AIメールプロンプトテンプレート18選：コピペで使える全シーン対応

以下の条件で、会議（打ち合わせ）の依頼メールを書いてください。

宛先：[氏名と役職、例：「田中部長」「株式会社〇〇 営業部 山田様」]
相手との関係：[上司 / 同僚 / 初めての相手 / 取引先 / 社内他部署]
会議の目的：[具体的に。「相談」ではなく「Q2のロードマップ優先順位を金曜の企画会議前にすり合わせたい」のように]
緊急度：[今週中にお願いしたい / 来週以降で柔軟に / 至急]
希望日時：[候補を2〜3つ提示、または「ご都合の良い日時をご教示いただけますと幸いです」]
所要時間：[15分 / 30分 / 1時間]
形式：[対面 / オンライン（Zoom/Teams）/ 電話]
事前に準備いただきたいこと：[あれば具体的に、なければ「特になし」]

背景情報：
- [例：「先週の定例会で簡単にお話しした件の続きです」]
- [例：「製品レビューで出た課題について詳しく相談したい」]

敬語レベル：[尊敬語+謙譲語（社外上位者）/ 丁寧語（社内一般）/ ややカジュアル（親しい同僚）]

件名は用件が一目でわかるものにしてください。「お打ち合わせのお願い」のような曖昧なものではなく、具体的に。
メール本文は200文字以内で簡潔にまとめてください。

プロジェクトの進捗報告メールを書いてください。

宛先：[関係者。例：「プロジェクトメンバー各位」「鈴木部長」]
プロジェクト名：[プロジェクト名]
自分の役割：[プロジェクトでの担当]

現在のステータス：
- 全体：[予定通り / やや遅延 / リスクあり / 前倒し]
- 前回報告からの完了事項：[2〜4つ箇条書き]
- 進行中：[2〜3つ箇条書き]
- ブロッカー/リスク：[あれば記載、なければ「なし」]

主な数値（該当する場合）：
- [例：「スプリント消化ポイント：34pt（目標30pt）」]
- [例：「予算執行：800万円中450万円消化」]
- [例：「スケジュール：API連携が2日遅延」]

意思決定が必要な事項：[承認・判断が必要なこと、または「FYIのみ」]
次のマイルストーン：[次に何がいつ来るか]

トーン：[事実ベースで淡々と / 前向き・自信を持って / 懸念点を明確に]

箇条書きで読みやすくフォーマットしてください。重要なポイントは太字にしてください。
30秒で全体像がつかめるように。最も重要な情報を冒頭に持ってきてください。

エスカレーションメールを書いてください。自分のレベルでは解決できない問題を、上位者に報告・相談するメールです。

宛先：[エスカレーション先の氏名と役職]
CC：[情報共有すべき人、または「なし」]
問題の内容：[何が起きているか。事実ベースで、感情的にならずに]
影響：[解決しないとどうなるか。具体的な影響、期限、金額があれば記載]

これまでの経緯：
1. [日付]：[何が起きた / 何を試みた]
2. [日付]：[次に取った行動]
3. [日付]：[現在の状況]

自分で試みた解決策：
- [試み1とその結果]
- [試み2とその結果]

お願いしたいこと：[具体的に。承認 / 介入 / 判断 / リソース確保]
期限：[いつまでに解決が必要か、とその理由]

トーン：プロフェッショナルかつ事実ベースで。感情的にならないこと。
「クレーム」ではなく「報告・相談」のスタンスで。誰が悪いかではなく、問題と解決策にフォーカスしてください。
犯人探しの表現は避け、「今後どうすべきか」を中心に。

本文は300文字以内に収めてください。補足資料は添付で対応。

タスクや業務を依頼するメールを書いてください。

宛先：[氏名と役職]
相手との関係：[部下 / 同僚 / 他部署のメンバー]
依頼内容：[具体的に何をお願いしたいか]
なぜこの方に：[スキルが合う / 空きがある / 成長機会として / 担当範囲]
背景情報：[この仕事をうまくやるために必要な文脈]

詳細：
- 期限：[日時]
- 期待する成果物：[「完了」とは何か。ドキュメント？判断？プロセスの完了？]
- 品質基準：[例：「クライアント提出レベル」vs「社内レビュー用ラフ」]
- 使えるリソース：[リンク、ファイル、相談できる人]
- 権限の範囲：[判断してOK / 都度確認が必要]

質問がある場合の連絡先：[自分の空き時間]

トーン：
- 後輩向け：「〇〇さんにお任せしたいと思っています」（信頼を伝える）
- 同僚向け：「お力添えいただけると助かります」（協力的に）
- ルーティン引き継ぎ：事務的・簡潔に

マイクロマネジメントしない。「何を」「なぜ」を伝えて、「どうやるか」は任せる。

実際に返信がもらえるコールドメール（初回アプローチメール）を書いてください。

宛先：[相手の役職、例：「シリーズBフィンテック企業のグロース責任者」]
自社の製品/サービス：[何を売っているか]
相手の課題：[具体的なペインポイント。「企業の成長を支援」ではなく具体的に]
実績の証拠：[1つの説得力あるデータ、事例、信頼性の根拠]
お願いしたいこと：[返信 / 15分の電話 / 無料デモのお試し]

相手の状況：
- 1日に営業メールが[X]通くらい届いていると思われる
- 関心事：[相手の優先事項やプレッシャー]
- おそらく試したことがある：[競合やDIYのアプローチ]
- 返信したくなる理由：[本当の価値提供。興味本位ではなく]

ルール：
- 件名：15〜25文字。煽らない。人間が送ったように見えること
- 書き出し：相手や相手の会社について具体的な言及をすること（「プロフィールを拝見して」はNG）
- 「お世話になっております」から始めない（初めての相手には不自然）
- 「〇〇株式会社の△△です」は署名欄に回す
- 最初の2文で要点に入る
- 本文：100文字以内（短いほど返信率が上がる）
- CTA：1つの質問、低いハードルで

3つのバージョンを書いてください：
A）相手の課題から入る
B）関連する実績から入る
C）考えさせる質問から入る

さらに：3日後のフォローアップメール（50文字以内、別の切り口で、新しい価値を1つ追加）

フォローアップメールを書いてください。前回メールを送ったけど返信がなかった場合です。

背景：
- 送った相手：[氏名と役職]
- 前回のメールの内容：[何について連絡した / 何を提案した]
- 送った日：[X日前]
- これまでの関係：[紹介 / コールド / イベントで名刺交換 / 既存顧客]
- これまでのフォローアップ回数：[0回 / 1回 / 2回。合計3回以上は送らない]

書き方のルール：
- 「先日のメールの件ですが」「確認させていただきたく」で始めない（最もスルーされる書き出し）
- 新しい価値を追加する（別の切り口、新しいデータ、関連する記事、新しい気づき）
- 忙しいことは認めつつ、嫌味にならないように
- 前回のメールより短く
- 明確だけどプレッシャーの低いCTA
- 「ご興味がなければ遠慮なくおっしゃってください」を入れる（逆説的に返信率が上がる）

本文：80文字以内。前回が長かったなら、今回はサクッと。

提案内容をまとめて、相手に「いいね」と思ってもらえる提案メールを書いてください。

クライアント：[氏名と会社名]
提案内容：[何を提案するか]
相手のニーズ：[話し合った課題や目標]
提案する解決策：[ハイレベルなアプローチ。2〜3文で]
費用：[金額または範囲、または「別途お見積もりを添付」]
スケジュール：[開始時期、期間、主要マイルストーン]
なぜ自社なのか：[2〜3つの具体的理由。「豊富な経験」ではなく「A社で同じ課題を解決し、結果Yを達成」のように]

これまでの打ち合わせ内容：[議論した内容、相手が示した懸念]

構成：
1. 冒頭：打ち合わせに触れて、相手のゴールを再確認（ちゃんと聞いていたことを示す）
2. 概要：何を提案するか、わかりやすい言葉で
3. アプローチ：3〜4つの主要ステップ（ハイレベル。詳細は添付で）
4. 費用：明確な料金と含まれる内容
5. スケジュール：いつ何が届くか
6. なぜ今か：早めに進めるべき理由（偽の緊急性なしで）
7. ネクストステップ：1つの明確なアクション（「ご確認いただけましたら、木曜までに契約書をお送りします」）

詳細な提案書は添付するとして、このメール単体でも説得力があるように。400文字以内に収めてください。

見込み客が反論を示しました。しつこくならずに対応するメールを書いてください。

相手の反論：「[相手の発言をそのまま貼る。例：「予算的に厳しい」「すでに競合のXを使っている」「今は時期じゃない」]」
自社の製品/サービス：[何を売っているか]
相手の状況：[相手や相手の会社、ニーズについて知っていること]
正直な判断：[相手の反論はもっともか？ 部分的に妥当か？ 誤解に基づいているか？]

書き方のルール：
1. 相手の懸念を本当に受け止める（「おっしゃることはよくわかります、ただ……」はNG）
2. 反論が曖昧な場合は、明確にする質問をする
3. 具体的な根拠で反論に対応する。レトリックではなく：
   - 価格：ROIで考える、または「何もしないコスト」と比較
   - 競合：特定の機能で差別化。「うちの方が良い」は抽象的すぎる
   - タイミング：コミットメントを下げる（「まずパイロットからいかがでしょうか」）
   - ニーズ：ニーズが存在するが認識されていない可能性を探る
4. 会話を続ける質問で締める（購入のCTAではなく）

トーン：自信があって親切。必死にならない。相手がフィットしないなら、それはそれでいい。合わない相手を説得しようとするのは、お互いの時間の無駄です。

本文：200文字以内。反論への返答は焦点を絞って。2回目のピッチにならないように。

お客様からのクレームに返信するメールを書いてください。

クレームの内容：「[お客様のメールを貼るか、要約する]」
実際に何が起きたか：[事実。こちらのミスか、誤解か、仕様上の制約か]
対応として何ができるか：[返金 / 交換 / クレジット / エスカレーション / 説明]
社内ポリシー：[関連する規定。返品期限、SLA、保証など]
お客様の履歴：[新規 / 長期顧客 / VIP / 頻繁にクレームされる方]

返信のガイドライン：
1. まず相手の不満を受け止める。説明は後。人はまず「わかってもらえた」と感じたい
2. こちらに非がある場合は具体的に謝罪する（「ご不快な思いをさせてしまい」ではなく「配送品が破損した状態でお届けしてしまい、申し訳ございません」）
3. こちらに非がない場合は、防御的にならずに明確に説明する
4. 対応を明記する。具体的なアクション。曖昧な約束はNG
5. タイムラインを示す：いつ解決するか
6. 必要に応じてプラスアルファを提示する（賄賂ではなく、誠意としての心遣い）
7. 最後にフォローアップ用の直接連絡先を記載

トーン：共感的、プロフェッショナル、解決志向。絶対に軽視しない。相手が理不尽でも、「お客様の体験を大切にしている」ことが伝わるように。

返金または解約を希望されるお客様への返信メールを書いてください。

お客様の要望：「[全額返金 / 一部返金 / サブスク解約]」
理由：[なぜ返金・解約したいか、または「理由の記載なし」]
対応可否：[ポリシー上対応可 / ポリシー上対応不可（理由を記載）/ グレーゾーン（上長判断）]
提示する対応：[全額返金 / 一部返金 / クレジット / 代替案 / お断り（理由付き）]
処理期間：[返金にかかる日数]
お客様の履歴：[利用期間、累計利用額、過去のトラブル]

返信の構成：
1. ご連絡いただいたことへの感謝（依頼を悪いことと感じさせない）
2. 対応内容を確認：返金承認、解約処理、または代替案の提示
3. 承認の場合：明確なネクストステップとタイムライン
4. お断りの場合：正直に理由を説明。共感を込めて。次善の代替案を提示
5. 引き留め可能な場合：残る理由を本当の価値で提示（罪悪感ではなく。割引、一時停止、未使用機能の案内）
6. 解約される場合：気持ちよく送り出す。「またいつでもお待ちしております」

「残念ながら」は1回以上使わない。お客様に「返金のために闘わなきゃいけない」と感じさせないこと。

お客様からの製品・サービスに関する質問に返信するメールを書いてください。

お客様の質問：「[メールの内容を貼るか、質問を記載]」
回答：[事実に基づく回答]
関連する追加情報：[次に聞かれそうなこと]
ヘルプドキュメントのリンク（あれば）：[URL]

返信のガイドライン：
1. 最初の1〜2文で質問に直接回答する。文脈を先に書いて回答を埋もれさせない
2. 回答が複雑な場合は、番号付きの手順に分ける
3. お客様が聞いていないけど役に立つTipsを1つ追加する
4. 詳細なドキュメントへのリンクを貼る
5. 解決しない場合のフォローアップを提案する

トーン：親切で明確。知識豊富な先輩のように、サポートボットのようにならないこと。「弊社プラットフォーム」ではなく、具体的なサービス名で呼ぶ。

200文字以内に収めてください。それ以上かかる回答は、ヘルプ記事にすべきです。

社内向けのアナウンスメールを書いてください。

発表内容：[具体的に。組織変更、新メンバー、制度変更、製品リリース、オフィス移転など]
送信者の立場：[CEO / チームリーダー / 人事 / 部門長]
対象者：[全社 / 特定チーム / 特定部署]
読者にとっての「で、自分にどう関係あるの？」：[この変更が読者個人にどう影響するか]
施行日：[いつから適用されるか]
質問・相談先：[誰に連絡すればいいか]

主な詳細：
- [詳細1]
- [詳細2]
- [詳細3]

配慮すべき点：
- [例：「一部のメンバーは雇用不安を感じるかもしれない」]
- [例：「3ヶ月前に決めたことの方針転換になる」]
- [例：「特になし。シンプルな良いニュース」]

トーンはニュースに合わせてください：
- 良いニュース（新メンバー、成果、福利厚生）：温かく、お祝いムードで。ただしやりすぎない
- 中立的なニュース（制度変更、プロセス変更）：明確、事実的、親切に
- 難しいニュース（人員削減、組織再編、後退）：正直、共感的、率直に。前置きを長くしない

冒頭でニュースを伝えてください。3段落の前置きで読者を不安にさせない。

自分の仕事にフィードバックをもらうためのメールを書いてください。

宛先：[氏名と役職。上司 / 同僚 / 他部門のステークホルダー / クライアント]
フィードバックが欲しいもの：[ドキュメント、プレゼン、企画書、デザイン、コード、提案書など、具体的に]
添付/リンク：[レビューしてほしいもの]
フィードバック期限：[いつまでに必要か、とその理由]

特にフィードバックが欲しいポイント：
1. [例：「エグゼクティブサマリーは技術者以外にもわかりやすいか？」]
2. [例：「スケジュールは現実的に見えるか？」]
3. [例：「見落としているエッジケースはないか？」]

共有しておくべき背景：
- [例：「来週火曜に役員会で使う予定です」]
- [例：「すでに〇〇さんからのフィードバックは反映済みです」]
- [例：「初稿です。セクション4〜5はまだ作り込みが必要なのは自覚しています」]

トーン：協力的に。お伺いを立てるのではなく、自分にない視点をもらうためのお願い。

相手が楽にフィードバックできるようにする：何を見てほしいか、どんな質問に答えてほしいか、どのくらい時間がかかるかを明記。「ちょっと見ていただけますか？」だけだと、的外れなフィードバックか、永遠に返ってこないかのどちらかです。

週次（または月次）のステータスレポートメールを書いてください。

宛先：[上司 / チーム / ステークホルダー]
報告期間：[日付]

完了した成果：
- [活動ではなく成果を書く]
- [例：「オンボーディングのリデザインをリリース。初期データでアクティベーション率15%改善」]
- [例：「〇〇社との契約締結。年間450万円のARR」]

進行中：
- [何に取り組んでいて、どの段階にあるか]
- [完了予定日]
- [依存関係やブロッカー]

ブロッカー / サポートが必要なこと：
- [何がボトルネックか。誰に何を求めるか、具体的に]
- [または「なし。すべて順調です」]

次の期間の優先事項：
- [トップ3のフォーカス領域]

特筆すべき成果：[チーム協力、お客様の声、学びなど、注目してもらいたいこと]
学び・気づき：[アプローチや理解が変わったこと]

フォーマット：段落ではなく、箇条書きでスキャンしやすく。重要な項目は太字に。上司が2分で全体像を把握できるように。

[相手]に悪い知らせを伝えるメールを書いてください。

悪い知らせの内容：[何が起きたか、具体的に]
伝える相手：[役職と自分との関係]
相手の反応（予想）：[がっかり、怒り、不安、困惑のどれか]
原因：[正直な説明。言い訳ではなく]
対応策：[問題の対処・軽減のための具体的ネクストステップ]
相手に求めること：[理解？ 判断？ 何もなし、報告のみ？]

重要な背景：
- [例：「相手はこれをQ2目標の達成に当てにしていた」]
- [例：「月曜までに完了すると約束していた」]
- [例：「相手のチームにも影響がある」]

書き方のルール：
1. 冒頭で本題に入る。3段落の前置きの後にやっと本題、はNG
2. 責任がある場合は認める。受動態で逃げない（「ミスがありました」→「スケジュールの見積もりが甘かったです」）
3. 自分ではなく「相手への影響」を理解していることを示す
4. リカバリープランを提示する。何が悪かったかだけでなく、「これからどうするか」
5. 謝りすぎない。1回の明確な謝罪は、5回の「本当に申し訳ございません」より強い

トーン：率直、責任感のある、前向き。卑屈にならない、防御的にならない。

日本のビジネスでは、悪い知らせこそ早く伝えることが信頼につながります。「報連相」の「報」を意識して。

同僚との対立・意見の食い違いに対応するメールを書いてください。

状況：[何が起きたか。意見の衝突、コミュニケーション不足、摩擦を具体的に]
自分の責任：[問題に自分がどう関与したか。正直に]
相手の視点：[相手はおそらくこの状況をどう見ているか]
望む結果：[勝利ではなく解決。「解決した状態」とはどういう状態か]
お互いの立場：[同僚 / 相手は部下 / 相手が上 / 他部門]

メールの内容：
1. 冒頭で問題を直接的かつ中立的に述べる。事実のみ、非難しない
2. 相手の視点を認める（「〇〇さんが〜とお感じになったのは理解できます」）
3. 自分の責任を認めつつ、必要以上に卑下しない
4. 前に進む道を提案する。具体的、行動可能、公平に
5. 相手の意見を求める（「ご意見をお聞かせいただければ幸いです」。本心で）
6. メールだけで解決しない場合は、直接話す提案をする

トーン：大人同士の対話。受動攻撃的にならない（「先日もお伝えしましたが……」はNG）。正直で建設的に。

このメールを読んだ相手が「話し合おう」と思えるように。「反論を準備しよう」ではなく。

給与アップまたは昇進を交渉するメールを書いてください。

現在の役職：[現在のタイトル]
在籍期間：[何年（何ヶ月）]
宛先：[上司の氏名と役職]
現在の年収：[金額、または「メールには記載しない」]
希望：[具体的な金額、パーセンテージ、または「面談で相談したい」]

根拠：
- 主な実績：[3〜5つの具体的成果。数字があれば必ず含める]
  1. [例：「インフラ移行プロジェクトをリードし、年間1,200万円のコスト削減を実現」]
  2. [例：「チームを3名から7名に拡大しつつ、離職率を平均以下に維持」]
  3. [例：「主要機能4つをリリースし、有料コンバージョンを22%改善」]
- 業務範囲の拡大：[当初のJDを超えて担当している業務]
- 市場データ：[調査した年収相場。OpenWork、doda、転職サイトの情報など]
- 受けた評価：[人事評価、ステークホルダーからのフィードバック、表彰]

トーン：自信を持ってプロフェッショナルに。ビジネス上の提案であって、お願いではない。
「自分はもっともらうべきだと思う」ではなく、「これだけの価値を提供してきた。この水準が市場相場に見合う」というフレーミングで。

ただし日本では直接的すぎる交渉は逆効果になることも。「ご相談させていただきたいことがあります」という切り出しで、面談の場を設けてもらう形がベターです。

メール本文は350文字以内。詳細な話は面談で。

ビジネスシーンでの謝罪メールを書いてください。

謝罪すべきこと：[具体的に。納期遅延、成果物のミス、約束の不履行、不適切な対応など]
宛先：[氏名、役職、関係性]
実際に何が起きたか：[事実。矮小化しない]
相手への影響：[自分のミスが相手の仕事、スケジュール、信頼にどう影響したか]
すでに行った対処：[具体的なアクション。「気をつけます」ではなく]
再発防止策：[仕組みとしての対策。精神論ではなく]

謝罪の書き方：
1. 冒頭で率直に謝罪する。「もしご不快に感じられたなら」は謝罪ではない
2. 何が悪かったかを具体的に示す（理解していることの証明）
3. 自分の気持ちではなく、相手への影響を認める
4. 何が起きたか簡潔に説明する（文脈であって、言い訳ではない）
5. すでに取った対処を述べる
6. 再発防止の仕組みを述べる
7. 許しを求めない。許すかどうかは相手が決めること

300文字以内に収めてください。長い謝罪文は「許してもらおうとしている」印象を与えます。短い方が誠意が伝わります。

トーン：誠実、責任を持って、簡潔に。信頼を取り戻すメールであって、許しを乞うメールではない。

日本のビジネスでは「この度は〇〇してしまい、誠に申し訳ございません」という型が基本ですが、形式だけでなく、具体的な対処と再発防止策を示すことが本当の誠意です。