メールの構成

メールの型を知ると迷わなくなる

前回のレッスンで、日本のビジネスメールには「暗黙の型」があるとお伝えしました。この型を覚えてしまえば、毎回ゼロから考える必要がなくなります。

ビジネスメールの7つのブロック

① 宛名
② 挨拶
③ 名乗り
④ 用件（結論ファースト）
⑤ 詳細・背景
⑥ 結びの挨拶
⑦ 署名

① 宛名

[社外] 株式会社ABC
       営業部 部長 田中太郎様

[社内] 営業部 田中さん

ポイント： 社外は「会社名 → 部署 → 役職 → 氏名 + 様」の順。社内は「部署 + 氏名 + さん」が一般的。

② 挨拶

場面	挨拶文
社外（通常）	お世話になっております。
社外（初めて）	突然のご連絡失礼いたします。
社内（通常）	お疲れ様です。
久しぶりの相手	ご無沙汰しております。

③ 名乗り

[社外] 株式会社XYZの鈴木です。
[社内] マーケティング部の鈴木です。

④ 用件（結論ファースト）

これがメールの最重要パート。最初の2行で「何の話か」「何をしてほしいか」を伝えます。

✅ 結論ファースト：
来週月曜日の会議について、日程変更のご相談です。
現在の14:00開始を、16:00に変更いただくことは可能でしょうか。

❌ 結論が後ろ：
先日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
さて、来週の件ですが、実は社内で検討した結果......
（3段落後にようやく本題）

✅ Quick Check: なぜ「結論ファースト」がビジネスメールで重要なのですか？（読み手が大量のメールを処理しており、冒頭数行で用件を把握できないと後回しにされる）

⑤ 詳細・背景

結論の後に、必要な補足情報を簡潔に。

背景として、当日は午前中に全社会議が入ったため、
準備時間の確保が難しくなりました。
16:00であれば、資料の最終確認も間に合います。

⑥ 結びの挨拶

[依頼の場合] お手数をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
[報告の場合] 以上、ご報告まで。ご不明点がございましたらお知らせください。
[お礼の場合] 重ねてお礼申し上げます。今後ともよろしくお願いいたします。

⑦ 署名

---
株式会社XYZ マーケティング部
鈴木太郎
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: suzuki@xyz.co.jp

完成例：社外への日程変更依頼

株式会社ABC
営業部 部長 田中太郎様

お世話になっております。
株式会社XYZの鈴木です。

来週月曜日（2/17）14:00からの打ち合わせについて、
日程変更のご相談をさせていただきたくご連絡いたしました。

当日午前中に全社会議が入り、資料の最終準備の関係で
16:00開始への変更をお願いできればと存じます。

ご多忙のところ恐れ入りますが、
ご都合をお聞かせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

---
株式会社XYZ マーケティング部
鈴木太郎

✅ Quick Check: この例のメールで、用件は何行目でわかりますか？（挨拶・名乗りの直後、4行目で「日程変更のご相談」とわかる）

AIでメール構成を効率化する

AIに下書きを作らせるときの効果的なプロンプト：

以下の条件でビジネスメールのドラフトを作成してください。

宛先：取引先の部長（初回ではなく継続的な取引関係）
用件：来週の打ち合わせ日程を月曜14:00から16:00に変更したい
理由：当日午前に全社会議が入ったため
敬語レベル：ビジネス敬語
トーン：丁寧だが簡潔

形式：宛名、挨拶、名乗り、用件、理由、結び、署名の7ブロック構成で。

AIが構成を知っているので、条件だけ伝えればフォーマットに沿ったドラフトが出てきます。その上で自分でレビューし、表現を微調整して送信します。

Key Takeaways

ビジネスメールは7つのブロック（宛名〜署名）で構成する
用件は「結論ファースト」で冒頭2行以内に
社外と社内で挨拶・敬語レベルを変える
AIには「宛先・用件・理由・敬語レベル・トーン」を指定してドラフトを依頼する

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