ने भेजी हो ऐसा लगे
- Opening line: उनके या उनकी company के बारे में कुछ specific reference करो ("I came across your profile" नहीं)
- "I hope this finds you well" नहीं
- "My name is X and I'm from Y" नहीं (signature में रहने दो)
- पहले 2 sentences में point पर आ जाओ
- Total length: 80 words से कम (shorter = higher reply rate)
- CTA: एक question, low commitment

3 versions लिखो:
A) उनकी pain point से शुरू
B) एक relevant result से शुरू
C) एक provocative question से शुरू

Plus: 3 दिन बाद का follow-up email (40 words से कम, different angle, एक new piece of value add करो)।

एक follow-up email लिखो। मैंने reach out किया था लेकिन reply नहीं आया।

Context:
- किसे email की: [नाम और role]
- Original email का topic: [किस बारे में पूछा / offer किया]
- कब भेजी: [X दिन पहले]
- पहले से relationship: [warm intro / cold / event में मिले / previous customer]
- अब तक कितने follow-ups भेजे: [0 / 1 / 2 — total 3 से ज़्यादा मत भेजो]

ऐसा follow-up लिखो जो:
- "Just following up" या "Just checking in" से शुरू न हो (ये सबसे ignored openers हैं)
- New value add करे (different angle, new data point, relevant article, fresh insight)
- Acknowledge करे कि वो busy हैं बिना passive-aggressive हुए
- Original email से shorter हो
- Clear लेकिन low-pressure CTA हो
- "Not interested" बोलना easy बनाए (paradoxically, इससे ज़्यादा replies आती हैं)

Length: 60 words से कम। अगर पहली email long थी, तो ये punchy होनी चाहिए।

एक proposal email लिखो — क्या offer कर रहा/रही हूँ और हाँ क्यों बोलें ये summarize करो।

Client: [नाम और company]
Project/offer: [क्या propose कर रहा/रही हूँ]
उनकी need: [वो problem जिस पर बात हुई, या goal जो mention किया]
Proposed solution: [high-level approach — 2-3 sentences]
Investment: [₹amount या range, या "pricing separately attached है"]
Timeline: [कब शुरू, कितना time, key milestones]
क्यों हम: [2-3 specific reasons — generic "years of experience" नहीं बल्कि "हमने exactly ये Company X के लिए किया और result Y था"]

पिछली conversations: [क्या discuss हुआ, कोई concerns raise हुई]

Structure:
1. Opening: हमारी conversation reference करो और उनका goal restate (दिखाओ कि मैंने सुना)
2. Summary: क्या propose कर रहा/रही हूँ, plain language में
3. Approach: 3-4 key steps या phases (high-level रखो — details attached doc में)
4. Investment: Clear pricing — क्या included है
5. Timeline: कब क्या expect करें
6. Why now: जल्दी move forward करने का reason (fake urgency बिना)
7. Next step: एक clear action ("Reply करके confirm करो, मैं Thursday तक statement of work भेज दूँगा/दूँगी")

Detailed proposal attach हो तो ठीक, लेकिन ये email अकेले case बनाने में सक्षम हो। 300 words से कम — details attachment में पढ़ लेंगे।

एक prospect ने objection raise किया है। ऐसा reply लिखो जो address करे बिना pushy हुए।

उनकी objection: "[जो बोला वो paste करो — जैसे, 'price बहुत ज़्यादा है' या 'हम already Competitor X use कर रहे हैं' या 'अभी सही time नहीं']"
मेरा product/service: [क्या बेचता/बेचती हूँ]
उनकी situation: [उनके बारे में, company, needs क्या पता है]
मेरा honest assessment: [उनकी objection valid है? Partially valid? Misconception पर based है?]

ऐसा reply लिखो जो:
1. उनकी concern genuinely acknowledge करे ("मैं पूरी तरह समझता/समझती हूँ, लेकिन..." नहीं)
2. अगर objection vague है तो clarifying question पूछे
3. Specific objection को evidence से address करे, rhetoric से नहीं:
   - Price: ROI के रूप में frame करो या कुछ न करने की cost से compare करो
   - Competitor: specific capability पर differentiate करो, general "हम बेहतर हैं" नहीं
   - Timing: commitment कम करो ("अगर pilot से शुरू करें?")
   - Need: explore करो कि need है लेकिन recognize नहीं हो रही
4. End करे एक question से जो conversation open रखे (buy करने का CTA नहीं)

Tone: confident और helpful, desperate नहीं। अगर fit नहीं हैं, तो ठीक है — बोल दो। Bad-fit prospect को convince करने की कोशिश सबका time waste करती है।

Length: 150 words से कम। Objection responses focused होने चाहिए, second pitch नहीं।

एक customer complaint का reply लिखो।

Complaint: "[उनकी email paste करो या summarize करो जो बोला]"
Actually क्या हुआ: [facts — हमारी गलती थी, misunderstanding, या product limitation?]
Fix करने के लिए क्या कर सकता/सकती हूँ: [refund / replacement / credit / escalation / explanation]
Company policy: [कोई relevant policies — return window, SLA, guarantee]
Customer history: [new customer / long-term / VIP / frequent complainer]

Reply guidelines:
1. पहले उनकी frustration acknowledge करो — कुछ explain करने से पहले। लोगों को feel होना चाहिए कि सुना गया।
2. अगर हमारी गलती है तो apologize करो। Specific बोलो ("मुझे sorry है कि shipment damaged पहुँचा" ना कि "मुझे sorry है कि आपको ऐसा feel हुआ")।
3. अगर हमारी गलती नहीं है, तो clearly explain करो बिना defensive हुए।
4. बताओ मैं fix करने के लिए क्या कर रहा/रही हूँ — concrete action, vague promises नहीं।
5. Timeline दो: resolution कब दिखेगा?
6. अगर appropriate हो तो कुछ extra offer करो (रिश्वत नहीं — genuine goodwill gesture)।
7. End में follow-up के लिए direct contact info दो।

Tone: empathetic, professional, और solutions-focused। कभी dismissive नहीं। कभी combative नहीं। भले ही customer unreasonable हो, email ऐसी पढ़नी चाहिए कि मुझे उनके experience की परवाह है।

Customer ने refund या cancellation request किया है। उसका reply लिखो।

उनकी request: "[क्या माँगा — full refund, partial refund, subscription cancel]"
दी गई reason: [refund/cancellation क्यों चाहिए, या "reason नहीं दिया"]
Eligible हैं? [हाँ policy के according / नहीं — explain क्यों / edge case — manager discretion]
मैं क्या offer कर रहा/रही हूँ: [full refund / partial refund / credit / alternative solution / denial with explanation]
Processing time: [refund कितने time में]
Customer history: [context — कितने time से customer हैं, total spend, previous issues]

Reply structure:
1. Reach out करने के लिए thank करो (माँगने पर बुरा feel मत कराओ)
2. Confirm करो क्या कर रहा/रही हूँ: refund approve, cancellation process, या alternative explain
3. Approve कर रहे हो: clear next steps और timeline
4. Deny कर रहे हो: honest explanation क्यों, empathy के साथ, और next-best alternative offer करो
5. Customer save कर सकते हो: रुकने की genuine reason दो (guilt trip नहीं — शायद discount, pause option, या feature जो try नहीं किया)
6. Gracefully exit: अगर जा रहे हैं, तो well wish करो और दरवाज़ा खुला छोड़ो

Customer को जिस refund का हक़ है उसके लिए कभी लड़ने पर मजबूर मत करो। और "unfortunately" शब्द एक बार से ज़्यादा use मत करो।

Customer ने हमारे product या service के बारे में question पूछा है। उसका reply लिखो।

उनका question: "[उनकी email या question paste करो]"
Answer: [उनके question का factual answer]
Related info जो उन्हें और चाहिए हो सकती है: [जो वो likely next पूछेंगे]
Help docs का link (अगर applicable): [URL]

Reply guidelines:
1. पहले 1-2 sentences में उनका actual question answer करो। Answer को context के paragraph के बाद मत छुपाओ।
2. अगर answer complex है, तो numbered steps में तोड़ो।
3. Proactive tip add करो — कुछ जो उन्होंने नहीं पूछा लेकिन useful मिलेगा।
4. Deeper detail के लिए relevant documentation link करो।
5. अगर answer उनकी problem solve नहीं करता तो further help offer करो।

Tone: helpful और clear। Knowledgeable दोस्त जैसा, support bot नहीं। Product name use करो, "our platform" या "the system" नहीं।

150 words से कम रखो। अगर answer देने में इससे ज़्यादा लगे, तो answer शायद help article होना चाहिए।

एक internal announcement email लिखो।

क्या announce हो रहा है: [specific बोलो — organizational change, new hire, policy update, product launch, office move, वगैरह]
किसकी तरफ़ से: [मेरा role — CEO / team lead / HR / department head]
Audience: [पूरी company / specific team / department]
Reader के लिए "so what": [personally कैसे affect करता है?]
Effective date: [कब से लागू]
Questions/concerns किसे: [किससे contact करें]

Key details:
- [Detail 1]
- [Detail 2]
- [Detail 3]

Sensitive considerations:
- [जैसे, "कुछ लोगों को job security की चिंता होगी"]
- [जैसे, "ये 3 महीने पहले लिए decision को reverse करता है"]
- [जैसे, "कुछ नहीं — straightforward good news"]

Tone news match करे:
- Good news (new hire, success, perk): warm, celebratory, लेकिन over-the-top नहीं
- Neutral news (policy change, process update): clear, factual, helpful
- Difficult news (layoffs, restructure, setback): honest, empathetic, direct — lead मत दबाओ

News से open करो। तीन paragraphs context देकर लोगों को nervous मत करो कि क्या आने वाला है।

किसी से मेरे काम पर feedback माँगने के लिए email लिखो।

To: [नाम और role — boss / peer / cross-functional stakeholder / client]
Feedback किस पर: [document, presentation, project plan, design, code, proposal — specific रहो]
Attached/linked: [जो review करना है]
Feedback की deadline: [कब तक चाहिए, और क्यों]

Specific areas जिन पर feedback चाहिए:
1. [जैसे, "Executive summary non-technical audience के लिए clear enough है?"]
2. [जैसे, "Timeline realistic लगती है?"]
3. [जैसे, "कोई edge cases miss हो रहे हैं?"]

Context जो उन्हें चाहिए:
- [जैसे, "ये next Tuesday board को जाएगा"]
- [जैसे, "मैंने पहले [other person] से feedback incorporate कर लिया है"]
- [जैसे, "ये first draft है — sections 4-5 में काम बाकी है"]

Tone: collaborative, needy नहीं। Permission नहीं माँग रहा/रही — एक perspective माँग रहा/रही हूँ जो मेरे पास नहीं है।

उनके लिए easy बनाओ: exactly बताओ क्या देखना है, कौन से questions answer करने हैं, और कितना time लगेगा। "Can you take a look at this?" बिना direction = feedback जो या तो useless है या कभी आती नहीं।

मेरी weekly/monthly status report email लिखो।

To: [manager / team / stakeholders]
Reporting period: [dates]

Accomplishments:
- [क्या complete किया — outcomes के साथ, सिर्फ़ activities नहीं]
- [जैसे, "Onboarding redesign ship किया — early data 15% improvement दिखा रहा activation rate में"]
- [जैसे, "[client] की deal close की — ₹35L ARR"]

In progress:
- [किस पर काम चल रहा है और कहाँ तक पहुँचे]
- [Expected completion date]
- [Dependencies या blockers]

Blockers / Help चाहिए:
- [क्या slow कर रहा है — specific बताओ किससे क्या चाहिए]
- [या "None — सब track पर"]

Next period की priorities:
- [Top 3 चीज़ें जिन पर focus करूँगा/करूँगी]

Notable wins: [कुछ जो visibility deserve करता है — team collaboration, customer feedback, learning]
Learnings: [कुछ जिसने approach या understanding बदली]

Format: scannable bullets, paragraphs नहीं। Most important items bold। Manager 2 minutes में पढ़ सके और exactly पता चले कि चीज़ें कहाँ खड़ी हैं।

[recipient] को bad news देने के लिए email लिखो।

Bad news: [क्या हुआ — specific बोलो]
किसे बता रहा/रही हूँ: [उनका role और मेरे साथ relationship]
उनकी likely reaction: [कैसा feel करेंगे — disappointed, angry, worried, confused]
क्यों हुआ: [honest explanation — excuses नहीं]
इसके बारे में मैं क्या कर रहा/रही हूँ: [situation address या mitigate करने के concrete next steps]
उनसे क्या चाहिए: [समझ? Decision? कुछ नहीं — बस inform कर रहा/रही हूँ?]

Important context:
- [जैसे, "वो Q2 targets के लिए इस पर count कर रहे थे"]
- [जैसे, "मैंने promise किया था Monday तक हो जाएगा"]
- [जैसे, "इससे सिर्फ़ मेरी नहीं, उनकी team भी affect होती है"]

Writing rules:
1. News से lead करो। 3 paragraphs पढ़ाकर point पर मत आओ।
2. अगर ज़रूरी हो तो responsibility लो। Passive voice deflection नहीं ("mistakes were made" → "मैंने timeline underestimate किया")।
3. दिखाओ कि तुम impact समझते हो उन पर, सिर्फ़ अपने ऊपर नहीं।
4. Recovery plan present करो — उन्हें जानना है अब क्या होगा, सिर्फ़ क्या गलत हुआ नहीं।
5. ज़्यादा apologize मत करो। एक clear apology पाँच "I'm so sorry" sentences से stronger है।

Tone: direct, accountable, और forward-looking। ना groveling, ना defensive।

एक colleague के साथ conflict या disagreement address करने के लिए email लिखो।

Situation: [क्या हुआ — disagreement, miscommunication, friction describe करो]
इसमें मेरा role: [मैंने problem में कैसे contribute किया — honest रहो]
उनका perspective: [वो ये situation शायद कैसे देखते हैं]
मैं outcome क्या चाहता/चाहती हूँ: [resolution, victory नहीं — "resolved" कैसा दिखता है?]
हमारा working relationship: [peer / मुझे report करते हैं / मुझसे senior / cross-functional]

ऐसी email लिखो जो:
1. Issue directly लेकिन neutrally name करके open करे — facts, blame नहीं
2. उनका perspective acknowledge करे ("मैं समझ सकता/सकती हूँ कि तुम्हें क्यों लगा..." या "X को लेकर तुम्हारी concern valid है")
3. अपने part की ownership ले बिना doormat बने
4. आगे का रास्ता propose करे — specific, actionable, fair
5. उनकी input invite करे ("तुम्हारे thoughts जानना चाहूँगा/चाहूँगी" — और mean it)
6. Suggest करे कि person में बात करें अगर email काफ़ी नहीं

Tone: adult-to-adult। Passive-aggressive नहीं ("जैसा मैंने पहले mention किया था...")। Apologetic-aggressive नहीं ("I'm sorry but...")। बस honest और constructive।

ये email ऐसी हो कि वो work it out करना चाहें, अपना defense prepare करना नहीं।

Salary increase या promotion का case बनाने के लिए email लिखो।

मेरा role: [current title]
इस role में कब से: [कितना time]
किसे लिख रहा/रही हूँ: [manager का नाम और title]
Current salary: [amount, या "email में नहीं बताना चाहता/चाहती"]
Target: [क्या माँग रहा/रही हूँ — specific number, percentage increase, या "discussion के लिए open"]

मेरा case:
- Key accomplishments: [3-5 specific results — numbers के साथ जहाँ possible]
  1. [जैसे, "Migration project lead किया जिससे infrastructure costs ₹90L/year कम हुए"]
  2. [जैसे, "Team 3 से 7 तक grow की और attrition below-average रखा"]
  3. [जैसे, "4 major features ship किए जिससे paid conversions 22% बढ़े"]
- Scope increase: [role original job description से कैसे expand हुआ]
- Market data: [salary benchmarks जो research किए — Glassdoor, Levels.fyi, industry reports, Naukri salary insights]
- मिला हुआ feedback: [positive performance reviews, stakeholder feedback, awards]

Tone: confident और professional। Business case बना रहा/रही हूँ, favour नहीं माँग रहा/रही। "मुझे feel होता है कि मैं deserve करता/करती हूँ..." नहीं — "ये value है जो मैंने deliver की और ये competitive है इस level के काम के लिए" frame करो।

Clear ask से end करो और person में discuss करने के लिए meeting suggest करो। Email 250 words से कम — detailed case conversation के लिए बचाओ।

एक professional apology email लिखो।

किसलिए apologize करना है: [specific बोलो — missed deadline, deliverable में mistake, commitment पर नहीं आ पाए, unprofessional behavior]
किसे: [नाम, role, और relationship]
Actually क्या हुआ: [facts — minimize मत करो]
उन पर impact: [मेरी गलती से उनका काम, timeline, reputation, या trust कैसे affect हुआ]
Fix करने के लिए क्या किया: [concrete actions, सिर्फ़ "better करूँगा/करूँगी" नहीं]
दोबारा न हो इसके लिए क्या change करूँगा/करूँगी: [systemic fix, सिर्फ़ willpower नहीं]

ऐसी apology लिखो जो:
1. Clear, direct apology से lead करे — "I'm sorry अगर तुम्हें feel..." नहीं (ये apology नहीं है)
2. Specifically name करे क्या गलत किया (shows मुझे actually समझ आया)
3. उन पर impact acknowledge करे — सिर्फ़ मुझे कैसा feel हो रहा है वो नहीं
4. Briefly explain करे क्या हुआ (context, excuse नहीं)
5. बताए immediate problem fix करने के लिए क्या किया
6. बताए repetition prevent करने के लिए क्या change कर रहा/रही हूँ
7. Forgiveness मत माँगे — ये उनका decision है, मेरी request नहीं

200 words से कम रखो। Long apology emails ऐसा लगता है कि absolved होने की कोशिश कर रहे हैं। Short ones sincere लगती हैं।

Tone: genuine, accountable, concise। ये email trust rebuild करे, beg न करे।