Template di Prompt AI per Email: 18 Prompt Copia-Incolla per Ogni Email Che Dovrai Scrivere

Scrivi un'email di richiesta meeting.

A: [nome e ruolo, es. "Sara Bianchi, VP Engineering"]
La mia relazione con loro: [capo / collega / persona che non ho mai incontrato / cliente / fornitore]
Scopo del meeting: [sii specifico — non "aggiornarci" ma "allinearci sulle priorità della roadmap Q2 prima della sessione di pianificazione di venerdì"]
Urgenza: [serve questa settimana / flessibile / il prima possibile]
Orario preferito: [suggerisci 2-3 slot orari specifici, oppure di' "sono flessibile"]
Durata: [15 min / 30 min / 1 ora]
Formato: [di persona / videochiamata / telefono]
Cosa mi serve da loro prima: [qualcosa che dovrebbero rivedere o preparare, oppure "niente"]

Contesto importante:
- [es. "Ne abbiamo discusso brevemente allo standup di settimana scorsa e ha detto di fissare un incontro"]
- [es. "Segue un problema emerso nella product review"]

Tono: [informale perché siamo colleghi / professionale perché è la dirigenza / cordiale perché è un cliente]

Mantienila sotto le 100 parole. Nessuno legge richieste di meeting lunghe. L'oggetto deve dire di cosa si tratta, non "Breve richiesta di meeting."

Scrivi un'email di aggiornamento sullo stato del progetto.

A: [stakeholder — chi ha bisogno di questo aggiornamento]
Progetto: [nome del progetto]
Il mio ruolo: [cosa faccio su questo progetto]

Stato attuale:
- Generale: [in linea / leggermente in ritardo / a rischio / in anticipo]
- Completato dall'ultimo aggiornamento: [elenca 2-4 cose fatte]
- In corso: [elenca 2-3 cose su cui si sta lavorando attivamente]
- Bloccati/a rischio: [elenca eventuali blocchi, oppure "nessuno"]

Metriche chiave (se applicabile):
- [es. "Velocity dello sprint: 34 punti (target: 30)"]
- [es. "Budget speso: 45K euro su 80K euro"]
- [es. "Timeline: 2 giorni di ritardo sull'integrazione API"]

Decisioni necessarie: [qualcosa che il lettore deve decidere o approvare, oppure "nessuna — solo per informazione"]
Prossimo milestone: [cosa viene dopo e quando]

Tono: [fattuale / proattivo e sicuro / evidenzia chiaramente le preoccupazioni]

Formatta come scansionabile — usa elenchi puntati e grassetto per gli elementi chiave. Il lettore deve avere il quadro completo in meno di 30 secondi. Metti la cosa più importante nella prima frase, non sepolta nel terzo paragrafo.

Scrivi un'email di escalation. Qualcosa non si sta risolvendo al mio livello e ho bisogno di aiuto da qualcuno più in alto.

A: [a chi sto facendo escalation — nome e ruolo]
CC: [chiunque debba vedere questo, oppure "nessuno"]
Il problema: [cosa sta andando storto — specifico, fattuale, senza drammi]
Impatto: [cosa succede se non si risolve — conseguenze concrete, timeline, cifre se possibile]

Cronologia finora:
1. [Data]: [Cosa è successo / cosa ho provato]
2. [Data]: [Passo successivo che ho fatto]
3. [Data]: [Stato attuale]

Cosa ho già provato per risolvere:
- [Tentativo 1 e risultato]
- [Tentativo 2 e risultato]

Cosa mi serve: [richiesta specifica — approvazione, intervento, decisione, risorse]
Scadenza: [entro quando deve essere risolto, e perché]

Tono: professionale e fattuale, non emotivo. Non mi sto lamentando — sto facendo in modo che la persona giusta abbia le informazioni per agire. Niente linguaggio accusatorio. Concentrati sul problema e sul percorso avanti, non su chi è colpa.

Mantienila sotto le 200 parole. Allega i dettagli di supporto se necessario, ma il corpo dell'email deve stare in piedi da solo.

Scrivi un'email per delegare un compito o una responsabilità a qualcuno.

A: [nome e ruolo]
La nostra relazione: [riporta a me / collega / collaboratore cross-funzionale]
Compito: [cosa ho bisogno che faccia — sii specifico]
Perché a questa persona: [perché proprio lei — competenze adatte, disponibilità, opportunità di crescita]
Contesto: [informazioni di background di cui ha bisogno per farlo bene]

Dettagli:
- Scadenza: [data e ora]
- Deliverable atteso: [com'è il "fatto" — un documento? Una decisione? Un processo completato?]
- Standard di qualità: [es. "pronto per il cliente" vs "bozza grezza per revisione interna"]
- Risorse disponibili: [link, file, persone a cui chiedere]
- Livello di autonomia: [può prendere decisioni, o deve verificare con me?]

La mia disponibilità: [quando mi può raggiungere per domande]

Tono: [empowering per un junior ("Ti affido questo perché...") / collaborativo per un collega ("apprezzerei davvero il tuo aiuto su questo") / diretto per un passaggio di consegne di routine]

Non fare micromanagement. Dagli il cosa e il perché, poi fidati del come.

Scrivi un'email di cold outreach a cui qualcuno risponderebbe davvero.

A: [titolo/ruolo del destinatario, es. "Head of Growth in una startup fintech Series B"]
Il mio prodotto/servizio: [cosa vendo]
Il problema che risolvo per loro: [pain point specifico, non "aiutiamo le aziende a crescere"]
La mia prova: [un dato convincente, case study o segnale di credibilità]
La richiesta: [cosa voglio — risposta, call di 15 minuti, provare una demo gratuita]

Il loro mondo:
- Probabilmente ricevono [X] email di cold outreach al giorno
- A loro interessa: [le loro priorità e pressioni]
- Probabilmente hanno già provato: [soluzioni competitor o approcci fai-da-te]
- Cosa li farebbe rispondere: [valore genuino, non solo curiosità]

Regole:
- Oggetto: 4-7 parole, niente clickbait, deve sembrare che l'abbia mandato un umano
- Prima riga: Fai riferimento a qualcosa di specifico su di loro o la loro azienda (non "mi sono imbattuto nel suo profilo")
- Niente "Spero che questa email la trovi bene"
- Niente "Mi chiamo X e vengo da Y" (mettilo nella firma)
- Arriva al punto nelle prime 2 frasi
- Lunghezza totale: sotto le 80 parole (più corto = tasso di risposta più alto)
- CTA: una domanda, basso impegno

Scrivi 3 versioni:
A) Parti dal loro pain point
B) Parti da un risultato rilevante
C) Parti da una domanda provocatoria

Più: un'email di follow-up per 3 giorni dopo (sotto le 40 parole, angolo diverso, aggiungi un nuovo elemento di valore).

Scrivi un'email di follow-up. Ho scritto ma non hanno risposto.

Contesto:
- A chi ho scritto: [nome e ruolo]
- Argomento della mia email originale: [cosa ho chiesto / offerto]
- Quando l'ho mandata: [X giorni fa]
- Relazione precedente: [intro calda / cold / ci siamo conosciuti a un evento / ex cliente]
- Quanti follow-up ho già mandato: [0 / 1 / 2 — non mandarne più di 3 in totale]

Scrivi un follow-up che:
- NON inizi con "solo un follow-up" o "volevo solo un aggiornamento" (sono le aperture più ignorate in assoluto)
- Aggiunga nuovo valore (angolo diverso, nuovo dato, articolo rilevante, insight fresco)
- Riconosca che sono impegnati senza essere passivo-aggressivo
- Sia più corta dell'email originale
- Abbia una CTA chiara ma a bassa pressione
- Renda facile dire "non sono interessato" (paradossalmente, questo porta più risposte)

Lunghezza: sotto le 60 parole. Se la prima email era lunga, questa deve essere incisiva.

Scrivi un'email di proposta che riassuma cosa sto offrendo e perché dovrebbero dire sì.

Cliente: [nome e azienda]
Progetto/offerta: [cosa sto proponendo]
La loro esigenza: [il problema di cui abbiamo discusso, o l'obiettivo che hanno menzionato]
Soluzione proposta: [approccio ad alto livello — 2-3 frasi]
Investimento: [importo in euro o range, oppure "prezzi allegati separatamente"]
Timeline: [quando inizia, quanto dura, milestone chiave]
Perché noi: [2-3 ragioni specifiche — non il generico "anni di esperienza" ma "abbiamo fatto esattamente questo per l'Azienda X e il risultato è stato Y"]

Conversazioni precedenti: [cosa è stato discusso, eventuali preoccupazioni sollevate]

Struttura:
1. Apertura: Fai riferimento alla nostra conversazione e riformula il loro obiettivo (mostra che ho ascoltato)
2. Sintesi: Cosa sto proponendo, in parole semplici
3. Approccio: 3-4 passaggi o fasi chiave (mantienilo ad alto livello — dettagli nel documento allegato se necessario)
4. Investimento: Prezzi chiari con cosa è incluso
5. Timeline: Quando possono aspettarsi cosa
6. Perché adesso: Motivo per procedere prima piuttosto che dopo (senza urgenza fasulla)
7. Prossimo passo: Un'azione chiara ("Rispondi per confermare e invierò il capitolato entro giovedì")

Allega la proposta dettagliata se disponibile, ma questa email deve fare il suo lavoro da sola. Mantienila sotto le 300 parole — leggeranno l'allegato per i dettagli.

Un prospect ha sollevato un'obiezione. Scrivi una risposta che la affronti senza essere insistente.

La loro obiezione: "[Incolla quello che hanno detto — es. 'il prezzo è troppo alto' o 'stiamo già usando il Concorrente X' o 'non è il momento giusto']"
Il mio prodotto/servizio: [cosa vendo]
La loro situazione: [cosa so di loro, della loro azienda, delle loro esigenze]
La mia valutazione onesta: [l'obiezione è valida? parzialmente valida? basata su un malinteso?]

Scrivi una risposta che:
1. Riconosca la loro preoccupazione genuinamente (non "capisco perfettamente, PERO'...")
2. Faccia una domanda di chiarimento se l'obiezione è vaga
3. Affronti l'obiezione specifica con evidenze, non retorica:
   - Prezzo: inquadra come ROI o confronta con il costo di non fare nulla
   - Concorrente: differenzia su una capacità specifica, non sul generico "siamo migliori"
   - Tempistica: riduci l'impegno ("e se iniziassimo con un progetto pilota?")
   - Necessità: esplora se l'esigenza esiste ma non è ancora riconosciuta
4. Chiuda con una domanda che mantiene la conversazione aperta (non una CTA per comprare)

Tono: sicuro e utile, non disperato. Se non sono il cliente giusto, va bene — dillo. Cercare di convincere un prospect non adatto è una perdita di tempo per tutti.

Lunghezza: sotto le 150 parole. Le risposte alle obiezioni devono essere focalizzate, non un secondo pitch.

Scrivi una risposta a un reclamo di un cliente.

Il reclamo: "[Incolla la loro email o riassumi cosa hanno detto]"
Cosa è successo realmente: [i fatti — è stato un nostro errore, un malinteso o un limite del prodotto?]
Cosa posso fare per risolvere: [rimborso / sostituzione / credito / escalation / spiegazione]
Policy aziendale su questo: [eventuali policy rilevanti — finestra di reso, SLA, garanzia]
Storico del cliente: [nuovo cliente / di lunga data / VIP / si lamenta spesso]

Linee guida per la risposta:
1. Riconosci la loro frustrazione prima — prima di spiegare qualsiasi cosa. Le persone hanno bisogno di sentirsi ascoltate.
2. Scusati se è colpa nostra. Sii specifico ("Mi scuso per la spedizione arrivata danneggiata" non "Mi scuso se si sente così").
3. Se NON è colpa nostra, spiega chiaramente senza metterti sulla difensiva.
4. Dichiara cosa sto facendo per risolvere — azione concreta, non promesse vaghe.
5. Dai una tempistica: quando vedranno la risoluzione?
6. Offri qualcosa in più se appropriato (non un contentino — un gesto di buona volontà genuino).
7. Chiudi con i contatti diretti per il follow-up.

Tono: empatico, professionale e orientato alle soluzioni. Mai sprezzante. Mai combattivo. Anche se il cliente è irragionevole, l'email deve sembrare come se ci interessasse la loro esperienza.

Scrivi una risposta a un cliente che richiede un rimborso o una cancellazione.

La loro richiesta: "[Cosa hanno chiesto — rimborso completo, parziale, cancellazione abbonamento]"
Motivo dichiarato: [perché vogliono il rimborso/cancellazione, oppure "nessun motivo fornito"]
Hanno diritto? [sì secondo la policy / no — spiega perché / caso limite — discrezione del manager]
Cosa offro: [rimborso completo / parziale / credito / soluzione alternativa / rifiuto con spiegazione]
Tempi di elaborazione: [quanto ci vuole per il rimborso]
Storico del cliente: [contesto — da quanto sono clienti, spesa totale, problemi precedenti]

Struttura della risposta:
1. Ringrazia per averci scritto (non farli sentire in colpa per aver chiesto)
2. Conferma cosa sto facendo: approvare il rimborso, processare la cancellazione o spiegare l'alternativa
3. Se approvo: prossimi passi chiari e tempistica
4. Se rifiuto: spiegazione onesta del perché, con empatia, e offri la miglior alternativa possibile
5. Se posso salvare il cliente: offri un motivo genuino per restare (non un senso di colpa — magari uno sconto, un'opzione di pausa o una funzionalità che non hanno provato)
6. Congedo garbato: se se ne vanno, auguriamo il meglio e lasciamo la porta aperta

Non fare mai combattere un cliente per un rimborso a cui ha diritto. E non usare mai la parola "purtroppo" più di una volta.

Scrivi una risposta alla domanda di un cliente sul nostro prodotto o servizio.

La loro domanda: "[Incolla la loro email o domanda]"
La risposta: [la risposta fattuale alla loro domanda]
Informazioni correlate di cui potrebbero aver bisogno: [qualcosa che probabilmente chiederanno dopo]
Link alla documentazione (se applicabile): [URL]

Linee guida per la risposta:
1. Rispondi alla loro domanda effettiva nelle prime 1-2 frasi. Non seppellire la risposta dopo un paragrafo di contesto.
2. Se la risposta è complessa, suddividila in passaggi numerati.
3. Aggiungi un consiglio proattivo — qualcosa che non hanno chiesto ma troveranno utile.
4. Linka alla documentazione rilevante per dettagli più approfonditi.
5. Offriti di aiutare ulteriormente se la risposta non risolve il loro problema.

Tono: utile e chiaro. Come un amico competente, non un bot di supporto. Usa il nome del prodotto, non "la nostra piattaforma" o "il sistema."

Mantienila sotto le 150 parole. Se servono più parole per rispondere, la risposta dovrebbe probabilmente essere un articolo di help.

Scrivi un'email di annuncio interno.

Cosa viene annunciato: [sii specifico — cambiamento organizzativo, nuova assunzione, aggiornamento policy, lancio prodotto, trasloco ufficio, ecc.]
Inviata da: [il mio ruolo — CEO / team lead / HR / responsabile di dipartimento]
Pubblico: [tutta l'azienda / team specifico / dipartimento]
Il "e quindi?" per il lettore: [come li riguarda personalmente?]
Data effettiva: [quando entra in vigore]
Domande/dubbi vanno a: [chi contattare]

Dettagli chiave:
- [Dettaglio 1]
- [Dettaglio 2]
- [Dettaglio 3]

Considerazioni sensibili:
- [es. "alcune persone saranno preoccupate per la sicurezza del posto"]
- [es. "questo ribalta una decisione presa 3 mesi fa"]
- [es. "nessuna — questa è semplice buona notizia"]

Il tono deve corrispondere alla notizia:
- Buona notizia (nuova assunzione, successo, benefit): caldo, celebrativo, ma senza esagerare
- Notizia neutra (cambio policy, aggiornamento processi): chiaro, fattuale, utile
- Notizia difficile (licenziamenti, ristrutturazione, contrattempo): onesto, empatico, diretto — non seppellire la notizia

Apri con la notizia. Non con tre paragrafi di contesto che rendono le persone nervose su cosa sta per arrivare.

Scrivi un'email per chiedere a qualcuno un feedback sul mio lavoro.

A: [nome e ruolo — capo / collega / stakeholder cross-funzionale / cliente]
Su cosa ho bisogno di feedback: [un documento, presentazione, piano di progetto, design, codice, proposta — sii specifico]
Allegato/linkato: [la cosa che devono revisionare]
Scadenza per il feedback: [entro quando ne ho bisogno, e perché]

Aree specifiche su cui voglio feedback:
1. [es. "L'executive summary è abbastanza chiaro per un pubblico non tecnico?"]
2. [es. "La timeline sembra realistica?"]
3. [es. "Mi sto perdendo qualche caso limite?"]

Contesto di cui hanno bisogno:
- [es. "Questo andrà al consiglio martedì prossimo"]
- [es. "Ho già incorporato il feedback di [altra persona]"]
- [es. "È una prima bozza — so che le sezioni 4-5 hanno bisogno di lavoro"]

Tono: collaborativo, non bisognoso. Non sto chiedendo il permesso — sto chiedendo un punto di vista che non ho.

Rendiglielo facile: digli esattamente cosa guardare, a quali domande rispondere e quanto tempo dovrebbe richiedere. "Puoi darci un'occhiata?" senza direzione = feedback inutile o che non arriva mai.

Scrivi il mio report di stato settimanale/mensile via email.

A: [manager / team / stakeholder]
Periodo di riferimento: [date]

Risultati raggiunti:
- [Cosa ho completato — con risultati, non solo attività]
- [es. "Consegnato il redesign dell'onboarding — i dati iniziali mostrano un miglioramento del 15% nel tasso di attivazione"]
- [es. "Chiuso l'accordo con [cliente] — 45K euro ARR"]

In corso:
- [Su cosa sto lavorando e a che punto è]
- [Data di completamento prevista]
- [Eventuali dipendenze o blocchi]

Blocchi / Ho bisogno di aiuto per:
- [Cosa mi sta rallentando — sii specifico su cosa ti serve e da chi]
- [Oppure "Nessuno — tutto nei tempi"]

Priorità per il prossimo periodo:
- [Le 3 cose principali su cui mi concentrerò]

Vittorie degne di nota: [qualcosa che merita visibilità — collaborazione del team, feedback del cliente, apprendimento]
Lezioni apprese: [qualcosa che ha cambiato il mio approccio o la mia comprensione]

Formato: elenchi puntati scansionabili, non paragrafi. Grassetto per gli elementi più importanti. Il mio manager deve poter leggere questo in 2 minuti e sapere esattamente a che punto sono le cose.

Scrivi un'email per comunicare cattive notizie a [destinatario].

La cattiva notizia: [cosa è successo — sii specifico]
A chi lo sto dicendo: [il loro ruolo e la mia relazione con loro]
La loro probabile reazione: [come si sentiranno probabilmente — delusi, arrabbiati, preoccupati, confusi]
Perché è successo: [spiegazione onesta — non scuse]
Cosa sto facendo al riguardo: [prossimi passi concreti per affrontare o mitigare la situazione]
Cosa mi serve da loro: [comprensione? Una decisione? Niente — sto solo informando?]

Contesto importante:
- [es. "Ci contavano per i loro obiettivi Q2"]
- [es. "Avevo promesso che sarebbe stato pronto per lunedì"]
- [es. "Questo impatta anche il loro team, non solo il mio"]

Regole di scrittura:
1. Parti con la notizia. Non farli leggere 3 paragrafi prima di arrivare al punto.
2. Assumiti la responsabilità se è il caso. Niente voce passiva evasiva ("sono stati commessi errori" --> "ho sottovalutato la timeline").
3. Mostra che capisci l'impatto su di LORO, non solo su di te.
4. Presenta il piano di recupero — vogliono sapere cosa succede adesso, non solo cosa è andato storto.
5. Non scusarti troppo. Una scusa chiara è più forte di cinque "mi dispiace tantissimo."

Tono: diretto, responsabile e orientato al futuro. Non strisciante, non difensivo.

Scrivi un'email per affrontare un conflitto o un disaccordo con un collega.

La situazione: [descrivi cosa è successo — il disaccordo, la miscomunicazione, la frizione]
Il mio ruolo nella questione: [come ho contribuito al problema — sii onesto]
La loro prospettiva: [come probabilmente vedono loro questa situazione]
Quale esito voglio: [risoluzione, non vittoria — com'è una situazione "risolta"?]
La nostra relazione di lavoro: [collega / è nel mio team / è più senior di me / cross-funzionale]

Scrivi un'email che:
1. Apra nominando il problema direttamente ma neutralmente — fatti, non accuse
2. Riconosca la loro prospettiva ("Capisco perché hai sentito..." o "La tua preoccupazione su X è valida")
3. Si assuma la responsabilità della mia parte senza fare lo zerbino
4. Proponga un percorso avanti — specifico, azionabile, equo
5. Inviti il loro input ("Mi piacerebbe sentire il tuo punto di vista" — e intenderlo davvero)
6. Suggerisca di parlarne di persona se l'email non è sufficiente

Tono: da adulto a adulto. Non passivo-aggressivo ("come avevo già menzionato..."). Non aggressivo-apologetico ("mi scuso ma..."). Solo onesto e costruttivo.

Questa email deve fargli venir voglia di risolvere la cosa, non di preparare la difesa.

Scrivi un'email per presentare il caso per un aumento di stipendio o una promozione.

Il mio ruolo: [titolo attuale]
Tempo nel ruolo: [da quanto tempo]
A chi scrivo: [nome e titolo del mio manager]
Stipendio attuale: [importo, oppure "preferisco non indicarlo nell'email"]
Obiettivo: [cosa chiedo — cifra specifica, percentuale di aumento, oppure "aperto alla discussione"]

Il mio caso:
- Risultati chiave: [3-5 risultati specifici con numeri dove possibile]
  1. [es. "Guidato il progetto di migrazione che ha ridotto i costi infrastrutturali di 120K euro/anno"]
  2. [es. "Fatto crescere il team da 3 a 7 persone mantenendo un tasso di turnover sotto la media"]
  3. [es. "Rilasciate 4 feature principali che hanno portato un aumento del 22% nelle conversioni a pagamento"]
- Aumento di scope: [modi in cui il mio ruolo si è espanso oltre la job description originale]
- Dati di mercato: [eventuali benchmark salariali che ho ricercato — Glassdoor, Levels.fyi, report di settore]
- Feedback ricevuti: [performance review positive, feedback degli stakeholder, premi]

Tono: sicuro e professionale. Sto presentando un business case, non chiedendo un favore. Niente "sento di meritare..." — inquadralo come "ecco il valore che ho generato e questo è ciò che è competitivo per questo livello di lavoro."

Chiudi con una richiesta chiara e il suggerimento di un incontro per discuterne di persona. Mantieni l'email sotto le 250 parole — risparmia il caso dettagliato per la conversazione.

Scrivi un'email di scuse professionale.

Di cosa devo scusarmi: [sii specifico — scadenza mancata, errore in un deliverable, palla lasciata cadere su un impegno, comportamento non professionale]
A chi: [nome, ruolo e relazione]
Cosa è realmente successo: [i fatti — senza minimizzare]
L'impatto su di loro: [come il mio errore ha influenzato il loro lavoro, la timeline, la reputazione o la fiducia]
Cosa ho fatto per rimediare: [azioni concrete intraprese, non solo "farò meglio"]
Cosa farò per evitare che succeda di nuovo: [fix sistemico, non solo buone intenzioni]

Scrivi delle scuse che:
1. Partano con scuse chiare e dirette — niente "mi scuso SE hai sentito..." (quello non è scusarsi)
2. Nominino specificamente cosa ho fatto di sbagliato (dimostra che ho capito davvero)
3. Riconoscano l'impatto su di loro — non solo come mi sento io al riguardo
4. Spieghino brevemente cosa è successo (contesto, non scuse)
5. Dichiarino cosa ho fatto per risolvere il problema immediato
6. Dichiarino cosa sto cambiando per prevenire che si ripeta
7. Non chiedano perdono — quella è una loro decisione, non una mia richiesta

Mantienile sotto le 200 parole. Email di scuse lunghe sembrano cercare l'assoluzione. Quelle brevi sembrano sincere.

Tono: genuino, responsabile, conciso. Questa email deve ricostruire la fiducia, non elemosinare.